El mercado colombiano de viajes corporativos es dinámico y cada vez más exigente. Empresas de todos los tamaños buscan aliados que ofrezcan no solo tarifas competitivas, sino también eficiencia operativa, control de costos y, sobre todo, una experiencia de usuario fluida y positiva para sus colaboradores.
En este escenario, las Agencias de Gestión de Viajes (TMCs) que se apoyan en procesos manuales o en tecnologías fragmentadas enfrentan un desafío creciente para mantenerse relevantes.
La tecnología dejó de ser un diferencial para convertirse en el pilar central de una operación de éxito. Las TMC que invierten en plataformas robustas e integradas logran transformar la manera en que prestan sus servicios, pasando de ser meros intermediarios a verdaderos socios estratégicos.
Optimizan sus procesos internos y, al mismo tiempo, elevan drásticamente la calidad de la jornada del viajero corporativo. El camino hacia esta evolución pasa por la adopción de soluciones que garanticen automatización completa, cumplimiento (compliance) total e inteligencia analítica.
Automatización completa: el pilar de la eficiencia y la satisfacción
Uno de los mayores cuellos de botella para las TMC es el tiempo dedicado a tareas repetitivas y operativas. La automatización surge como la solución definitiva para liberar a los equipos y que estos se concentren en actividades de mayor valor, como negociaciones complejas con proveedores, atención consultiva y resolución de problemas estratégicos. Cuando la tecnología asume el control de procesos estandarizados, la eficiencia aumenta y el margen de error disminuye.
Simplificando el proceso de solicitud y aprobación
El flujo tradicional de solicitudes por correo electrónico y aprobaciones manuales es lento, ineficiente y propenso a fallas de comunicación. Una plataforma tecnológica moderna centraliza todo este proceso, creando un entorno único y transparente para el viajero, el aprobador y la TMC.
Con una solución como Argo Travel, por ejemplo, el colaborador solicita servicios de aéreo, hospedaje y alquiler de vehículos directamente en la herramienta, que ya aplica las políticas de viaje predefinidas. Los gestores reciben notificaciones en tiempo real con todos los detalles necesarios para tomar una decisión rápida e informada. Los beneficios directos para la TMC y sus clientes incluyen:
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Agilidad y autonomía: la solicitud, aprobación y emisión se realizan en pocos clics, reduciendo el tiempo de atención por reserva hasta en un 50%.
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Reducción de errores operativos: la automatización minimiza fallas humanas y garantiza que todas las reservas sigan las reglas establecidas.
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Visibilidad e historial de precios: el acceso a datos consolidados permite decisiones más asertivas y mejora el poder de negociación.
Personalización y control: el equilibrio para una experiencia superior
El viajero corporativo moderno espera autonomía y una experiencia intuitiva, similar a la que encuentra en plataformas de uso personal. Por otro lado, las empresas necesitan control absoluto sobre los gastos y garantía de cumplimiento de sus políticas. La tecnología de punta es lo que permite armonizar estas dos necesidades aparentemente conflictivas.
Políticas de viaje personalizables y aplicadas en tiempo real
Una plataforma avanzada permite la creación de reglas detalladas y personalizadas para diferentes perfiles de colaboradores, centros de costo o destinos. Estas políticas se aplican automáticamente al momento de la reserva, evitando gastos fuera de la norma y garantizando el cumplimiento sin esfuerzo.
Con Argo Travel, el 100% de las reservas cuentan con pista de auditoría y política aplicada, ofreciendo seguridad total tanto para la empresa como para la TMC, que puede demostrar su valor en la gestión del programa de viajes.
Una solución multiplataforma para el viajero moderno
La experiencia del usuario se mejora cuando este puede gestionar sus viajes desde cualquier lugar, ya sea en una computadora o en un dispositivo móvil. Una multiplataforma, con notificaciones en tiempo real, mantiene al viajero siempre informado sobre el estado de sus solicitudes, aprobaciones y reservas, proporcionando una jornada más tranquila y productiva.
De la reserva al reembolso: integrando la jornada de punta a punta
La experiencia de un viaje corporativo no termina con la reserva. La gestión de gastos es una etapa crítica que, cuando se gestiona mal, puede generar frustración para el colaborador y perjuicios para la empresa. Las TMC que ofrecen una solución integrada para viajes y gastos demuestran una comprensión completa de las necesidades de sus clientes.
Digitalización de la rendición de cuentas con inteligencia
El fin de las hojas de cálculo y de los comprobantes de papel es una realidad accesible. Tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), que digitaliza información de facturas a partir de una foto, códigos QR y GPS, revolucionan la rendición de cuentas.
Con Argo Expense, el colaborador registra sus gastos de forma simple e instantánea a través de la aplicación. La plataforma automatiza todo el flujo, desde el registro hasta el reembolso, garantizando que todos los gastos cumplan con las políticas de la empresa y reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a tareas administrativas.
La importancia de la integración avanzada con sistemas heredados
La verdadera eficiencia operativa se alcanza cuando los datos fluyen sin barreras entre los diferentes sistemas de una empresa. Las plataformas con APIs abiertas son esenciales para conectar la gestión de viajes y gastos a los sistemas ERP y otros softwares de gestión de los clientes.
Argo, por ejemplo, ofrece conectores que aceleran la implementación con los principales ERP del mercado, eliminando el reproceso y garantizando la integridad de los datos financieros y contables.
Transforme su TMC en un socio estratégico para el mercado colombiano
Adoptar la tecnología correcta no es solo una cuestión de optimizar procesos internos. Es una decisión estratégica que reposiciona a la TMC en el mercado colombiano, transformándola en una consultora indispensable para sus clientes. Al ofrecer una experiencia de usuario superior, basada en automatización, control, seguridad e integración, las TMC demuestran su compromiso con la transformación digital de sus socios.
Plataformas como as de Argo, que son altamente personalizables, escalables y seguras, brindan las herramientas necesarias para que las TMC entreguen un servicio de excelencia, con acceso a informes analíticos detallados que apoyan decisiones estratégicas.
Al convertirse en un socio estratégico que promueve la eficiencia operativa y el cumplimiento total, su TMC no solo fideliza a los clientes actuales, sino que también se destaca como la elección obvia para las empresas que buscan el futuro de la gestión de viajes corporativos en Colombia.