As empresas que contam com uma Política de Viagens bem estruturada conseguem garantir melhores condições aos funcionários durante uma viagem de negócios. Além disso, ao definir um fluxo de aprovação para esses deslocamentos, há maiores chances de alcançar os resultados esperados.
A Política de Viagens somada aos fluxos é de suma importância; já que, além de distribuir responsabilidades, as normas da política são divididas entre os personagens-chave da estrutura da empresa sem interferir nos fluxos de aprovação.
E é sobre isso que falaremos agora. Neste texto, você verá o que são, para que servem e outros aspectos dos fluxos de aprovação de viagens de negócio.
Acompanhe!
O que é e para que serve um fluxo de aprovação de viagem de negócios?
Inseridos na Política de Viagens, os fluxos de aprovação visam aprovar as despesas para cada viagem de negócios que os colaboradores fazem. Sua maior funcionalidade é permitir que toda verba investida durante o deslocamento seja justificada, analisada e, então, aprovada (ou não) antes da viagem.
Portanto, o gestor registra todos os gastos, bem como utiliza tais registros visando alterar os planejamentos para as próximas viagens corporativas, otimizando custos com passagens, hospedagens, entre outros. Vale mencionar que estudos indicam que algumas empresas gastam 15% a mais do valor da passagem, apenas com a perda do prazo de emissão – já que isso leva a uma nova reserva e, assim, mais gastos.
Como funciona o controle de despesas em uma viagem de negócios?
Para que a alçada de aprovação, ou fluxo de aprovação, funcione, é necessário controlar os gastos da viagem. Confira agora os principais pontos para implementação e aprimoramento do controle de despesas de viagens!
Políticas internas
São definidas como o conjunto de normas que regulamentam as atividades e os processos envolvidos nas viagens a trabalho. É fundamental que as políticas internas sejam bem estruturadas, como:
- política de viagem;
- política de reembolso em geral;
- política de reembolso de quilometragem;
- política de uso do cartão corporativo.
Planejamento e orçamento
O planejamento de viagem é essencial para controlar e aprimorar os custos dela. Isso porque é por meio dele que se identifica os recursos para as viagens de negócios — segundo os objetivos de cada uma. Já a criação do orçamento visa planejar e projetar as despesas para uma viagem futura.
Cotações e parcerias
As cotações estão alinhadas à criação de orçamentos de viagens, pois permitem ter real noção das despesas. Elas ainda identificam oportunidades de fazer parcerias com fornecedores com o objetivo de reduzir custos.
Processo de prestação de contas
Esse processo é fundamental para controlar as despesas das viagens. É por meio dele que se reporta os custos que foram realmente direcionados ao trabalho em si. Nesse caso, é necessário contar com uma planilha padronizada e compartilhada visando tal controle.
Análise de indicadores
Estudar os indicadores da viagem corporativa é crucial. Nessa fase, é possível identificar fraudes e ter a oportunidade de reduzir as despesas. Para tanto, é preciso comparar os custos previstos e os efetivos.
Softwares no controle das despesas
A tecnologia consegue aprimorar e até mesmo automatizar todo o controle das despesas de viagens de negócios. Por isso, é fundamental avaliar a adoção de ferramentas digitais como softwares — que esmiuçaremos mais adiante.
Quais são os fluxos de aprovação mais comuns para viagem de negócios ?
Para facilitar ainda mais a ação dos gestores de viagens, pode-se adotar um modelo de fluxo de aprovação. Os mais utilizados estão abaixo!
Apresentação de relatório
O mais frequente em empresas de pequeno porte: o funcionário entrega o relatório dos custos da viagem ao setor financeiro, que validará o orçamento e a alocação contábil. Em alguns casos — quando o valor do reembolso for alto —, pode ser necessário pedir aprovação de um superior.
Gestor e financeiro
Neste caso, opção de empresas de médio porte, o fluxo de aprovação é feito tanto pelo gestor quanto pelo financeiro. Ao primeiro, cabe responder pelo orçamento e pela averiguação dos gastos. Já o segundo fica responsável pela alocação contábil e, se for o caso, atua como defesa na auditoria.
Fluxo multinível
Neste, que é, em geral, a escolha de empresas maiores, o colaborador que viajou a trabalho envia o relatório de despesas por várias instâncias. O objetivo é dar visibilidade ao orçamento, à vistoria e à alocação contábil. As instâncias mais utilizadas são:
- a que fica responsável exclusivamente pela auditoria de dados (nota fiscal, política de viagens, compliance e preenchimento);
- as que variam segundo o valor do reembolso ou o tipo de despesa;
- a instância contábil, de responsabilidade do financeiro;
- outras que tornam visível o orçamento da viagem.
Quais são as vantagens em agilizar a aprovação de uma viagem de negócios?
Com a agilização da aprovação das viagens de negócios, todo o processo fica mais simples, trazendo vantagens como:
- reunir os recursos requeridos para as viagens, como as reservas em hotéis, as passagens, os ingressos para eventos corporativos, entre outros;
- controlar as parcerias com hotéis e postos de combustíveis;
- planejar, elaborar e fiscalizar as políticas de viagens;
- definir os orçamentos das viagens a trabalho;
- reduzir custos com a viagem.
Por que contar com um software de gestão de viagem de negócios?
Para facilitar a aplicação dos fluxos de aprovação, foram desenvolvidos softwares de gestão de viagens corporativas. Eles ajudam os gestores no controle do todo o fluxo, no registro de dados importantes, bem como permitem a geração de relatórios que auxiliarão nas decisões de futuras viagens.
Dessa forma, utilizar softwares é uma excelente maneira de agilizar o processo, tanto para quem requer a autorização para as viagens a trabalho quanto para os gestores, os quais conseguem planejar cada viagem de forma simplificada, visando encontrar os melhores preços e, assim, evitando prejuízos à empresa.
Viu como é importante poder contar com a expertise de um software de qualidade quando o assunto são os fluxos de aprovação em viagem de negócios? Nesse sentido, a Argo — a melhor alternativa do mercado — apresenta diferenciais para a sua empresa, como:
- possibilitar a realização dos serviços relacionados aos custos da viagem corporativa e registrar seus valores;
- notificar os responsáveis por aprovar a viagem, que ainda recebem detalhadamente os serviços reservados e a tarifa média;
- armazenar e integrar todas as informações na nuvem, garantindo a geração de relatórios e outras coisas.
E então, o que achou de aprender como funcionam os fluxos de aprovação em viagem de negócios?
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