Saber como escolher um software de gestão de despesas pode promover uma série de vantagens à sua empresa, como a redução de gastos não estratégicos, o aproveitamento do capital disponível com o que é prioritário e a construção de um negócio mais rentável.
Em resumo, pense no software de gestão de despesas como uma ferramenta útil para registrar, controlar e organizar gastos, gerando relatórios robustos e dados preditivos para a tomada de decisão. Desse modo, tanto empresa quanto funcionários são beneficiados.
Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no assunto. Explicamos como escolher um software de gestão de despesas e o que você não deve deixar de considerar. Boa leitura!
Grau de especificidade do software
Alguns softwares contam com uma grande cobertura, mas pouca profundidade. É o caso dos sistemas gerenciais tradicionais (ou ERPs). Outros sistemas são especializados, focam em uma única atividade e fazem isso com alta qualidade.
Na hora de buscar um sistema para o controle das suas despesas, priorize uma ferramenta que seja especializada no assunto. Isso é importante por dois motivos: i) ela foi construída pensando nisso; ii) seu suporte técnico é mais bem preparado para orientar você.
Para saber se uma ferramenta é especializada, visite o website do seu fornecedor, avalie como ele posiciona sua solução no mercado e que tipo de problema busca resolver com sua tecnologia. Assim, terá mais chances de decidir com acerto.
Disposição, adaptação e compromisso do fornecedor
Tão importante quanto adotar uma boa tecnologia é escolher seu fornecedor. Mais cedo ou mais tarde, precisará de suporte ou orientação, o que nem sempre é fácil de conseguir. Logo, é importante contatar o fornecedor da solução e tirar alguns minutos para conversar.
Ao longo da conversa, avalie três coisas: disposição, aptidão e compromisso. Se o time, a priori, não está disposto a atender você, é um péssimo sinal. Além disso, caso não exista aptidão para o negócio e compromisso total com o cliente, caia fora.
Lembre-se sempre: adquirir um software é, também, iniciar um relacionamento — e não queira ficar preso à pessoa errada. Vale ressaltar que bons fornecedores trabalham de forma incansável para melhorar seus sistemas e promover uma melhor experiência ao usuário.
Fluxo de trabalho criado pelo sistema
Por mais precário que seja, atualmente, sua gestão de despesas já deve ter um fluxo de trabalho. Pense nele como o processo que vai da solicitação da despesa (por porta do funcionário) até o pagamento e o registro da mesma — ou seja, algo de ponta a ponta.
Questione, portanto, como esse software vai melhorar seu fluxo de trabalho. Bons softwares de gestão da despesas costumam contar com três etapas, que são: solicitação e aprovação da despesa, além de registro da mesma. Assim, garantem um trabalho efetivo.
Caso o fluxo de trabalho seja muito simplista ou complexo, sua empresa pode ser mais prejudicada do que beneficiada. O motivo é o seguinte: o processo exigirá muito esforço e não retribuirá proporcionalmente seus envolvidos. Assim, pode ser deixado de lado.
Mobilidade aos profissionais envolvidos
Em plena quarta revolução industrial, a mobilidade é um fator crucial às empresas e aos seus empregados. Se todos estão “presos” a um único lugar, podem ser menos produtivos e felizes, gerando custos adicionais ao negócio e afetando sua competitividade.
Portanto, a mobilidade oferecida pelo software também deve ser valorizada. Evite sistemas tradicionais, aqueles que só operam no computador da empresa e não compartilham dados na nuvem. Eles criam uma rigidez excessiva e que não é compatível com a gestão de custos.
O ideal é buscar um software com alta mobilidade. Avalie, então, se o sistema de gestão opera na nuvem e pode ser acessado de qualquer dispositivo, mesmo aqueles que não estão dentro da organização. A disponibilidade de aplicativos é um grande diferencial.
Relatórios, métricas e indicadores de despesas
Algo crucial é pensar nos relatórios gerados pelo software. Bons sistemas consolidam todas as despesas em métricas e indicadores úteis à empresa, aos seus líderes e talentos, gerando mais dados para aprimorar decisões e reduzir despesas que não se justificam.
Bons softwares aproveitam os dados inseridos, organizando-os e sumarizando-os na forma de relatórios, gráficos e indicadores de desempenho. O mesmo não acontece com sistemas de baixa qualidade, que atendem apenas aos processos mais básicos da gestão de despesas.
Nesse caso, aproveite para solicitar um modelo de relatório gerado pelo sistema, além de entender como ele pode ser adaptado à sua empresa e subsidiar melhores decisões. Dessa forma, estará agindo de maneira estratégica para potencializar seus resultados futuros.
Segurança da informação
Um ponto importante e por vezes negligenciado é a segurança da informação. Seus dados de custos devem estar seguros — do contrário, podem gerar dores de cabeça. Além disso, podem afetar seus processos, desmotivar seus funcionários e resultar em prejuízos financeiros.
Pense da seguinte forma: a falta de segurança da informação torna a empresa mais frágil e suscetível, pois não vão se criar barreiras a ataques cibernéticos, além de haver falhas no registro da informação e panes tecnológicas. Assim, seus (preciosos) dados podem ser roubados ou corrompidos.
Bons softwares de gestão de custos contam com módulos de segurança da informação, garantindo que seus usuários se sintam mais seguros e não se preocupem com esses tipos de problemas. Assim, todos podem focar e trabalhar no que realmente importa: a despesa.
Automação de tarefas específicas
Por fim, se você está buscando uma boa tecnologia, é sinal de que não quer perder tempo com muita burocracia. Vale, então, avaliar a capacidade de automação do software, ou seja, como a ferramenta facilita o trabalho diário e desobriga as pessoas de cumprirem rotinas.
Um bom exemplo disso está no relatório de despesa, já citado. Um gestor poderia levar dias e dias para criar um relatório, mas um bom software faz isso de forma automática. Assim, o time e seu líder podem dedicar seu tempo e energia ao que é estratégico.
Veja que agora você está por dentro do tema e sabe como escolher um software de gestão de despesas. Nunca deixe de avaliar a especificidade dele, a disposição do fornecedor e a capacidade de automatizar tarefas (como a geração de relatórios), entre outras coisas mencionadas neste texto. Assim, fará uma escolha certeira e que beneficie sua companhia.
E então, gostou do artigo? Está pronto para escolher um software de gestão de despesas? Aproveite para entrar em contato conosco e descobrir como podemos ajudar você.
