Uno de los principales desafíos en la gestión de viajes es poder generar más ahorros en viajes corporativos. En este sentido, aunque no lo parezca, las inversiones en viajes corporativos generalmente representan hasta el 10% de los gastos de un área de compras. Sin embargo, dependiendo de la demanda, no todas las empresas necesitarían gastar tanto, lo que demuestra una ineficiencia en la gestión de esta actividad corporativa.
Para ayudar en este trabajo, es posible desarrollar estrategias y utilizar herramientas para mejorar los resultados generados con estos procedimientos. En este sentido, la empresa debe invertir en la gestión y seguimiento de la política de viajes, así como en acciones que permitan un mayor control de los gastos. Con esto, es posible mejorar el desempeño administrativo, asegurando mayores ahorros para la empresa.
Si aún no está seguro de cómo lograr buenos resultados en estos procesos, hemos preparado este artículo que contiene la información principal sobre cómo optimizar la inversión en la gestión de viajes. ¡Continúa leyendo y mantente al tanto de todo!
¿Cuál es la importancia de invertir en gestión de viajes?
Los procedimientos que involucran la programación de viajes corporativos pueden requerir una gran habilidad del equipo administrativo para lograr los objetivos con el viaje, teniendo un costo financiero reducido. Para que esto sea posible, es esencial establecer una buena gestión de viajes. Vale la pena señalar que, en muchos casos, los errores pueden generar pérdidas o ineficiencia en el retorno de la inversión, así como los procedimientos realizados sin análisis y planificación previos.
Además, cuando las empresas no consideran las oportunidades relacionadas con el motivo del viaje (cuando calcularán el viaje del empleado con viajes, como los costos de transporte debido a la ubicación del hotel o el aeropuerto / estación de autobuses), las posibilidades de aumentar Los gastos de actividad son mucho más altos. Por lo tanto, siempre es importante planificar cada paso del desplazamiento para que los planes se cumplan y no haya pérdidas en el proceso.
¿Cuáles son los principales indicadores para optimizar la inversión en la gestión de viajes de la empresa?
Para que pueda dirigir inversiones más eficientes en la gestión de viajes, es muy importante saber cómo controlar los principales indicadores de gastos. ¡Vea ahora las 3 métricas esenciales para realizar un buen seguimiento de gastos!
1-Boleto aéreo promedio
Al principio, podemos mencionar el boleto aéreo promedio como uno de los indicadores fundamentales para optimizar la inversión en la gestión de viajes de la compañía. Es una buena herramienta para evaluar los gastos con este tipo de transporte y para encontrar períodos de precios bajos de boletos. Vale la pena mencionar que la devaluación del tipo de cambio y la inestabilidad política son parte de los factores que influyen directamente en esta métrica.
2- Ahorro en contratos
Para poder obtener la tasa de ahorro en los contratos, es suficiente hacer una comparación entre las tasas negociadas y las tasas regulares proporcionadas por las empresas. También compare los precios de un proveedor preferido en detrimento de las tarifas regulares que practica, y multiplique la diferencia de estos valores por el volumen unitario. Este procedimiento debe realizarse en todas las reservas ya realizadas con el mismo proveedor. Una vez hecho esto, podrá encontrar el monto de la tarifa de reducción para los contratos.
3- Gastos de gestión
¿Sabe cuánto gasta su empresa en la gestión de viajes corporativos? Una empresa con políticas de viaje fortalecidas comúnmente genera importantes inversiones para hacer esta práctica factible, incluidos temas como alojamiento, tarifas aéreas, transporte y gastos de comida. Por lo tanto, para que pueda averiguar en qué aspecto existe la posibilidad de optimizar las inversiones dentro de esta gestión, el seguimiento de estos gastos es un excelente indicador a seguir.
¿Cómo reducir los costos en la empresa?
Uno de los principales desafíos de una empresa es optimizar sus gastos. Una forma de garantizar este objetivo es llevar a cabo algunas estrategias con respecto a la gestión de viajes. ¡Vea algunos consejos que pueden ayudarlo a lograr una administración más eficiente!
Busque aerolíneas que ofrecen descuentos y alianzas
En el mercado del transporte aéreo, hay varias compañías que operan con buenos paquetes de pago y precios agradables en ciertos momentos y condiciones. Por lo tanto, para que pueda obtener una reducción en los gastos de la compañía, es esencial realizar una encuesta previa sobre los mejores servicios aéreos. Vale la pena mencionar que cuanto más rápido anticipe las entradas, más ventajosas serán las ofertas de precios.
Hacer hojas de ruta estratégicas
También debe prestar atención a la formulación del itinerario de viaje, ya que debe pensarse estratégicamente para evaluar el costo-beneficio de cada opción. Vale la pena mencionar que, a menudo, elegir un hotel debido a la tarifa más barata genera gastos de transporte que pueden superar los ahorros realizados. Por lo tanto, es importante analizar el gasto en su conjunto, a fin de encontrar la opción que sea más productiva, con la menor inversión.
Planifica tu viaje por adelantado
Cuanto antes la administración pueda establecer la fecha y el lugar donde se realizarán los viajes de negocios, así como los empleados que participarán en la actividad, más fácil será administrar los procesos, con buenas posibilidades de obtener mejores precios y condiciones. más favorable, Por lo tanto, es esencial que la empresa invierta esfuerzos para planificar un horario de viaje confiable y eficiente, ya que de esta manera es posible optimizar enormemente los gastos.
Automatizar procesos
Finalmente, para simplificar la gestión y obtener datos para facilitar la toma de decisiones, una buena estrategia es invertir en la automatización de procesos. Esto se debe a que las empresas que no cuentan con herramientas de asistencia administrativa terminan perdiendo eficiencia en varios aspectos de la administración, lo que hace que los procesos se vuelvan más burocráticos y complejos. Por otro lado, el uso del software de automatización de tareas permite gestionar múltiples servicios administrativos, integrando todos los datos en un solo sistema.
Esta fue la información principal sobre cómo poder generar más ahorros en viajes corporativos a través de la optimización de procesos. Se advierte que al invertir en una gestión estratégica y programada es posible obtener grandes ventajas con respecto a los costos y gastos del viaje.
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