Estamos viviendo un escenario de desafíos, en un mundo transformado.
Inclusive podríamos afirmar que este nuevo escenario es consecuencia del momento que estamos experimentando como resultado de la pandemia causada por COVID-19, pero no lo es.
El escenario actual ha provocado y continúa haciendo que todos perciban la urgencia de un cambio inmediato. Causó que las personas y las organizaciones reaccionaran rapidamente y consideraran qué hacer de forma diferente.
Sin embargo, sería frívolo afirmar que la pandemia no ha producido ningún cambio, ya que su impacto ha sido significativo, causando una crisis em varias esferas de la sociedad, generando cambios en nuestro comportamiendo, consumo, en la forma de hacer negocios, además de plantear otras necesidades que anteriormente no eran relevantes para nosotros. Por ende, estamos ante un panorama pre y post COVID.
Por lo tanto, debemos aceptar que el mundo ha cambiado y mirar el futuro con una mente abierta.
¿Qué pasa con el papel del Travel Manager ante este desafío?
La necesidad de una acción más estratégica y menos operativa se hizo aún más evidente. El mundo ya estaba cambiando a gran velocidad, pero ahora vivimos en una era de desafíos y los cambios son mucho más constantes. Por ello, el Travel Manager necesita preponderantemente, poder adaptarse a estos cambios.
Ser ágil no es ser veloz, es ser capaz de adaptarse a los cambios.
¿Y cómo es que el Travel Manager debe reaccionar a todo esto?
Construcción conjunta
La transformación del mundo como lo conocíamos, trae consigo la lección de que no debemos construir nada solos. Necesitamos estar abiertos a recibir y construir con otros. Esta es una de las premisas de ‘Design Thinking’, conocer el dolor del otro, apasionarse por los desafíos y no por la solución, y solo entonces construir juntos una solución para resolver estos dolores.
Algunos consejos al respecto:
- Realizar un mapeo de las áreas de la empresa, ‘stakeholders’ y viajeros. ¿Quiénes son? ¿Qué tipo de información consumen? ¿Cuáles son las necesidades de viajes para la empresa y cómo han cambiado?
- Pregúntese ¿Qué áreas requieren ser consideradas en esta construcción conjunta? Riesgo, Seguridad, Recursos Humanos, Salud, Finanzas, etc.
- Conversar con los viajeros y ‘stakeholders’, asistentes y socios de negocio aportará aprendizaje significativo para esta construcción conjunta. Puede ser en formato de entrevista, investigación, chat, o aquel que funcione para ambos. Una buena opción es evitar investigaciones extensas y las conversaciones directas, formulando preguntas de opción múltiple. Pruebe hacer las preguntas siguientes: 1) ¿Qué es relevante para que usted considere su experiencia de viaje corporativo increíble? y 2)¿Qué es lo que no puede suceder en absoluto en su viaje? Las anteriores son dos preguntas abiertas que hacen que el viajero colabore con esta construcción conjunta, y el resultado es realmente sorprendente.
Para conocer cómo se siente el viajero acerca de la pandemia, incluya dos preguntas más:
- ¿Qué espera de la compañía para reanudar los viajes corporativos en la post pandemia?
- ¿Qué cambió en sus viajes corporativos en la post pandemia?
Sensibilizar los niveles directivos a la actividad estratégica de los viajes corporativos en la empresa
Se sabe que en la mayoría de las empresas, los viajes corporativos se consideran una actividad operativa ¿Cómo cambiar esto?
Para muchas empresas, los viajes representan uno de los principales gastos, pero en otras, la alta dirección está más inclinada a ver la línea de gasto en tecnología junto con los gastos en viajes como no relevantes.
El escenario que “la era del COVID” plantea, podría provocar un cambio en la forma en que se observan los gastos en viajes corporativos, toda vez que se ha obligado a la compañía a mirar más de cerca esta línea.
Primero, si queremos propiciar un cambio, debemos mirarnos a nostros mismos. Es hora de cambiar de mentalidad. No hay más espacio para un ‘mindset’ fijo que conduzca a pensamentos y actitudes como “Esto es muy difícil, mejor no intentarlo”, así como de comportamentos como rendirse facilmente ante los obstáculos, evitando desafíos. Necesitamos aceptar que los errores son parte del proceso y que serán otra fuente de aprendizaje, aceptando los desafíos, perserverando frente a los obstáculos y desarrollando las habilidades necesarias para este nuevo mundo (¡No nacimos sabiendo todo!).
Desde el momento en que se está dispuesto a intentarlo, dejando a un lado la mentalidad de tipo “No funcionará”, grandes cosas suceden. Debemos aprovechar que estamos en un momento propicio para poner a prueba nuevas cosas. Cuando experimentamos, hay probabilidad de acertar o errar, pero es necesario llevarlo a cabo. Uno de los mejores argumentos para convencer a alguien del cambio es el resultado de un experimento.
Comience por las entregas de su programa de viajes:
- Diseñe un programa de viajes corporativos cuyo objetivo este alineado al objetivo estratégico de la empresa;
- Implemente indicadores para medir la entrega de resultados;
- Sólo tiene sentido medir lo que genera resultados. Para implementar un indicador, pregúntese a donde lo llevará.
- Es necesario medir aquello que arroje el resultado esperado, de acuerdo con el objetivo del programa de viajes establecido, y a su vez, alinearse con el objetivo de la empresa en determinado periodo.
- Debido al cambio en la forma de ver los costos en “la era del Covid”, puede ser necesario observar el programa de viajes y comprender qué indicadores conducirán a la reducción de costos, y luego implementarlos. Probablemente no serán los mismos indicadores que eran utilizados anteriormente para la reducción de costos.
- Presente los resultados a los ‘stakeholders’ periodicamente;
- Realice una presentación al a los niveles directivos de la empresa, conteniendo:
- Objetivo del programa de viajes anual;
- Objetivo del programa de viajes trimestral;
- Dónde estamos y qué hemos hecho para llegar aqui;
- Las acciones que se están ejecutando actualmente.
¡Evite la tendencia natural a complicar las cosas! Lo simple convence.
El uso de tecnología para apoyar el Programa de Viajes
No es nuevo que la tecnologia tenga un papel fundamental para las empresas, las personas y las empresas. En la era de la Revolución Digital, vimos un mundo transformado por la convergencia tecnológica y necesitamos sacar mucho más provecho de él.
Mas no por ello vamos a implementar todo lo que se nos presenta, y creemos que esto traerá innovación a nuestro programa de viajes.
Es crucial conocer los problemas que queremos resolver, y con ello, buscar las tecnologias que podemos apoyar de manera más eficaz, reduciendo costos, mejorando procesos, mitigando errores, brindando transparencia y una mejor experiencia para el usuario.
Existen excelentes soluciones en el mercado.
¿Cuál es la mejor solución para mí?
- Realice un mapeo de su proceso e identifique cuellos de botella existentes;
- Diseñe un alcance técnico y funcional para resolver estos problemas;
- Haga un RFI (‘Request for Information’) con compañías en el mercado que ofrezcan soluciones a sus problemas;
- Ecualice un ‘Scorecard’;
- Seleccione las empresas que tengan la solución más cercana para resolver sus problemas. Hable con estas empresas;
- Calcular ROI (Retorno de la Inversión);
- Enumere los benefícios.
Con su mapeo de procesos, comprenderá qué tipos de tecnologías puede buscar. ¿Necesita un OBT (‘on-line booking tool’)? ¿Una herramienta de gastos? ¿Alguna herramienta para la gestión y control de procesos? ¿Seguimiento de viajeros?
En un mundo transformado con tantas incertidumbres, es difícil predecir el futuro. Hasta ayer, los desafíos eran predecibles y se conocían las posibles soluciones.
La pandemia fue el catalizador de la rápida transformación que ya estábamos experimentando, por lo que debemos cambiar nuestra mentalidad, estar conscientes de los cambios que están por venir para poder adaptarnos rápidamente.
Tener un programa de viajes estructurado lo ayudará con esto, le ofrecerá una guía. El escenario es de desafíos, el mundo se transforma ¡Prepárese para ello!
Mire el Webinar «El papel del Travel Manager en el escenario actual ¿Qué hacer de manera diferente?«, realizado en mayo de 2020 en una asociacíon entre Argo Solutions y belinkers business skills.
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Andrea Matos es madre, maestra, gerente global de viajes, emprendedora, curiosa, inquieta y apasionada por todo lo que hace. Licenciada en Turismo por la Universidad Anhembi Morumbi y con postgrado en docencia por la Universidad Tuiuti de Paraná. Galardonada con el premio CWT GPS Impact Award como profesional destacada del primer trimestre en América Latina. Con más de 20 años de experiencia en el segmento de ‘Business Travel’, trabajó, en asociación con clientes, en la gestión de cuentas globales en más de 40 empresas y en más de 30 países. Durante los últimos dos años, se ha sumergido en el desarrollo del conocimiento, para su aplicación en la enseñanza, en varios cursos de Design Thinking, Service Design, Scrum, Storytelling, Gamification, Lego Serius Play, Servicio y Soporte al cliente. Es la fundadora de Belinkers Business Skills, una compañía para profesionales que trabajan o desean trabajar en la industria de viajes corporativos y actúa como gerente global de viajes en EBANX.
