Uma viagem a trabalho pode ampliar o leque de oportunidades da sua empresa, atraindo investimentos para potencializar os resultados. Contar com uma gestão de viagens eficiente é o primeiro passo para garantir que o trajeto saia como o planejado, seja para economizar nos gastos ou para evitar fraudes no reembolso.
Nesse contexto, é importante estar por dentro de todos os direitos dos colaboradores em relação a esse empreendimento, além das responsabilidades e dos cuidados necessários à circunstância.
Foi para trazer à tona os principais pontos sobre o assunto que desenvolvemos este texto, elucidando os tópicos mais relevantes que devem ser levados em consideração em uma viagem a trabalho. Confira!
Qual é a importância da legislação para viagem a trabalho?
É muito importante que gestores responsáveis pelas viagens corporativas estejam cientes do regime de leis trabalhistas, pois este enquadra como horas extras todo o período de tempo exercido fora da carga horária e estabelecido entre empregadores e empregados.
A legislação é bem clara sobre viagens a trabalho. Ela estabelece que, para empregados com registro formal de hora, existe a obrigação, por parte da empresa, de realizar o pagamento do período extra. Resumindo, caso o seu colaborador registre o ponto eletrônico e faça viagens corporativas fora do expediente, você deverá pagar as horas extras.
Quais as consequências de não cumprir a legislação?
Descumprir as leis e praticar atos que causar prejuízos ao trabalhador é uma situação delicada para as empresas. Caso a empresa não assuma as responsabilidades, como fornecer os reembolsos e pagar as horas extras, podem ser aplicadas multas e outras penalidades previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas.
Quais as responsabilidades da empresa em relação às viagens?
É muito importante que as empresas entendam todos os seus deveres quando o assunto é a viagem a trabalho. Sobretudo para não ficarem vulneráveis a processos trabalhistas e garantir o bem-estar dos funcionários para atender os objetivos corporativos.
Sendo assim, as principais responsabilidades da empresa são:
- arcar com as diárias de viagens;
- arcar com os reembolsos e adiantamentos;
- avisar o funcionário previamente;
- ter medidas para apoio em caso de acidentes durante a viagem;
- definir uma política de viagens.
Como fica o cálculo de horas extras?
O período de trabalho definido pela CLT é de 8 horas diárias e 44 horas semanais. Quando o trabalhador excede essa carga horária, ele tem direito a receber as horas extras, que são pagas da seguinte forma:
- dias comuns: valor das horas trabalhadas mais 50%;
- feriados ou dias de repouso remunerado: valor da hora trabalhada mais 100%.
Quais são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis?
A empresa é obrigada a ressarcir os valores gastos na viagem em determinadas situações, e isso deve estar claro e bem definido pela gestão. Para evitar transtornos, os custos reembolsáveis e os não reembolsáveis precisam ser informados aos funcionários antes da viagem.
Veja quais são!
Despesas reembolsáveis
As despesas reembolsáveis são aquelas relativas aos compromissos profissionais necessários para o trabalhador cumprir os objetivos estabelecidos. Compreendem as necessidades básicas para a segurança, bem-estar e comodidade do funcionário e devem ser comprovadas por nota fiscal.
As despesas reembolsáveis são:
- alimentação;
- deslocamento ao chegar no destino;
- deslocamento até o destino;
- entrada em eventos corporativos;
- hospedagem.
Despesas não reembolsáveis
Os critérios para as despesas não reembolsáveis podem variar de acordo com a empresa. Geralmente, são despesas feitas pelo funcionário, como compras pessoais, refeições intermediárias, despesas adicionais no quarto de hotel e outros custos para o benefício do próprio funcionário.
Quais são os direitos dos colaboradores em viagens a trabalho?
A hora extra exercida por um funcionário durante viagens corporativas equivale ao tempo a mais que ele precisou trabalhar durante o percurso. Assim, ele receberá um valor extra equivalente ao tempo em que trabalhou fora do horário comercial, mesmo se estiver viajando.
Em relação às diárias de viagens, um valor fixo poderá ser previamente estabelecido na política de viagens corporativas. Dessa maneira, o funcionário terá apenas esse valor para utilizar por dia. Caso as despesas ultrapassem essa quantia, será o colaborador que deverá arcar com elas.
O reembolso também deve ser estabelecido por esse tipo de política interna. É preciso que os gestores saibam da real condição da empresa para que possam definir as despesas que serão reembolsáveis.
É correto afirmar que gastos comuns com alimentação, transporte, hospedaria, documentação e seguro de viagens são despesas que devem ser levadas em consideração pela política de reembolso.
Esses são os pontos mais importantes sobre as responsabilidades da empresa com os colaboradores. Entretanto, é imprescindível que os próprios funcionários também apresentem boas práticas de comportamento para que tudo aconteça como o planejado.
Por exemplo, não extrapolar com as despesas reembolsáveis nem tentar fraudá-las, além de representar com seriedade a sua empresa. Assim, o relacionamento entre o negócio e os profissionais se mantém saudável e duradouro.
Por que contar com um software de gestão para viagens?
Contar com ferramentas eficientes é extremamente necessário em qualquer tipo de gestão. Com o apoio da tecnologia, os processos que antes eram complexos e exigiam esforços se tornaram simples e produtivos, garantindo a excelência nos serviços.
Exemplo disso é o uso de um software de gestão para viagens corporativas, pois com ele você será capaz de administrar todo o processo na palma da mão. Um aplicativo assim facilita os procedimentos de reserva e armazena os comprovantes de pagamento, por exemplo.
A Argo disponibiliza um aplicativo altamente intuitivo, o Argo Travel, que facilita a realização de todos os processos que seriam feitos à mão, para você oferecer a melhor experiência de uma viagem a trabalho aos seus colaboradores.
Além disso, o software da Argo permite um gerenciamento completo da jornada de trabalho na viagem, possibilitando a análise das solicitações do colaborador e o gerenciamento da rotina durante os compromissos, auxiliando em diversos aspectos, como:
- controle de solicitações;
- facilidade para prestação de contas;
- aplicativo mobile para cadastro de despesas;
- integração com processos de viagem;
- rateio e controle das despesas por centro de custo.
É a melhor alternativa para automatizar os processos burocráticos da viagem a trabalho e proporcionar maior comodidade e tranquilidade aos funcionários. Assim, eles poderão ser mais produtivos e alcançar os objetivos esperados pela gestão.
Como você percebeu, a viagem a trabalho deve ser planejada de forma profissional, para garantir os direitos dos funcionários e atingir os objetivos do negócio. Afinal, é um investimento capaz de render ótimos resultados, abrindo caminhos para o sucesso em um mercado extremamente competitivo.
Se você gostou do post e deseja saber mais sobre como aperfeiçoar a gestão de viagens corporativas na sua empresa, não perca tempo! Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar a alcançar seus objetivos!