Gestores corporativos que apresentam uma grande demanda referente ao reembolso de despesas devem ficar atentos aos principais erros cometidos e que devem ser evitados durante a administração de uma empresa. É muito importante que a sua gestão de reembolso seja bem estruturada para garantir o futuro do negócio, pois pequenos erros podem atrapalhar de maneira crucial a saúde financeira do empreendimento.
Chegou o momento de aprender o que você deve evitar quando for lidar com as despesas reembolsáveis. Não perca a chance de fazer a empresa crescer e prosperar com nossas dicas. Confira agora o conteúdo na íntegra!
Qual é a importância de uma boa gestão de reembolso?
Reembolso de despesas corporativas é, basicamente, quando um colaborador arca com um gasto em função do trabalho, sendo necessário, então, que o ressarcimento do valor seja realizado por parte da empresa. Devemos ressaltar que o dinheiro só pode ser ressarcido quando existe a devida comprovação do gasto.
A maior parcela desse tipo de gasto acontece em viagens, hotelarias, transporte, aluguel de automóvel e todas aquelas despesas descritas dentro da política de reembolso da empresa, além de estarem diretamente relacionadas ao trabalho.
É verdadeiramente importante contar com uma boa gestão de reembolso. Quando os funcionários arcam com algum gasto, a empresa tem a obrigação de realizar o devido reembolso dessas despesas. Fazer um bom gerenciamento nesses casos é essencial para economizar dinheiro, evitar fraudes e agilizar processos.
Nesse sentido, é necessário que todos os colaboradores estejam cientes de quais são as despesas que podem ser reembolsadas e do valor máximo para cada tipo. Tanto os tipos de despesas como seus respectivos valores máximos que podem ser reembolsados devem estar descritos na política de reembolso da empresa. Ela deve estar clara para os funcionários, a fim de evitar problemas.
O normal é que as empresas informem a seus colaboradores sobre o funcionamento da política de reembolso. Esse procedimento se faz essencial para que todos saibam seus direitos e deveres. Além disso, você deve buscar por maneiras de otimizar essa gestão. Existem, por exemplo, aplicativos capazes de automatizar procedimentos, como o armazenamento na nuvem de recibos e notas fiscais.
Isso evita problemas com fraudes e facilita a comunicação entre funcionário e empresa, para que ambos cumpram com o que foi combinado. No entanto, existem algumas maneiras de economizar mais despesas, ao criar um política de reembolso eficaz ou fazer parcerias com hotéis e restaurantes.
Quais erros devem ser evitados no reembolso de despesas?
Agora que você sabe a importância de uma boa gestão de despesas reembolsáveis, prepare-se para aprender quais são os principais erros que devem ser evitados durante esse processo!
Não ter uma política de gastos elaborada
Deixar de dar prioridade à política de reembolso da empresa é um dos maiores erros de uma gestão, pois esse documento interno é indispensável para evitar fraudes. Mesmo assim, diversas corporativas deixam de elaborar ou mesmo viabilizar esse procedimento dentro da empresa, trazendo prejuízos em função da alta vulnerabilidade.
Saiba que a política de despesas reembolsáveis é um tipo de contrato com os seus colaboradores, que serve para ditar os deveres e direitos dos funcionários no reembolso de algum gasto. Sendo assim, uma empresa sem esse documento é considerada vulnerável.
Caso a sua gestão não consiga deixar claro quais despesas podem ser reembolsadas, o seu empreendimento poderá sofrer com valores altos por parte dos colaboradores ou mesmo com omissão de informações. É exatamente a política de reembolso que cobrirá essas arestas ao determinar o preenchimento do relatório de reembolso.
Não emitir comprovante nas movimentações
Os recibos e comprovantes de cada movimentação devem ser lançados pelos colaboradores no relatório de reembolso para evitar transtornos no ressarcimento dos valores. Assim, a sua gestão deve estar de olho nesse relatório e observá-lo atentamente para ver o que foi gasto de fato e comprovado pelos recibos.
Aplicativos de gestão para despesas reembolsáveis são capazes de armazenar esses comprovantes e gerar um relatório de gastos automaticamente. Isso facilita a comunicação entre empresa e colaborador, para evitar erros no relatório, além de agilizar o processo.
Não elaborar e acompanhar relatórios de despesas
Deixar de elaborar e acompanhar relatórios de despesas abre as portas para que erros e fraudes aconteçam. Isso não é motivo para você começar a desconfiar dos seus colaboradores, pois é certo que maior parte delas ocorre de maneira não intencional.
Por esse motivo, você deve padronizar o relatório de despesas da empresa para que os funcionários possam preenchê-los da maneira correta, e você, gestor, consiga acompanhar de perto as movimentações que foram realizadas. O maior problema desse procedimento é a burocracia, mas pode ser resolvido por meio de aplicativos capazes de automatizar todo o processo.
Não seguir etapas bem definidas para o reembolso de despesas
Definir etapas para o processo de reembolso é essencial para evitar que seus funcionários não cumpram com o que foi combinado. O planejamento é uma parte fundamental de qualquer procedimento interno, mas a falta dele é o mais comum motivo de erros dentro de uma empresa.
Por isso, é muito importante para um bom planejamento que você tenha uma agenda bem definida com as viagens que serão realizadas durante o ano, que informe os destinos e já antecipe os hotéis e restaurantes com um bom custo-benefício, além dos prazos para a compra de passagens.
Não investir em automatização para fazer reembolso de despesas
Para a gestão de despesas reembolsáveis, como em qualquer outro procedimento, a tecnologia é uma grande aliada, trazendo soluções que facilitam todos os processos internos de uma empresa. Os aplicativos voltados para gestão de reembolso fazem todo o trabalho por você na hora de gerar relatórios, arrumar estadias e passagens, armazenar recibos e comprovantes na nuvem, além de produzir estatísticas gerais que auxiliam a tomar as melhores decisões.
O nosso Argo Travel faz tudo para você na hora de solicitar uma viagem corporativa. Utilizando esse aplicativo, é possível controlar os gastos despendidos pelos seus colaboradores em tempo real, o que garante que a política da sua empresa e os acordos comerciais sejam cumpridos. A Argo é a sua maior aliada no momento de otimizar o reembolso de despesas corporativas.
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