A tecnologia vem avançando em um ritmo cada vez mais acelerado nos últimos anos, de forma que para qualquer pessoa já é bem difícil de acompanhar. No mundo empresarial o cenário não é diferente, entretanto, esses avanços têm sido muito bem aproveitados nas empresas para aumentar a produtividade, melhorar a qualidade dos serviços e, ao mesmo tempo, diminuir processos manuais.
Boa parte desses avanços se dão por meio da automatização dos processos, que ocorrem em diversos setores, até mesmo no de viagens corporativas. Entretanto, porque mesmo com tantos benefícios, existem pessoas que se contrapõem a essas tendências?
Será que existem vantagens na manutenção dos processos manuais? Será que os benefícios da automatização não são tudo isso que dizem? Pode ficar tranquilo que nós trataremos sobre todos esses assuntos a seguir, então se prepare e continue com a gente para descobrir mais!
Porque os processos manuais podem ser um problema?
O primeiro passo, antes de tudo, é entender porque a manutenção nos processos manuais não é uma boa ideia. Muita gente não tem essa noção, e exibe certo desconforto com a ideia da automatização dos processos, mas a verdade é que a diferença de desempenho entre uma empresa que adere à automação, e outra que não, são bem consideráveis.
Processos mais lentos
A automação agiliza os processos, deixando os nossos colaboradores com mais tempo livre para focar em outras atividades que exigem mais a sua atenção. Um bom exemplo disso é a emissão de nota fiscal e todo o caminho que ela percorre dentro de uma empresa.
Após a sua emissão, o trabalhador precisará guardar o documento, para depois inseri-lo em uma planilha com fluxo de caixa, seguido de entregar a nota para o setor financeiro. Depois disso a pobre notinha ainda precisará passar pelo setor contábil, e mais tantos outros até que seja dada baixa no estoque, todo esse esforço gerado por uma única venda.
Com procedimentos mais automatizados, logo após a conclusão da compra, a nota é emitida e todos os setores são atualizados instantaneamente, muito mais rápido e prático. O mesmo pode ser feito com diversos outros procedimentos, passando desde relatórios até cuidados com estoque.
Já pensou em quantos funcionários poderiam focar em coisas mais importantes?
Baixa produtividade
É claro que nem todas as tarefas podem ser automatizadas, entretanto, com essas demandas mais repetitivas e demoradas, há tempo e disposição dos funcionários para focar no restante. Além disso, com essa tecnologia sendo usada junto de uma gestão inteligente os ganhos de produtividades podem ser gigantescos, já que diversos setores podem estar conectados e não dependem mais de aguardar que determinada informação chegue até eles.
Alta probabilidade de falhas e erros
Outra questão importante é que com todas essas tarefas repetitivas, chatas e demoradas a probabilidade de erros humanos acontecerem é muito maior. Afinal, é muito difícil acreditar que durante um período tão longo de repetição, numa cadeia que depende de tanta gente, ninguém vai se distrair eventualmente e cometer alguns deslizes.
Quem arca com os prejuízos dessas falhas, no fim das contas, é a empresa, será que não valeria mais a pena ter esse processo automatizado? Afinal, a máquina não perde a concentração.
O que fazer para melhorar o fluxo de trabalho?
Se a sua intenção é melhorar o fluxo de trabalho e tornar a sua empresa mais produtiva, já te adianto, tecnologia é a resposta. Claro que para isso funcionar é necessário planejamento, uma estratégia, traçar metas, adotar as ferramentas certas, assim como definir procedimentos, e é disso que nós falaremos agora!
Automatize as atividades
Se você quer melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa, às vezes é melhor simplificar um pouco as coisas, e a melhor forma de fazer isso, é automatizando. Tudo quanto for tarefa de rotina organizacional deve ser automatizada quanto antes, de forma que você consiga liberar seu pessoal para focar no que importa, interação humana.
Sendo assim, a empresa deve implementar sistemas que informatizam as operações, tornando-as então mais ágeis, e menos dependente do contato humano. Não precisa ter dó de nenhuma área, busque automatizar o máximo possível, pode utilizar chatbots, armazenamento em nuvem, automação financeira, tudo o que for possível, deve ser automatizado.
Se livre do papel e da caneta
Outro ponto fundamental para otimizar a sua empresa, é a substituição imediata do papel e da caneta por documentos e assinaturas digitais. Toda essa burocracia cotidiana pode ser eliminada ou substituída por procedimentos digitais, que são muito mais ágeis e menos custosos.
Basta pensar no seu custo com papel, caneta, impressão, armazenamento, envio de documentos, isso tudo sem falar no tempo gasto procurando esses papéis guardados em algum lugar. Além disso, negociações que ocorram por meios digitais são muito mais ágeis, uma vez que a troca de informações são imediatas e não depende do período de envio de um documento de um lugar para o outro.
Isso tudo sem falar no maior nível de segurança, já que o processo de autenticação das partes é bem mais confiável.
Quais as vantagens de diminuir os processos manuais da empresa?
Ao focar em processos de automação e digitalização, é possível notar inúmeras vantagens que resultam em ganhos de produtividade e eficiência para a sua empresa. A grande maioria deles ligado ao ganho de agilidade, eliminação ou redução drástica de erros, e redução de custos, causados por toda essa tecnologia.
Alguns exemplos dessas vantagens são:
- extinção dos custos de impressão e armazenamento de documentos de papel;
- maior segurança nas negociações graças a assinatura eletrônica;
- redução do tempo gasto com tarefas operacionais;
- integração ampla e efetiva entre diversas áreas da empresa, agilizando os procedimentos.
Isso apenas para ficar nas mais básicas!
Qual é a solução Argo?
Pensando em todas essas vantagens, é interessante saber que a Argo Solutions também pode te ajudar! É muito provável que você esteja acostumado a ter inúmeras dores de cabeça com a contabilização dos gastos dos seus colaboradores em viagens corporativas, e mais ainda na hora de elaborar o reembolso que eles devem receber, não é mesmo?
Bem, a Argo pode trazer todas aquelas vantagens para te ajudar a solucionar justamente esse problema! Com o sistema de prestação de contas para reembolso, o colaborador poderá contabilizar todos os gastos e despesas da viagem por meio do aplicativo, facilitando bem mais as coisas.
Enfim, a automatização é fundamental para que qualquer empresa consiga se manter competitiva nos dias atuais. Assim, trata-se a tecnologia como nossa aliada quando o assunto é diminuir processos manuais.
Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil para você, e caso tenha gostado, gostaríamos de lhe convidar a entrar em contato conosco para mais informações!
