Investir em viagens empresariais é essencial para abrir os horizontes da sua marca, fazendo com que ela seja mais conhecida e ganhe destaque no mercado. A experiência desse empreendimento agrega muito valor aos seus colaboradores, mas, antes de arrumar as malas, lembre-se de planejar todos os objetivos com muita prudência. Para que tudo aconteça como o planejado, é necessário estar precavido contra imprevistos, além de deixar a empresa em ordem durante sua estadia.
Nesse sentido, é muito aconselhável que você saiba como evitar fraudes em viagens corporativas para não passar sufoco nesse empreendimento. Desenvolvemos este guia no intuito de ajudar você com as melhores dicas para viajar seguro. Confira o conteúdo completo!
Qual é a importância de se evitar fraudes em viagens corporativas?
Livrar-se de fraudes durante uma viagem a negócios é um ponto que deve ser levado muito em consideração na hora de implementar uma política de reembolso eficaz. Caso você ainda não saiba, existem diversos riscos que devem ser ponderados antes de realizar um investimento desse tipo.
Um exemplo de fraude que pode acontecer é quando seu funcionário realiza uma transferência de dinheiro e gasta com o consumo pessoal. O mesmo acontece quando ele paga passagens ou jantares a terceiros. Outros tipos de práticas ilícitas também servem de exemplo, como atualizar ilegalmente as normas da política de viagens ou quando um colaborador adere a um serviço mais caro do que foi estabelecido no documento inicial.
Caso você tenha passado por situações semelhantes durante uma viagem, tenha cuidado. Isso quer dizer que chegou a hora de ligar o alerta vermelho e ficar por dentro das melhores dicas para evitar fraudes nas suas viagens empresariais. Continua perdido no assunto? Não se desespere: estar precavido é mais fácil do que você imagina!
Como evitar fraudes em viagens corporativas?
Estar prevenido contra fraudes em despesas reembolsáveis requer a adoção de algumas práticas simples, mas que fazem toda a diferença para sua política de reembolso. A seguir, preparamos um guia com as melhores dicas para você se preparar devidamente para esse risco. Confira!
Invista em ferramentas de gestão
A tecnologia é uma forte aliada para administrar sua viagem corporativa, e você deve contar com aplicativos que facilitem essa gestão. Existem diversas ferramentas que foram desenvolvidas para maximizar os procedimentos de prestação de contas e reembolso empresarial.
Elas farão o trabalho pesado por você de maneira rápida, prática e segura. Esses softwares são capazes de realizar o processo de prestação de contas digitalmente e em tempo real, automatizando o serviço e evitando que seus colaboradores percam comprovantes fiscais. Isso é o que podemos chamar de transparência, não é mesmo?
Além das vantagens citadas, ainda é possível delimitar um valor fixo para despesas e classificá-las como reembolsáveis. Ao utilizar essas ferramentas, você também poderá gerar relatórios que forneçam dados relevantes para a gestão financeira, o que aprimora consideravelmente seu controle de gastos.
Existem alguns aplicativos que são projetados com a função GPS, a qual pode ser utilizada para armazenar o trajeto percorrido em viagens empresariais e proporcionar a transmissão ao vivo dessa informação para os gestores.
Desenvolva uma política clara para viagens
Formalizar uma boa política para viagens corporativas promove diretamente a redução de fraudes durante o reembolso. Assim, desenvolver normas claras para esse tipo de procedimento significa que você está impondo limites para seus contribuidores não cometerem excessos.
Essa política de reembolso é, na realidade, um regulamento voltado para os funcionários da sua empresa e deve conter tudo o que eles precisam saber antes de arrumar as malas. Apesar disso, lembre-se de que você deve proporcionar conforto, mas sem bancar gastos excessivos.
Uma boa dica é estipular o limite fixo de despesas para viagens nacionais ou internacionais e esclarecer, sem deixar margem de erro, que a empresa não arcará com as excedentes.
Existem diversos benefícios em se desenvolver boas normas para reembolso, inclusive deixar o processo mais rápido e eficiente, além de torná-lo justo e transparente. Uma boa política para viagens proporciona tranquilidade aos colaboradores e evita fraudes durante o embarque.
Emita relatórios automatizados
Emitir relatórios automatizados é uma maneira de investir em tecnologia e aprimorar sua segurança contra golpes. Diversos aplicativos permitem realizar o registro das despesas diretamente pelo smartphone e exportá-los em arquivos detalhados.
Gerar relatórios desse tipo manualmente é um procedimento demorado e que causa dor de cabeça para os gestores. Implementar ferramentas para automatizar esse processo auxiliará na administração financeira, proporcionando o controle dos gastos de qualquer lugar que você estiver.
Relatórios digitais são bem mais difíceis de serem fraudados, o que garante que sua política de reembolso seja devidamente cumprida e sua empresa arque somente com os gastos estipulados a priori. Assim, fica bem mais fácil de monitorar a parte financeira da viagem.
Adotar uma ferramenta digital para gerenciar as despesas reembolsáveis do seu negócio evita a má fé de quem deseja atrapalhar o investimento e garante que tudo aconteça da maneira como foi planejado.
Você, que está à procura dos melhores softwares de gerenciamento para despesas reembolsáveis, deve ficar por dentro da Argo Travel. Nós temos a melhor solução em aplicativos para quem deseja ganhar tempo na hora de solicitar uma viagem.
Nossa ferramenta é totalmente adaptada para qualquer política e processo interno que sua empresa possa ter. Ela controla os gastos referentes ao embarque, à estadia ou a qualquer outro encargo dos seus colaboradores, evitando fraudes e proporcionando o que existe de melhor em gestão de viagens. Com esse software, você conseguirá automatizar as reservas da passagem e adiantar a locação de carros, por exemplo.
Basta que você realize a reserva dos serviços e valores desejados de acordo com nossos termos de adesão. Dessa maneira, você será notificado de cada detalhe, como as tarifas médias e o histórico de reservas, podendo avaliar e escolher a melhor opção para seu caso.
Pensando em como evitar fraudes durante a viagem corporativa? A Argo garante a segurança e o armazenamento dos seus dados, salvando o conteúdo na nuvem, o que possibilita gerar relatórios e viabilizar a integração de processos.
Quer conhecer a melhor ferramenta para gerenciar as despesas reembolsáveis da sua empresa? Entre em contato com a Argo Solutions. Temos a solução ideal para o seu caso!
