Contar com uma gestão de viagens eficiente é o primeiro passo para garantir que o trajeto saia como o planejado, seja para economizar nos gastos, seja para evitar fraudes no reembolso. Uma viagem a trabalho pode ampliar o leque de oportunidades da sua empresa, atraindo investimentos para potencializar os resultados. Nesse contexto, é importante estar por dentro de todos os direitos dos colaboradores em relação a esse empreendimento, além das responsabilidades e dos cuidados necessários à circunstância.
Foi para trazer à tona os principais pontos sobre o assunto que desenvolvemos este texto, elucidando os tópicos mais relevantes que devem ser levados em consideração em uma viagem a trabalho. Confira!
Qual é a importância da legislação para viagem a trabalho?
É muito importante que gestores responsáveis pelas viagens corporativas estejam cientes do regime de Leis Trabalhistas, pois o mesmo enquadra como horas extras todo o período de tempo exercido fora da carga horária e estabelecido entre empregadores e empregados.
A legislação é bem clara sobre viagens a trabalho. Ela estabelece que, para empregados com registro formal de hora, existe a obrigação, por parte da empresa, de realizar o pagamento do período extra. Resumindo, caso o seu colaborador registre ponto eletrônico e faça viagens corporativas fora do expediente, você deverá pagar as horas extras.
Quais são os direitos dos colaboradores em viagens a trabalho?
A hora extra exercida por um funcionário durante viagens corporativas equivale ao tempo a mais que ele necessitou trabalhar durante o percurso. Assim, ele receberá um valor extra equivalente ao tempo em que trabalhou fora do horário comercial, mesmo se estiver viajando.
Em relação às diárias de viagens, um valor fixo poderá ser previamente estabelecido na política de viagens corporativas. Dessa maneira, o funcionário terá apenas esse valor para utilizar por dia. Caso as despesas ultrapassem essa quantia, será o colaborador que deverá arcar com elas.
O reembolso também deve ser estabelecido por esse tipo de política interna, onde é preciso que os gestores saibam da real condição da empresa para que possam definir as despesas que serão reembolsáveis. É correto afirmar que gastos comuns com alimentação, transporte, hospedaria, documentação e seguro de viagens são despesas que devem ser levadas em consideração pela política de reembolso.
Esses são os pontos mais importantes sobre as responsabilidades da empresa sobre os colaboradores, mas é imprescindível que os próprios funcionários também apresentem boas práticas de comportamento para que tudo aconteça como o planejado, como não extrapolar com as despesas reembolsáveis, nem tentar fraudá-las, além de representarem com seriedade a sua empresa.
Por que contar com um software de gestão para viagens?
Contar com ferramentas eficientes é extremamente necessário em qualquer tipo de gestão. Por meio de um software de gestão para viagens corporativas, você será capaz de administrar todo o processo na palma da mão. Um aplicativo assim facilita os procedimentos de reserva e armazena os comprovantes de pagamento, por exemplo.
A Argo disponibiliza um aplicativo altamente intuitivo, que facilita a realização de todos os processos que seriam feitos à mão, para você oferecer a melhor experiência de uma viagem a trabalho aos seus colaboradores. Trata-se do Argo Travel!
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