A gestão financeira de viagens corporativas é uma atividade que exige muita organização e conhecimento por parte do profissional responsável por essa função na empresa. Por conta disso, os mínimos detalhes e as diversas práticas positivas fazem total diferença no momento de execução e fechamento dos relatórios contábeis da companhia.
Entre os exemplos de boas práticas está a elaboração de um relatório de despesas de viagens. Esse documento facilita muito a organização da prestação de contas. Você sabe, porém, qual a importância dele e como fazer para criar um? Neste artigo, explicamos com detalhes. Confira!
O que é o relatório de despesas de viagens e qual sua importância?
O relatório de despesas de viagens nada mais é do que um documento que relaciona todos os gastos que os colaboradores de sua empresa tiveram na viagem corporativa. Nele, estão presentes todos os custos do que foi realizado para que o funcionário da companhia cumprisse as obrigações destinadas a ele no encontro profissional.
A sua importância está na melhora da organização dos processos. Afinal, as viagens corporativas são essenciais para as empresas, já que as ajudam a expandir os seus negócios. Para colocá-las em prática, no entanto, é fundamental que sejam bem planejadas e executadas, evitando gastos desnecessários que possam pesar no orçamento. Com esse objetivo, o relatório de despesas de viagens ajuda bastante a dar clareza às informações.
Qual o passo a passo para criar um relatório desse?
Confira, a seguir, um tutorial de como criar seu relatório de despesas de viagens.
Faça um levantamento das despesas da viagem
O primeiro passo para a realização de um relatório de despesas de viagens eficiente é fazer um levantamento de tudo o que foi gasto pelos profissionais. Assim, você consegue filtrar o que realmente é de responsabilidade da empresa, como hotel, passagens, comida, entre outros, e o que fica por conta do colaborador.
Estabeleça o que é reembolsável
Além de estabelecer as responsabilidades dos custos, a empresa também deve separar o que será pago de antemão, direto do caixa da empresa, e o que será reembolsado. O recomendado é investir na previsibilidade, ou seja, priorizar que as despesas sejam pagas antecipadamente, como é o caso de reservas de hotel e passagens. Alguns custos, porém, são impossíveis de serem previstos, como o abastecimento de carros pessoais de colaboradores. Uma boa alternativa nesse último caso é a solicitação de um cartão de crédito corporativo.
Elabore regras para o reembolso
Uma boa prática é que os relatórios tenham regras preestabelecidas para prestação de contas e pedidos de reembolso. Defina previamente quais informações e dados o colaborador deve passar e de qual maneira. Dessa forma, é possível ganhar praticidade no processo de comprovação dos gastos corporativos e devolver o dinheiro ao profissional de maneira mais rápida. Essa padronização pode ser facilitada com a criação de uma política de reembolso.
Padronize os relatórios
Não são só os reembolsos que devem ser padronizados, mas, sim, o relatório como um todo. Estabeleça regras de estrutura para o documento e suas informações, como destino da viagem, nomes dos colaboradores, motivos, entre outros. Assim, o processo de gestão financeira e de toda a área será facilitado.
Faça uso da tecnologia e praticidade
Uma boa opção para facilitar o desenvolvimento dos relatórios de despesas de viagens é usar a tecnologia a seu favor. Uma alternativa é contar com um sistema de gestão de despesas corporativas. Assim, todo o processo de levantamento dos custos será facilitado e agilizado por conta do acompanhamento em tempo real. Além disso, evitam-se erros.
Quais os benefícios do relatório de despesas de viagens?
Conforme observado, os benefícios do relatório de despesas de viagens são inúmeros. Nele, é possível otimizar os gastos, controlar as despesas, garantir praticidade nos processos e o controle de todos os dados. Com isso, a empresa coleta informações valiosas e consegue ter uma melhor e mais eficiente organização financeira das viagens corporativas, o que beneficia o negócio como um todo.
Gostou do passo a passo para criar um relatório de despesas de viagens? Deixe o seu comentário e nos conte se essa prática já foi implementada na empresa em que trabalha!