Invertir en una solución de gestión de viajes y gastos (T&E) suena obvio en la teoría. En la práctica, muchos gerentes todavía tienen dificultad para demostrar, en números concretos, cuál fue el retorno de esa inversión para el área financiera de la empresa.
Según un estudio de la GBTA y la ASTA publicado en 2025, con datos de más de 3,200 empresas estadounidenses, cada aumento del 1% en el gasto gestionado de viajes se asocia con un crecimiento del 0.20% en los ingresos.
La misma investigación muestra que las empresas con un control de política bien equilibrado superan a las demás hasta en un 30% de ingresos. En otras palabras, una gestión estructurada de viajes no es solo ahorro, es desempeño.
Esta guía presenta una metodología práctica para calcular ese retorno.
Qué entra en el cálculo del ROI de la gestión de viajes
Antes de aplicar cualquier fórmula, hay que mapear los componentes de costo y de beneficio involucrados en la operación.
Costos directos de la operación
Aquí entran la suscripción mensual de la plataforma, el tiempo de implementación, la capacitación de los equipos y las posibles tarifas de integración con el ERP o los sistemas financieros. Ese es el lado de la “inversión” en la cuenta.
Beneficios medibles de una gestión estructurada
Del otro lado están tres frentes principales: reducción de gastos fuera de política, tiempo ahorrado en los procesos de reembolso y mayor visibilidad sobre los datos de la operación. Los tres tienen un impacto financiero directo, aunque aparezcan en líneas distintas del presupuesto.
La fórmula para calcular el ROI de una solución de T&E
La fórmula básica de ROI es sencilla:
ROI = ((Beneficio obtenido − Inversión) / Inversión) x 100
Aplicada a la gestión de viajes, el “beneficio obtenido” suma tres componentes: ahorro directo en gastos fuera de política, valor de las horas de trabajo ahorradas por el equipo financiero y reducción de pérdidas por fraude o error manual.
Un ejemplo simplificado: si la empresa invierte 200,000 pesos al año en una plataforma de T&E e identifica 600,000 pesos en ahorro combinado (política, tiempo y errores evitados), el cálculo queda así:
((600,000 − 200,000) / 200,000) x 100 = 200%
Esto significa que, por cada peso invertido, la empresa recupera dos pesos en beneficio neto.
Reducción de gastos fuera de política
Este es el componente más fácil de cuantificar. Basta comparar el porcentaje de gastos fuera de política antes y después de implementar la herramienta.
El papel del OBT en la aplicación de la política de viajes está directamente ligado a ese número. Cuando el sistema bloquea o señala automáticamente las reservas fuera de parámetro, la excepción deja de depender de una auditoría manual posterior, que suele detectar el problema demasiado tarde para evitarlo.
Tiempo ahorrado en el proceso de reembolso
El segundo componente requiere convertir horas de trabajo en un valor financiero. Si el equipo financiero tardaba, en promedio, 15 minutos en revisar manualmente cada reporte de gastos, y la automatización reduce ese tiempo a 3 minutos, el ahorro es de 12 minutos por reporte.
Al multiplicar ese tiempo por el volumen mensual de reportes y por el costo por hora del equipo, se obtiene una cifra concreta de ahorro operativo, que entra directo en la fórmula del ROI.
Visibilidad de datos como factor de retorno
Este componente es el más difícil de cuantificar, pero también uno de los más relevantes a mediano plazo. Los datos centralizados permiten identificar proveedores costosos, rutas con sobrecosto recurrente y patrones de gasto por centro de costos.
Las empresas que dan seguimiento a los indicadores de calidad en viajes corporativos logran convertir esa visibilidad en decisiones de renegociación con proveedores, lo que amplía el ROI más allá del ahorro operativo directo.
Un checklist de tecnología para travel management ayuda a identificar qué datos ya captura la operación y dónde todavía existen vacíos.
Cómo dar seguimiento al ROI a lo largo del tiempo
Calcular el ROI una sola vez, en el momento de la implementación, no es suficiente. Lo ideal es revisar los números cada trimestre, comparando el porcentaje de gastos fuera de política, el tiempo promedio de cierre de reportes y el volumen de excepciones recurrentes.
Este seguimiento también ayuda a justificar mejoras de plan o la expansión del uso de la plataforma a nuevas áreas de la empresa.
Vale la pena revisar qué considerar antes de contratar un software OBT si la solución actual no está entregando suficiente visibilidad para este cálculo.
Las empresas con operaciones más complejas, que combinan OBT y TMC (agencia de viajes corporativos), también pueden observar cómo el modelo de Travel as a Service impacta directamente la estructura de gastos de viaje, ya que la integración entre reservas y datos financieros reduce el retrabajo en toda la cadena.
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