El escenario de los viajes corporativos en México está en constante evolución, impulsado por nuevas tecnologías y expectativas crecientes por parte de los clientes. Las Travel Management Companies (TMCs) que antes se concentraban en transacciones y reservas operativas ahora enfrentan la necesidad de reinventarse. El futuro ya no pertenece al simple agente de reservas, sino al consultor estratégico: un socio indispensable que genera valor real por medio de inteligencia, optimización y eficiencia.
Esta transición de un modelo operativo a uno consultivo es el mayor desafío y, al mismo tiempo, la mayor oportunidad para las TMC que desean liderar el mercado. Las empresas clientes no buscan solo a alguien que emita boletos aéreos y reserve hoteles; necesitan un aliado que comprenda sus objetivos de negocio y los traduzca en una política de viajes más inteligente, económica y segura. La clave para esta transformación está en la adopción de tecnologías que automatizan lo trivial para que el talento humano pueda enfocarse en lo que es verdaderamente estratégico.
Los desafíos operativos que limitan el crecimiento estratégico
Para muchas TMC, la intención de actuar de forma más estratégica se ve frenada por procesos que consumen tiempo y recursos valiosos. La rutina diaria aún está dominada por tareas que, aunque necesarias, impiden al equipo dedicarse al análisis y la planeación. Algunos de los principales obstáculos incluyen:
- Procesos manuales y repetitivos: la verificación manual de políticas, la gestión de flujos de aprobación por correo electrónico y la consolidación de datos de diferentes proveedores son tareas que generan cuellos de botella, aumentan la posibilidad de errores y desvían la atención del equipo de actividades de mayor valor.
- Dificultad en garantizar el cumplimiento (compliance) total: asegurar que el 100% de las reservas estén alineadas con las políticas del cliente es un desafío complejo cuando el control depende de la intervención humana. Esto puede resultar en gastos fuera de la norma y dificultades en las auditorías.
- Falta de visibilidad y datos consolidados: sin una fuente única de información, se vuelve casi imposible ofrecer a los clientes una visión clara y detallada de sus gastos de viaje. Esto limita la capacidad de la TMC para identificar oportunidades de ahorro y optimizar contratos con proveedores.
- Presión por reducción de costos: en un mercado competitivo, la diferenciación basada solo en el precio es insostenible. La verdadera competitividad viene de la capacidad de demostrar valor agregado, algo que va más allá de la simple reducción de las tarifas de servicio (fees).
La tecnología como pilar de la consultoría de valor agregado
Superar los desafíos operativos y posicionarse como un consultor estratégico exige el uso de herramientas adecuadas. La tecnología deja de ser un soporte para convertirse en el cimiento sobre el cual se construye la nueva TMC.
Automatización completa para liberar el potencial humano
La automatización no sustituye al consultor de viajes; al contrario, lo empodera. Al delegar tareas repetitivas a una plataforma robusta, el equipo gana tiempo para analizar tendencias, negociar con proveedores y ofrecer una atención personalizada y proactiva a los clientes. Una solución como Argo Travel permite la automatización completa del flujo de solicitud, aprobación y emisión, aplicando las políticas de viaje de forma automática en cada transacción. Esto garantiza eficiencia operativa y el 100% de cumplimiento, liberando a los especialistas para el trabajo consultivo.
Inteligencia analítica para decisiones basadas en datos
Un consultor estratégico no opera con base en suposiciones, sino en datos concretos. El acceso a informes analíticos detallados permite que la TMC ofrezca insights valiosos a sus clientes, tales como:
- Análisis de gastos por centro de costos, proyecto o colaborador.
- Identificación de oportunidades de ahorro mediante la compra anticipada.
- Monitoreo de savings y oportunidades de negociación con proveedores.
- Visibilidad del histórico de precios para tomas de decisión más asertivas.
Las plataformas avanzadas centralizan esta información, proporcionando el material necesario para que su TMC guíe a los clientes hacia una gestión de viajes más inteligente.
Integración avanzada para una gestión unificada
La consultoría estratégica se fortalece cuando la TMC logra ofrecer una visión de 360 grados de los gastos de viaje. Esto incluye no solo las reservas, sino también los gastos realizados durante el trayecto. Soluciones como Argo Expense simplifican la rendición de cuentas para el viajero mediante tecnologías como OCR y código QR, al mismo tiempo que ofrecen a las empresas un control total y visibilidad en tiempo real. La posibilidad de integración avanzada con los principales sistemas ERP del mercado, por medio de APIs abiertas, consolida a la TMC como un socio tecnológico esencial que simplifica y unifica la gestión de punta a punta.
¿Qué esperan sus clientes de un socio estratégico?
Las empresas en México no quieren solo un proveedor de servicios; buscan un socio que contribuya activamente a sus resultados. La TMC del futuro debe atender estas expectativas:
- Optimización proactiva de costos: ir más allá de la búsqueda de la tarifa más baja y presentar estrategias de ahorro basadas en análisis de datos y tendencias del mercado.
- Experiencia del colaborador mejorada: ofrecer una herramienta multiplataforma e intuitiva, con notificaciones en tiempo real, que facilite el proceso para el viajero y reduzca el estrés asociado a los viajes corporativos.
- Cumplimiento y gobernanza garantizados: asegurar el cumplimiento total con las políticas internas y regulaciones externas, ofreciendo pistas de auditoría completas y procesos transparentes.
- Seguridad y gestión de riesgos: proporcionar las herramientas y los datos necesarios para garantizar la seguridad de los viajeros (duty of care) y proteger la información de la empresa con los más altos estándares de seguridad, como el cumplimiento de PCI.
Transforme su operación y conviértase en un socio estratégico indispensable
La migración de un rol operativo a uno consultivo no es solo una tendencia; es una necesidad para la supervivencia y el éxito de las TMC en el mercado mexicano. La adopción de plataformas tecnológicas robustas, personalizables y escalables es el camino para alcanzar esta transformación digital.
Al automatizar procesos, generar inteligencia mediante datos y ofrecer una experiencia integrada y segura, su TMC deja de competir por precio y pasa a entregar un valor estratégico incuestionable. Argo actúa como un socio estratégico para las TMC que buscan esta evolución, ofreciendo soluciones que brindan la base tecnológica necesaria para que puedan enfocarse en su mayor diferencial: el conocimiento y la capacidad de transformar datos en resultados para sus clientes.