Saber como escolher um software de gestão de despesas pode promover uma série de vantagens à sua empresa, como a redução de gastos não estratégicos, o aproveitamento do capital disponível com o que é prioritário e a construção de um negócio mais rentável.
Em resumo, pense no software de gestão de despesas como uma ferramenta útil para registrar, controlar e organizar gastos, gerando relatórios robustos e dados preditivos para a tomada de decisão. Desse modo, tanto empresa quanto funcionários são beneficiados.
Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no tema. Explicamos em detalhes o que é software de gestão de despesas e quais seus benefícios, além de como definir o melhor para o seu empreendimento. Portanto, continue atentamente com sua leitura. Vamos lá!
O que é software de despesas e quais seus objetivos?
Existem muitas tecnologias úteis às empresas, como sistemas gerenciais ou softwares para controle de viagens corporativas. Todas estas tecnologias contam com objetivos específicos, que ajudam a arquitetar um empreendimento mais prospero, perene e competitivo.
No caso do software de gestão de despesas, como o nome sugere, seu objetivo central é o controle das despesas da empresa. Pense nessas despesas como desembolsos necessários à manutenção das operações de trabalho, inclusive em viagens ou eventos corporativos.
Neste aspecto, um software de gestão de despesas otimiza o lançamento das despesas incorridas ao longo de determinado período, subsidiando o controle, a geração de relatórios e a manutenção do orçamento empresarial. Assim, gera grandes vantagens à organização.
Entre os principais objetivos do software de despesas, podemos destacar:
- registro minucioso de todas as despesas incorridas em certo período;
- controle do orçamento empresarial, promovendo seu devido cumprimento;
- geração de relatórios gerenciais com informações volumosas e verídicas;
- reembolso de despesas devidas, sobretudo em viagens corporativas;
- geração de informações que melhorem as decisões ligadas às despesas.
Logo, o software de gestão de despesas é uma tecnologia complementar à administração financeira, aumentando a agilidade, a precisão e o controle dos desembolsos financeiros em certo período. Entretanto, escolher o melhor software demanda uma atenciosa análise.
O que considerar ao escolher o software de gestão de despesas?
Escolher um novo sistema pode ser uma tarefa complicada, correto? É necessário avaliar tanto as demandas da empresa quanto as funcionalidades da tecnologia. Itens como grau de especificidade, segurança da informação e relatórios gerados devem ser considerados, tendo sempre em vista o melhor para a empresa. Adiante, detalhamos como fazer a escolha.
Grau de especificidade do software
Alguns softwares contam com uma grande cobertura, mas pouca profundidade. É o caso dos sistemas gerenciais tradicionais (ou ERPs). Outros sistemas são especializados, focam em uma única atividade e fazem isso com alta qualidade.
Na hora de buscar um sistema para o controle das suas despesas, priorize uma ferramenta que seja especializada no assunto. Isso é importante por dois motivos: i) ela foi construída pensando nisso; ii) seu suporte técnico é mais bem preparado para orientar você.
Para saber se uma ferramenta é especializada, visite o website do seu fornecedor, avalie como ele posiciona sua solução no mercado e que tipo de problema busca resolver com sua tecnologia. Assim, terá mais chances de decidir com acerto.
Disposição, adaptação e compromisso do fornecedor
Tão importante quanto adotar uma boa tecnologia é escolher seu fornecedor. Mais cedo ou mais tarde, precisará de suporte ou orientação, o que nem sempre é fácil de conseguir. Logo, é importante contatar o fornecedor da solução e tirar alguns minutos para conversar.
Ao longo da conversa, avalie três coisas: disposição, aptidão e compromisso. Se o time, a priori, não está disposto a atender você, é um péssimo sinal. Além disso, caso não exista aptidão para o negócio e compromisso total com o cliente, caia fora.
Lembre-se sempre: adquirir um software é, também, iniciar um relacionamento — e não queira ficar preso à pessoa errada. Vale ressaltar que bons fornecedores trabalham de forma incansável para melhorar seus sistemas e promover uma melhor experiência ao usuário.
Fluxo de trabalho criado pelo sistema
Por mais precário que seja, atualmente, sua gestão de despesas já deve ter um fluxo de trabalho. Pense nele como o processo que vai da solicitação da despesa (por porta do funcionário) até o pagamento e o registro da mesma — ou seja, algo de ponta a ponta.
Questione, portanto, como esse software vai melhorar seu fluxo de trabalho. Bons softwares de gestão da despesas costumam contar com três etapas, que são: solicitação e aprovação da despesa, além de registro da mesma. Assim, garantem um trabalho efetivo.
Caso o fluxo de trabalho seja muito simplista ou complexo, sua empresa pode ser mais prejudicada do que beneficiada. O motivo é o seguinte: o processo exigirá muito esforço e não retribuirá proporcionalmente seus envolvidos. Assim, pode ser deixado de lado.
Mobilidade aos profissionais envolvidos
Em plena quarta revolução industrial, a mobilidade é um fator crucial às empresas e aos seus empregados. Se todos estão “presos” a um único lugar, podem ser menos produtivos e felizes, gerando custos adicionais ao negócio e afetando sua competitividade.
Portanto, a mobilidade oferecida pelo software também deve ser valorizada. Evite sistemas tradicionais, aqueles que só operam no computador da empresa e não compartilham dados na nuvem. Eles criam uma rigidez excessiva e que não é compatível com a gestão de custos.
O ideal é buscar um software com alta mobilidade. Avalie, então, se o sistema de gestão opera na nuvem e pode ser acessado de qualquer dispositivo, mesmo aqueles que não estão dentro da organização. A disponibilidade de aplicativos é um grande diferencial.
Relatórios, métricas e indicadores de despesas
Algo crucial é pensar nos relatórios gerados pelo software. Bons sistemas consolidam todas as despesas em métricas e indicadores úteis à empresa, aos seus líderes e talentos, gerando mais dados para aprimorar decisões e reduzir despesas que não se justificam.
Bons softwares aproveitam os dados inseridos, organizando-os e sumarizando-os na forma de relatórios, gráficos e indicadores de desempenho. O mesmo não acontece com sistemas de baixa qualidade, que atendem apenas aos processos mais básicos da gestão de despesas.
Nesse caso, aproveite para solicitar um modelo de relatório gerado pelo sistema, além de entender como ele pode ser adaptado à sua empresa e subsidiar melhores decisões. Dessa forma, estará agindo de maneira estratégica para potencializar seus resultados futuros.
Segurança da informação
Um ponto importante e por vezes negligenciado é a segurança da informação. Seus dados de custos devem estar seguros — do contrário, podem gerar dores de cabeça. Além disso, podem afetar seus processos, desmotivar seus funcionários e resultar em prejuízos financeiros.
Pense da seguinte forma: a falta de segurança da informação torna a empresa mais frágil e suscetível, pois não vão se criar barreiras a ataques cibernéticos, além de haver falhas no registro da informação e panes tecnológicas. Assim, seus (preciosos) dados podem ser roubados ou corrompidos.
Bons softwares de gestão de custos contam com módulos de segurança da informação, garantindo que seus usuários se sintam mais seguros e não se preocupem com esses tipos de problemas. Assim, todos podem focar e trabalhar no que realmente importa: a despesa.
Automação de tarefas específicas
Por fim, se você está buscando uma boa tecnologia, é sinal de que não quer perder tempo com muita burocracia. Vale, então, avaliar a capacidade de automação do software, ou seja, como a ferramenta facilita o trabalho diário e desobriga as pessoas de cumprirem rotinas.
Um bom exemplo disso está no relatório de despesa, já citado. Um gestor poderia levar dias e dias para criar um relatório, mas um bom software faz isso de forma automática. Assim, o time e seu líder podem dedicar seu tempo e energia ao que é estratégico.
Quais os benefícios de usar um software de gestão de despesas?
Na prática, existem muitos benefícios ligados ao assunto, como o aumento dos controles internos e a geração de relatórios que aperfeiçoem as decisões ao longo do expediente. Em última análise, estes benefícios contribuem para construção de um empreendimento mais competitivo. Adiante, explicamos detalhadamente os principais benefícios.
Aumento dos controles internos
Toda empresa precisa de um adequado sistema de controles internos. Ele é responsável pelo registro de informações que, lá na frente, serão utilizadas para auditar contas, verificar o que foi feito e avaliar a qualidade das decisões tomadas ao longo do expediente.
Neste caso, o software de gestão de despesas ajuda muito. Ele permite que cada uma das despesas seja registradas, inclusive aquelas incorridas ao longo de viagens corporativas ou eventos de negócios, que muitas vezes são esquecidas pelos gestores ou deixadas de lado.
Melhoria das decisões ao longo do expediente
O sucesso de uma empresa depende, em grande medida, das várias decisões tomadas ao longo do expediente pelos líderes e liderados. Quanto tais decisões são aperfeiçoadas, toda a empresa é beneficiada. Na verdade, ganha-se em precisão e qualidade.
Novamente, o software de gestão de despesas contribui de forma significativa. Ele fornece uma série de relatórios e informações que otimizam a gestão de despesas e suas respectivas decisões. Assim, tanto profissionais quanto empresa podem acessar grandes vantagens.
Geração de relatórios complementares
Pense nos relatórios como informações relevantes e condensadas em apenas algumas páginas. Eles fornecem uma visão sistêmica ao gestor, garantindo que compreenda o que foi feito para gerar despesas e quais resultados foram obtidos com isso.
No caso das despesas, bons relatórios incluem as principais fontes de despesas, datas de pagamento, reembolsos em aberto, reembolsos efetivados, valor médio das despesas, entre outras informações. Desse modo, pode-se compreender melhor a aplicação dos recursos.
Otimização dos processos de lançamento
O lançamento de despesas pode ser um processo demorado e bastante suscetível a erros, sobretudo quando desprovido de tecnologias. Imagine, por exemplo, fazer o lançamento em planilhas ou blocos de anotação, é preciso bastante tempo, energia e paciência.
Por sua vez, um bom software garante um lançamento mais ágil e preciso. As informações necessárias podem ser lançadas em poucos cliques, o que gera rapidez. Também podem ser auditadas e acompanhadas ao longo do tempo, o que gera precisão e segurança.
Melhoria dos reembolsos devidos
Ao lidar com despesas, é comum que existam reembolsos a pagar. Imagine um profissional em viagem de negócios, visitando um cliente a pedido da empresa. Com frequência, surgem despesas não planejadas que, mais adiante, deverão ser reembolsadas.
Com o software, torna-se mais fácil fazer o controle dos reembolsos, registrando tudo o que ainda precisa ser pago e o que já foi pago, entre outras informações complementares. Dessa forma, evita-se pagamentos duplicados e outros tipos de problemas.
Quais erros não cometer ao longo da escolha?
Note que escolher um bom software depende de alguns pontos básicos, mas que a correta seleção pode ser bonificada com diversos benefícios. A questão, agora, é: quais erros não devem ser cometidos ao longo desta seleção? Existem vários.
Em primeiro lugar, é preciso ter cuidado para não olhar apenas o preço. Preço baixo não é sinônimo de vantagem, assim como preço alto não é sinônimo de qualidade. O melhor é pensar na relação custo-benefício, ponderando o custo do software com suas entregas. Mais adiante, pontuamos outros erros que não devem ser cometidos, veja:
- não realizar uma demonstração (demo) da tecnologia;
- pensar apenas no curto prazo e desconsiderar o avanço da empresa;
- escolher um software que não atenda as especificidades do negócio;
- não envolver o setor financeiro na escolha;
- desconsiderar a prontidão e qualidade do fornecedor;
- não considerar a posterior adoção do software ao trabalho.
Muitos desses erros, em um primeiro momento, podem até parecer brandos. Entretanto, podem comprometer a qualidade do software selecionado e/ou sua posterior aplicação ao trabalho, o que resulta em uma série de outros problemas subsequentes.
Por exemplo, se o software selecionado não conta com um bom suporte na adoção da tecnologia ao trabalho, pode ser que seu time financeiro não saiba exatamente como usar a ferramenta e coloque-a em segundo plano. Assim, seus benefícios não serão obtidos.
Veja que agora você está por dentro do tema e, entre outras coisas, sabe como escolher um bom software de gestão de despesas. Nunca deixe de avaliar a especificidade da solução, a disposição do fornecedor e a capacidade de automatizar tarefas, como a construção de relatórios. Lembre-se, também, evitar os erros e obter uma demonstração da tecnologia.
E então, gostou do artigo? Está pronto para escolher um software de gestão de despesas para seu empreendimento? Aproveite para entrar em contato conosco, descobrir mais das nossas soluções e entender como podemos ajudar sua empresa. Vamos lá!