Investir em uma solução de gestão de viagens e despesas (T&E) parece óbvio na teoria. Na prática, muitos gestores ainda têm dificuldade de provar, em números, qual foi o retorno desse investimento para o financeiro da empresa.
Segundo um estudo da GBTA e da ASTA divulgado em 2025, com dados de mais de 3.200 empresas americanas, cada aumento de 1% no gasto gerenciado com viagens está associado a um crescimento de 0,20% na receita.
O mesmo levantamento mostra que empresas com controle de política bem equilibrado superam as demais em até 30% de receita. Ou seja, gestão estruturada de viagens não é só economia, é performance.
Este guia apresenta uma metodologia prática para calcular esse retorno.
O que entra no cálculo de ROI da gestão de viagens
Antes de aplicar qualquer fórmula, é preciso mapear os componentes de custo e de ganho envolvidos na operação.
Custos diretos da operação
Aqui entram a mensalidade da plataforma, o tempo de implementação, treinamento das equipes e eventuais taxas de integração com ERP ou sistemas financeiros. Esse é o “investimento” da conta.
Ganhos mensuráveis com a gestão estruturada
Do outro lado, entram três frentes principais: redução de despesas fora da política, tempo economizado nos processos de reembolso e ganho de visibilidade sobre os dados da operação.
As três têm impacto financeiro direto, mesmo que apareçam em linhas diferentes do orçamento.
A fórmula para calcular o ROI de uma solução de T&E
A fórmula básica de ROI é simples:
ROI = (Ganho obtido − Investimento) / Investimento) x 100
Aplicada à gestão de viagens, o “ganho obtido” soma três componentes: economia direta em despesas fora da política, valor da hora de trabalho economizada pela equipe financeira e redução de perdas por fraude ou erro manual.
Um exemplo simplificado: se a empresa investe R$ 60 mil por ano em uma plataforma de T&E e identifica R$ 180 mil em economia somada (política, tempo e erros evitados), o cálculo fica assim:
((180.000 − 60.000) / 60.000) x 100 = 200%
Isso significa que, para cada real investido, a empresa recupera dois reais em ganho líquido.
Redução de despesas fora da política
Esse é o componente mais fácil de quantificar. Basta comparar o percentual de despesas fora da política antes e depois da implementação da ferramenta.
O papel do OBT na aplicação da política de viagens está diretamente ligado a esse número. Quando o sistema bloqueia ou sinaliza reservas fora do parâmetro automaticamente, a exceção deixa de depender de auditoria manual posterior, que costuma identificar o problema tarde demais para evitá-lo.
Tempo economizado no processo de reembolso
O segundo componente exige transformar horas de trabalho em valor financeiro. Se a equipe financeira levava, em média, 15 minutos para conferir cada relatório de despesa manualmente, e a automação reduz esse tempo para 3 minutos, a economia é de 12 minutos por relatório.
Multiplicando esse tempo pelo volume mensal de relatórios e pelo custo-hora da equipe, chega-se a um valor concreto de economia operacional, que entra direto na fórmula de ROI.
Visibilidade de dados como fator de retorno
Esse componente é o mais difícil de quantificar, mas também um dos mais relevantes a médio prazo.
Dados centralizados permitem identificar fornecedores caros, rotas com sobrecusto recorrente e padrões de gasto por centro de custo.
Empresas que acompanham indicadores de qualidade em viagens corporativas conseguem transformar essa visibilidade em decisões de renegociação com fornecedores, o que amplia o ROI para além da economia operacional direta.
Um checklist de tecnologia para travel management ajuda a mapear quais dados a operação já consegue capturar e onde ainda existem lacunas.
Como acompanhar o ROI ao longo do tempo
Calcular o ROI uma única vez, no momento da implementação, não é suficiente. O ideal é revisar os números trimestralmente, comparando o percentual de despesas fora da política, o tempo médio de fechamento de relatórios e o volume de exceções recorrentes.
Esse acompanhamento também ajuda a justificar upgrades de plano ou expansão do uso da plataforma para novas áreas da empresa.
Faz sentido, inclusive, revisar o que considerar antes de contratar um software OBT caso a solução atual não esteja entregando visibilidade suficiente para esse cálculo.
Empresas com operações mais complexas, que combinam OBT e TMC, também podem observar como o modelo de Travel as a Service impacta diretamente a estrutura de despesas de viagem, já que a integração entre reservas e dados financeiros reduz retrabalho em toda a cadeia.
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