En un mundo cada vez más conectado y dinámico, los viajes corporativos son un pilar para la expansión de negocios, el fortalecimiento de alianzas y la innovación. Sin embargo, el escenario global impone nuevos desafíos, que van desde inestabilidades geopolíticas hasta cuestiones de salud pública.
En este contexto, el concepto de Deber de Cuidado (Duty of Care) deja de ser un término jurídico para convertirse en un componente central en la estrategia de Recursos Humanos (RR.HH.) y en la gestión de viajes.
El Deber de Cuidado es la obligación moral y legal que una empresa tiene de velar por la seguridad, salud y bienestar de sus colaboradores, especialmente cuando están en tránsito al servicio de la organización. Ignorar esta responsabilidad no solo expone a los empleados a riesgos, sino que también conlleva serias consecuencias legales, financieras y de reputación para la empresa.
La cuestión fundamental es: ¿cómo garantizar que esta protección sea eficaz y escalable? La respuesta está en la integración estratégica entre las políticas de RR.HH. y una plataforma tecnológica robusta de gestión de viajes y gastos.
¿Qué es el Deber de Cuidado en el Ambiente Corporativo?
El deber de cuidado va mucho más allá de proporcionar un seguro de viaje. Abarca un conjunto de acciones proactivas y reactivas que garantizan la protección integral del colaborador antes, durante y después de un viaje. Esto incluye:
- Seguridad Física: proteger contra accidentes, violencia o desastres naturales en el destino.
- Salud y Bienestar: ofrecer soporte médico, orientación sobre salud mental y garantizar condiciones de viaje que no comprometan el bienestar.
- Comunicación Eficiente: mantener canales abiertos para alertas, actualizaciones de seguridad y contacto en caso de emergencia.
- Planificación y Prevención: evaluar los riesgos del destino y preparar al viajero con información y recursos adecuados, buscando su integridad física.
Cuando un colaborador viaja, representa a la empresa, pero, por encima de todo, es un individuo bajo la responsabilidad de esta. Por lo tanto, una estrategia de Deber de Cuidado bien ejecutada se refleja directamente en la cultura organizacional, el compromiso y la percepción de valor que el profesional tiene de la compañía.
La Sinergia entre RR.HH., Deber de Cuidado y Gestión de Viajes
Tradicionalmente, la gestión de viajes era vista como una función puramente operacional, enfocada en costos y logística. Hoy, su conexión con RR.HH. es indispensable para construir un programa de Deber de Cuidado eficaz. Esta colaboración se manifiesta en pilares esenciales:
Mapeo de Riesgos y Políticas Claras
RR.HH. es responsable de definir las políticas que protegen a los colaboradores, pero es la tecnología la que garantiza su aplicación consistente. Una plataforma de gestión de viajes como Argo Travel permite configurar reglas personalizadas que alinean las reservas con las directrices de seguridad.
Por ejemplo, es posible restringir viajes a destinos de alto riesgo, definir estándares de calidad para el alojamiento o limitar vuelos nocturnos, garantizando el cumplimiento normativo total y la seguridad del viajero desde el momento de la solicitud.
Comunicación y Monitoreo en Tiempo Real
En una emergencia, la primera pregunta es: ¿dónde están nuestros colaboradores y cómo podemos contactarlos? Una gestión descentralizada hace que esta respuesta sea casi imposible. Con una plataforma centralizada, las empresas obtienen visibilidad de la ubicación de los viajeros. Recursos como notificaciones en tiempo real permiten enviar alertas sobre cambios en el itinerario, avisos de seguridad locales o instrucciones de emergencia, estableciendo un canal de comunicación directo y eficaz.
Bienestar del Colaborador en la Práctica
El Deber de Cuidado también se refiere a reducir el estrés, la pérdida de tiempo y el desgaste asociados a los viajes. Los procesos de reserva burocráticos y los reembolsos demorados generan frustración e impactan negativamente la productividad. La automatización ofrecida por soluciones como Argo Travel y Argo Expense simplifica el recorrido:
- Solicitudes y Aprobaciones Ágiles: el proceso de reserva se vuelve rápido e intuitivo, dentro de las políticas preaprobadas.
- Reembolso Simplificado: con el uso de tecnologías como OCR y código QR, el colaborador puede digitalizar gastos instantáneamente desde el móvil, eliminando la necesidad de guardar recibos de papel y rellenar hojas de cálculo. La automatización completa del flujo de reembolso garantiza que el profesional sea resarcido rápidamente, evitando que tenga que asumir costos corporativos por un período prolongado.
¿Cómo la Tecnología Fortalece las Estrategias de Deber de Cuidado?
Implementar un programa de Deber de Cuidado sin el soporte tecnológico adecuado es una tarea compleja y sujeta a fallas. La plataforma de Argo actúa como un socio estratégico al proporcionar las herramientas necesarias para transformar políticas de seguridad en acciones concretas y medibles.
- Control y Conformidad Automatizados: las políticas de viajes y gastos están integradas en el sistema, garantizando que todas las solicitudes y reservas estén en conformidad. Esto minimiza riesgos y asegura que las directrices de seguridad se sigan sin excepción.
- Visibilidad Centralizada: tener acceso a datos consolidados sobre los viajes en curso y futuros permite que los gerentes de RR.HH. y de viajes tomen decisiones informadas y actúen rápidamente en situaciones de crisis.
- Experiencia del Colaborador Optimizada: una multiplataforma intuitiva mejora la experiencia del viajero, reduciendo la fricción y demostrando el cuidado de la empresa con su bienestar.
- Inteligencia Analítica para Decisiones Estratégicas: mediante informes analíticos detallados, es posible identificar patrones, evaluar la eficacia de las políticas de seguridad y optimizar continuamente el programa de viajes, alineando la eficiencia operacional con el deber de cuidado.
- Integración Avanzada: para una gestión aún más fluida, Argo ofrece la posibilidad de contratar conectores a través de APIs abiertas, que agilizan la integración con los principales ERPs del mercado, centralizando información y eliminando la reelaboración manual.
Transforme la Seguridad del Colaborador en un Diferencial Competitivo con Argo
Invertir en Deber de Cuidado no es solo una obligación legal, sino un diferencial estratégico que atrae y retiene talentos, fortalece la reputación de la marca y garantiza la continuidad de los negocios. Al alinear las estrategias de RR.HH. con una gestión de viajes y gastos moderna, las empresas crean un ambiente de trabajo seguro y productivo, incluso para quien está a miles de kilómetros de distancia.
Las soluciones Argo Travel y Argo Expense proporcionan la infraestructura tecnológica necesaria para colocar el cuidado del colaborador en el centro de la operación. Con automatización, control e inteligencia, Argo capacita a las empresas para proteger su activo más valioso: las personas.
¿Está listo para elevar el nivel de su gestión de viajes corporativos y fortalecer sus políticas de Deber de Cuidado? Experimente la demostración de Argo y descubra cómo podemos apoyar la transformación digital de su empresa.
