A escolha da hospedagem corporativa é muito importante. O motivo pode ser claro para alguns, sobretudo para quem já se hospedou a trabalho em algum hotel e não se sentiu confortável por uma ou mais razões. Nesse caso, o colaborador, simplesmente, não renderá o esperado, resultando em um trabalho não tão bem-feito, assim como em insatisfação e baixo rendimento no retorno à empresa.
Outro exemplo é estar em uma hospedagem sem wi-fi, o que é muito frustrante e prejudicial aos negócios. Por isso, é fundamental saber escolher a hospedagem ideal para os seus colaboradores. Mais um fator a se considerar é o quanto será investido nas viagens, sobretudo se elas forem em grande volume no mês e envolverem vários funcionários.
Entretanto, felizmente, temos as soluções para essa questão. Continue lendo e veja nove dicas para escolher a hospedagem corporativa ideal!
1. Prefira uma localização próxima aos compromissos
O ideal é escolher uma hospedagem que seja perto do destino final do funcionário. Isso porque os hotéis que ficam longe de onde o colaborador vai, de fato, executar suas tarefas demandarão tempo de deslocamento e gasto com transporte. Essa questão tem maior importância quanto mais longos forem a estadia e os dias trabalhados.
É verdade que as acomodações com os melhores preços ficam afastadas dos centros comerciais, mas, muitas vezes, o dinheiro economizado é usado no transporte, o famoso “trocar seis por meia dúzia”. Considere o que vale mais a pena!
2. Escolha uma hospedagem confortável
Sabemos que o conforto está diretamente ligado ao rendimento do colaborador que está em uma viagem corporativa. Também é verdade que é muito desgastante se deslocar para fora de onde a pessoa mora para trabalhar — e não para passear.
Por isso, oferecer conforto é tão importante, afinal, o funcionário está à disposição da organização. Entretanto, não é preciso gastar muito. Não é necessário, por exemplo, escolher um hotel 05 estrelas para que o viajante a trabalho se sinta confortável. Há os de 03 estrelas, também, que atendem muito bem quem viaja a trabalho.
3. Priorize a segurança fora e dentro do hotel
Durante a viagem, o funcionário está sob os cuidados da empresa, certo? Dessa forma, na ocorrência de um assalto ou um acidente, por exemplo, quem deverá arcar com as consequências é a organização.
Portanto, atente-se à realidade do bairro onde fica o hotel e à segurança oferecida na própria hospedagem, sobretudo quando há pertences de valor junto ao colaborador, os quais possam ser postos em risco.
4. Verifique se a infraestrutura é satisfatória
Parte do trabalho do funcionário se dá no próprio hotel. Dessa forma, considere uma hospedagem que ofereça e disponibilize:
- um bom acesso à internet (muitas vezes, a conexão e a velocidade são deficitárias);
- uma mesa de trabalho no quarto;
- uma sala de reuniões, quando necessário.
Em geral, os hotéis focados em viagens corporativas são os que se enquadram melhor no quesito infraestrutura para trabalhar.
5. Veja se as reservas são flexíveis
Esse ponto é fundamental para reduzir as despesas corporativas e para resolver os imprevistos, que não são raros de acontecer. São exemplos a necessidade de o funcionário ficar por mais dias no local ou de fazer o check-in em períodos alternativos.
Por isso, é importante checar essas viabilidades com antecedência, para que a organização arque com custos remotamente e, se possível, negocie com quem oferece a hospedagem de maneira simplificada.
6. Veja se as refeições estão incluídas
Poder ter as refeições inclusas nas diárias facilita a vida do funcionário e do empregador, já que os deslocamentos para se alimentar podem significar mais tempo (e dinheiro) gasto com trabalho.
No entanto, nem sempre é possível encontrar um hotel que ofereça todas as refeições, mas, se ele puder proporcionar pelo menos o café da manhã, já será um grande diferencial na escolha da hospedagem. Alguns hotéis não oferecem jantar, mas dispõem de lanches, o que pode ser interessante para algumas pessoas.
7. Verifique se há cancelamento gratuito
Muitas vezes, uma viagem programada pode ser cancelada até de última hora, afinal, imprevistos não são raros. Portanto, verificar se a hospedagem oferece cancelamento gratuito é fundamental, já que muitos hotéis cobram uma taxa. Se houver essa possibilidade, ela deve ser priorizada entre as outras que estiverem sendo consideradas.
8. Avalie a viabilidade do deslocamento facilitado
Ao escolher a hospedagem para uma viagem a trabalho, vale a pena verificar se há e quais são as opções de transporte existentes. Veja se é possível se deslocar por metrô ou por vans coletivas.
Para os lugares mais afastados dos grandes centros, talvez seja melhor alugar um carro para o funcionário do que controlar corridas de táxi ou de aplicativos e seus respectivos recibos de pagamento.
9. Verifique a possibilidade de pagamento simplificado
Na hora de acertar a conta do hotel, a empresa tem certas opções, tais como:
- usar milhas acumuladas, reduzindo, assim, os gastos com a viagem e, simultaneamente, aproveitando os benefícios dos cartões de crédito e os programas de fidelidade da empresa;
- solicitar ao hotel que faça o faturamento diretamente para a empresa, dispensando o funcionário dessa responsabilidade;
- proporcionar um cartão corporativo ao colaborador para que ele mesmo realize o pagamento na saída do hotel.
Para viagens de negócio que ocorrem com frequência para a mesma localidade, talvez valha a pena fazer um acordo com os hotéis, já que o faturamento pode ser feito mensalmente, o que acarreta apenas uma única prestação de contas com relação às despesas de viagens corporativas.
Ao não levar em consideração os pontos apresentados, dificilmente uma viagem corporativa será 100% proveitosa. E é bastante fácil entender as razões: se a segurança do trabalhador estiver comprometida, todo o resto está também. Além disso, se o investimento na viagem for muito alto, pode-se imaginar, se ocorrerem várias, o quanto isso pode afetar uma empresa.
Porém, o contrário também é verdadeiro, felizmente. Ou seja, se cada uma das dicas de hospedagem corporativa for seguida, raramente ocorrerá uma consequência negativa como as citadas.
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