En un mercado cada vez más competitivo, el área de compras ha dejado de ser un simple centro de costos para convertirse en un pilar estratégico en la búsqueda de eficiencia operativa y optimización de recursos. En este escenario, el proceso de RFT (Request for Tender), o Licitación, es una herramienta fundamental para garantizar las mejores condiciones con los proveedores.
Sin embargo, para que una RFT sea verdaderamente eficaz —especialmente en el complejo universo de los viajes corporativos—, debe construirse sobre una base sólida: los datos.
Negociar con aerolíneas, cadenas hoteleras o alquiladoras de vehículos sin un conocimiento profundo de los patrones de consumo de la empresa es como navegar sin un mapa. Las decisiones se vuelven reactivas y basadas en estimaciones, disminuyendo el poder de negociación y abriendo margen para costos innecesarios.
El Desafío: La falta de datos estructurados
La principal barrera para la creación de RFT de alto impacto es la fragmentación de la información. Sin una plataforma centralizada, los datos suelen estar dispersos en hojas de cálculo y correos electrónicos.
Esta falta de organización genera:
-
Visibilidad limitada: desconocimiento de las rutas más utilizadas y hoteles preferidos.
-
Negociaciones frágiles: ausencia de datos concretos para sustentar descuentos y condiciones especiales.
-
Dificultad en la gestión de desempeño: incapacidad de medir si los proveedores cumplen con los SLAs y las tarifas negociadas.
La Solución: Transformando datos en inteligencia para RFT
La tecnología es el principal aliado. Plataformas como Argo Travel y Argo Expense unifican la información, transformando datos brutos en inteligencia accionable.
Identificación de patrones de consumo y volumen
El gestor de compras obtiene una visión clara sobre el comportamiento de los viajeros:
-
Rutas aéreas principales: información crucial para acuerdos por volumen.
-
Cadenas hoteleras más frecuentadas: permite negociar tarifas fijas en localidades estratégicas.
-
Demanda de alquiler de vehículos: orienta la negociación para obtener paquetes más ventajosos.
Análisis de costos y comportamiento de compra
Es fundamental entender el costo total del viaje (TCO). La gestión basada en datos permite analizar:
-
Tarifas promedio pagadas: establece un benchmark para comparar propuestas.
-
Antelación de las reservas: ayuda a crear políticas que favorezcan el ahorro.
-
Gastos accesorios: con la integración de Argo Expense, es posible mapear gastos en alimentación y transporte para negociar beneficios adicionales.
Evaluación de desempeño de proveedores (SLAs)
Una RFT exitosa requiere monitorear el desempeño de los socios. Una plataforma tecnológica ofrece una pista de auditoría completa del 100% de las transacciones, permitiendo verificar si se aplican las tarifas acordadas.
Cómo la tecnología de Argo potencia el proceso de RFT
Argo actúa como un socio estratégico en la transformación digital de compras:
-
Centralización: acceso a información consolidada en tiempo real.
-
Políticas y Compliance: aplicación automática de reglas en el momento de la reserva.
-
Seguridad y Escalabilidad: cumplimiento de estándares internacionales como PCI e integración con los principales ERPs del mercado a través de APIs abiertas.
Lleve sus negociaciones a un nivel estratégico con Argo. Adoptar una gestión basada en datos es el camino para que el área de compras maximice su impacto en los resultados de la empresa. Con Argo, su empresa gana un socio para automatizar procesos de punta a punta y convertir datos en ahorro real.