Muitos gestores utilizam as viagens corporativas para visitar clientes, fechar acordos importantes ou resolver assuntos de negócios. Sendo assim, é muito importante que as empresas que investem nesse tipo de alternativa fiquem atentas às tendências que vão surgindo no mercado, a fim de garantir mais economia e praticidade para todos os envolvidos.
Nesse sentido, o self booking surgiu como uma solução que visa a proporcionar uma série de benefícios para as empresas que fazem uso das viagens corporativas como peça importante para o sucesso do negócio. Por esse motivo, é cada vez mais uma peça-chave para os gestores que buscam medidas eficientes, econômicas e práticas.
Com grande penetração no mercado Brasileiro, as ferramentas de self booking garantem eficiência na rotina de gestão de viagens das empresas. Então, se você ainda não sabe o que é o self booking, este artigo foi feito especialmente para você! Por meio dele, vamos explicar o que é, como funciona e quais são as vantagens dessa ferramenta. Confira!
O que é o self booking?
Self booking é uma expressão em inglês que, em uma tradução simplificada, significa fazer a própria reserva. Basicamente, trata-se de uma ferramenta de gestão de viagens corporativas que tem como características principais a disponibilização de um inventário de opções, operações, integrações com sistemas e políticas de viagens configuradas de acordo com as necessidades de cada empresa.
Sendo assim, sua função consiste em otimizar o planejamento, garantir controle e gestão, proporcionando mais autonomia aos usuários e reduzindo o tempo gasto com o planejamento da viagem.
Além disso, permite reunir todas as informações em um único lugar, proporcionando mais agilidade e praticidade no acesso dos dados. Por meio disso, o gestor consegue aumentar a produtividade, ao mesmo tempo que otimiza os investimentos com:
- passagens aéreas;
- hotéis;
- mobilidade;
- gestão de despesas
Isso é possível porque a plataforma realiza atividades como:
- pesquisa de inventário;
- solicitação e emissão de reservas;
- geração de relatórios;
- registro de despesas realizadas durante a viagem;
- reunião de informações importantes, a fim de tornar a gestão descomplicada.
Parte dessas funções foi definida para agilizar o processo de planejamento e compra da viagem e facilitar a prestação de contas do colaborador para o gestor. No entanto, para garantir que tudo funcione da forma certa, é preciso, primeiramente, respeitar a política de viagem da empresa e, sobretudo, obedecer ao limite dos valores estabelecidos.
Como funciona o self booking?
Para que o self booking seja utilizado, é necessário que o gestor também contrate os serviços de uma agência de viagens especializada nesse tipo de serviço, já que ela será uma das partes responsáveis pela emissão dos bilhetes e compra dos produtos relacionados à viagem, de acordo com a demanda da empresa.
Lembre-se de que o self booking tem como característica seguir parâmetros configurados, já que, na fase de implantação, as políticas da empresa é que determinam o que os usuários poderão ou não reservar e comprar. Dessa maneira, os prazos das reservas, limites de valores e tipos de produtos disponíveis seguem essas regras.
Além disso, a plataforma também disponibiliza, em tempo real, relatórios completos para que o gestor possa acompanhar de perto cada etapa realizada. Isso significa que todos os dados são armazenados no sistema de forma automática, permitindo o acesso a qualquer momento e de qualquer lugar.
Essa ação tem como vantagem a delegação de tarefas, permitindo que o colaborador tenha mais tempo para focar no seu serviço durante a viagem. Outra característica bastante importante é a transparência dos dados que ficam disponíveis para todas as partes envolvidas.
Isso evita ações como desvios, desperdícios e queda de produtividade. Aliás, ao escolher as melhores opções disponíveis, a plataforma registra essa conduta. Assim, o gestor toma conhecimento do comportamento do usuário e pode tomar ações relacionadas.
Sendo assim, além do monitoramento, o self booking oferece as seguintes opções:
- pesquisas de passagens;
- cadastro de cartões corporativos;
- históricos e relatórios de atividades e negociações;
- perfis de acesso para gestores e colaboradores;
- personalização de acordo com a política de viagens;
- passagens emitidas, em aberto ou canceladas;
- dados estratégicos para monitoramento;
- personalização visual da plataforma, e-mails e mensagens;
- fluxo de autorização de atividades em trânsito;
- programa de fidelidade;
- trechos e períodos mais econômicos;
- lista de pendências;
- filtros para cada etapa do planejamento e execução do plano de viagem.
Quais são as vantagens do self booking?
Quando o self booking é utilizado, diversas vantagens na gestão de viagens podem ser percebidas. Confira, a seguir, as principais delas!
Menor burocracia
O planejamento de uma viagem requer bastante tempo, pois, antes de reservar as passagens, é necessário fazer uma pesquisa de valores e comparar as tarifas. Além disso, existem outras preocupações que influenciam na escolha, como os horários de voos disponíveis, as escalas e as conexões. Logo, para agilizar esse processo, o self booking reúne todas as informações necessárias em um único sistema, de forma que o usuário consiga comparar ofertas e avaliar o custo-benefício de cada opção.
Essa mesma proposta de agilidade vale para a contratação de serviços referentes à hospedagem, mobilidade, e assim por diante. Afinal, a ideia consiste em reduzir a burocracia para que o usuário tenha, diante dele, as melhores opções e, assim, possa fazer uma escolha mais consciente que esteja de acordo com o orçamento e a política de viagem da empresa.
Maior autonomia
Por meio do self booking, o usuário ganha mais autonomia para administrar suas reservas da maneira que for mais adequada para a empresa. Sendo assim, a própria equipe pode realizar o planejamento da viagem, de forma que ela mesma se torna responsável por resolver imprevistos ou realizar mudanças quando necessário.
Controle de processos
De acordo com as configurações, o self booking permite que todo o processo seja monitorado, a fim de constatar se segue conforme o planejado. Caso seja percebida uma ação que não estava nos planos, é possível buscar uma solução de forma imediata.
Gestão eficiente
Com a implementação de ferramentas tecnológicas na gestão da empresa, torna-se mais fácil identificar falhas e providenciar melhorias de forma mais precisa. Assim, o self booking permite que o usuário não só planeje as viagens corporativas, como também conheça o funcionamento do seu negócio como um todo.
Ou seja, por meio do self booking, o gestor consegue realizar melhorias na política interna, criar um planejamento pessoal mais preciso, visualizar novas alternativas para economizar e alterar a escala de funcionários para os projetos. Nesse caso, fica mais fácil programar as viagens, escolher as datas e montar estratégias para a otimização do trabalho.
Redução de custos
A utilização de self booking otimiza a redução de custos da sua empresa. Saiba que essa ferramenta é configurada para mostrar as melhores opções de preço perto de você na sua viagem corporativa. O aplicativo realiza essa busca automaticamente, sem perder a política de viagens estabelecida inicialmente.
Além disso, os próprios funcionários podem realizar o planejamento da viagem por meio da ferramenta, via um fluxo de aprovações de despesa agilizado. Essa característica também traz benefício, ao se evitar a contratação de terceiros para o mesmo fim.
Economia de tempo
Uma gestão eficiente do tempo é essencial para qualquer serviço. O self booking é uma ferramenta capaz de auxiliar gestores a economizar tempo durante o processo de planejamento, ou mesmo durante uma viagem corporativa. Isso acontece devido a todos os serviços estarem reunidos em apenas uma plataforma de interação simples e intuitiva.
Maior número de serviços disponíveis
Plataformas de self booking reúnem tudo o que o viajante precisa em apenas um lugar, o que torna possível a realização de uma comparação de preços e serviços mais ampla, em relação às opções disponíveis. Elas são capazes de agrupar ofertas de voos, hotéis ou mesmo modelos de veículos para locação.
Dessa forma, é muito mais prático estudar todos os custos-benefícios. Você poderá ver as cotações ou enviar dúvidas e solicitações para os fornecedores. O benefício se dá por meio de escolhas mais concisas, alinhadas às políticas da empresa, e orçamentos mais leves.
Quais são as melhores práticas do self booking?
Gestores utilizam estratégias e ferramentas para otimizar os resultados em uma viagem corporativa. A gestão, junto à política de viagens e dos mecanismos de controle de despesas, é uma ferramenta que auxilia a melhorar a performance dos seus colaboradores, evitando prejuízos à saúde financeira da empresa.
O sistema de reservas facilita a vida do colaborador na hora de definir novas viagens corporativas. Por meio dele, o próprio funcionário pode realizar reservas em hotéis e compras de passagens de maneira antecipada.
Self bookings utilizam plataformas que funcionam como um conjunto de conteúdos agrupados em um só lugar e que não dependem de agentes de viagem para operar. Por meio delas, os próprios colaboradores podem solicitar serviços, sempre respeitando a política de viagens configurada para tal procedimento.
Aderir a esse recurso muda a rotina administrativa da empresa. A utilização desse sistema permite apenas ações de acordo com a política interna. Conheça, agora, as melhores práticas ao utilizar o self booking.
Busque por bons fornecedores
Buscar por bons fornecedores de self booking significa realizar uma pesquisa para encontrar os mais tradicionais e os que foram lançados agora no mercado. Após isso, verifique a relevância e a reputação de cada um e liste aqueles que oferecem um serviço melhor. Dessa maneira, será possível ter em mente qual empresa fornecerá as melhores condições para você.
Não se esqueça de verificar com rigor todas as opções do mercado, pois a lista é grande, e cada um pode ser útil ao seu nível. Ter opções de fornecedores já conhecidos e parceiros da sua empresa ajuda bastante nesse momento.
Emita e analise relatórios
As plataformas de self booking são capazes de emitir informações estratégicas para você. Utilizando o sistema, é possível verificar a origem, o destino e o tempo do trajeto de cada colaborador, o que pode ser extremamente útil para prever despesas.
Esses aplicativos também permitem conhecer a descrição das reservas que foram feitas pelos seus funcionários, sem utilizar uma agência de viagens. A ferramenta pode produzir relatórios com informações sobre o nome da pessoa, onde ela se hospedou e o tempo que ficou em estadia. Assim, o gestor de viagens terá todos os dados para aprimorar o próprio trabalho e o dos colaboradores.
Os self bookings armazenam dados importantes de cada viagem para que possam ser acessados quando necessário. Assim, os relatórios são extremamente indispensáveis para que os gestores analisem se as viagens estão trazendo algum tipo de retorno.
Invista em programas de fidelidade
Organizações que costumam realizar muitas viagens corporativas podem obter benefícios dos programas de fidelidade que são ofertados pelas prestadoras de self booking. Para tanto, é necessário estar por dentro de quais empresas de transporte e hospedagem oferecem esse serviço.
Os programas mais conhecidos são as milhas, nas quais os usuários arrecadam pontos a cada viagem realizada. Assim, eles são capazes de trocar os pontos por upgrades nas próximas viagens, como acesso a áreas VIP, entre outros benefícios. Normalmente, esses programas são produzidos para que empresas tenham preferência por certos serviços. Portanto, fique atento aos regulamentos de cada programa.
Como fazer o acompanhamento do self booking?
Agências de booking trabalham para evitar ao máximo a necessidade de contato entre fornecedor e cliente. Caso a sua empresa continue recebendo muitos e-mails dos clientes, após implantar a plataforma, você deve tomar alguns cuidados quanto ao acompanhamento do aplicativo.
Esses cuidados acontecem por meio da elaboração de métricas e de dados concretos que oferecem um panorama geral da quantidade e o motivo dos e-mails e das dúvidas recebidos. Assim, é necessário organizar a sua equipe, levando em conta a demanda real desse acompanhamento, e ajustar os contratos dos clientes. Além disso, é dever da agência saber quantos e quais são os clientes que não estão conseguindo utilizar a plataforma.
Como fica a política de viagens no self booking?
Uma boa política de viagens corporativas é necessária para regulamentar qualquer investimento dessa categoria e garantir que todo o processo aconteça da maneira como foi planejado. Esse documento é importante para acompanhar a rotina dos colaboradores e, principalmente, para o reembolso.
Em relação ao self booking, saiba que essas plataformas foram planejadas para funcionar de acordo com as especificações de qualquer política de viagens, garantindo segurança e transparência total no processo de reembolso.
Como exemplo dessa adaptação, podemos citar o prazo mínimo para solicitar a compra de passagens aéreas e qualquer despesa que faça parte do roteiro. Existe a possibilidade de colocar um teto de gastos máximo para cada funcionário ou grupo de colaboradores, sem perder de vista os objetivos da viagem.
Por fim, com base nessas informações, é possível perceber que a ferramenta é bastante útil na gestão de viagens corporativas. Por esse motivo, já existem, no Brasil, empresas como a Argo, que auxilia na obtenção e implantação de sistemas de self booking. Lembre-se de que, para obter êxito nas operações, é sempre essencial contar com o apoio de quem já possui expertise de mercado. Assim, você pode garantir os melhores resultados!
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