As empresas precisam rastrear seus custos e fluxos de receita para criar um orçamento preciso e um plano de negócios eficaz. Um aspecto importante que afeta os orçamentos é o centro de custo, que é uma função dentro de uma organização que não gera dinheiro diretamente.
Compreender os centros de custo pode dar a você uma visão de como a sua empresa é organizada e como ler as demonstrações financeiras que usam a contabilidade baseada em regime de competência. Neste artigo, nós explicamos o que é um centro de custo, por que ele é importante e como funciona. Acompanhe!
O que é um centro de custo?
Cada empresa conta com áreas que controlam e otimizam os processos de negócios de várias maneiras para melhorar indiretamente a lucratividade. Essas áreas demandam investimentos para funcionar, mas não geram lucro diretamente. Geram valor ao negócio, custando dinheiro para operar, e é daí que vem o nome centro de custo.
Os centros de custo são parte integrante de um negócio em crescimento, uma vez que muitos dos setores envolvidos lidam com as despesas da empresa. Assim, é importante acompanhar de perto esses centros de custo para sua eficiência operacional, a fim de garantir que sejam benéficos para o negócio.
Quais são as vantagens para a empresa em adotá-lo?
Imagine que seu custo seja identificado apenas como despesas com vendas, gerais e administrativas. Quem é o responsável por esse custo? O CEO. Ele não pode passar a responsabilidade para o gerente, pois todos os custos são agrupados. É difícil identificar quais unidades de desempenho podem ser melhoradas em sua eficiência. Se você tem uma ferramenta que pode ajudá-lo a tornar seu trabalho muito mais fácil, você não aceitaria? É isso o que o centro de custo permite. Mas vamos falar de outros benefícios agregados.
Facilita o controle financeiro
Usar o centro de custo como estratégia de finanças corporativas garante um gerenciamento das atividades do negócio mais eficaz, já que cada processo é analisado clara e objetivamente. Para os gestores, isso significa ter uma visão holística dos parâmetros financeiros de cada área da empresa.
Reduz custos
Outro benefício de uma boa estratégia de centro de custo é a possibilidade de desenvolver os processos corporativos de forma mais produtiva, além da identificação de áreas que estão gastando mais do que o necessário. Por meio dessas análises, é possível redefinir o planejamento financeiro, aumentando o investimento em áreas mais estratégicas e, assim, reduzir custos.
Auxilia na tomada de decisão
Operando a partir de uma estratégia de centro de custo, é possível ter mais precisão nas análises do desempenho do seu negócio, o que, por sua vez, garante que os líderes da empresa gerenciem a tomada de decisão de forma mais inteligente e informada.
Como implementar o centro de custo na empresa?
As despesas da empresa podem ser divididas e rastreadas de várias maneiras. Às vezes, podem ser multidimensionais. Nesse sentido, os centros de custo podem ser criados e contabilizados:
- com base na localização para rastrear despesas incorridas em cada cidade de operação;
- baseados na linha de produção;
- com base nas áreas da empresa;
- por produto ou marca individuais.
Eles são mantidos na contabilidade financeira da empresa, e cada unidade organizacional receberá um padrão ou herdará um centro de custo da unidade organizacional de supervisão.
Naturalmente, o objetivo principal de um centro de custo é rastrear os gastos de uma função específica no negócio. Aqui está um exemplo: digamos que o setor de suporte ao cliente seja tratado como uma unidade separada. Se esse centro de custo específico não existisse, a empresa precisaria separar todas as despesas manualmente de cada área para descobrir quanto gastou a unidade de atendimento ao cliente. Isso pode resultar em semanas ou até meses de atraso.
Outro exemplo poderia ser o rastreamento de quilometragem e a transformação da área em um centro de custo (nesse caso, um setor de viagens, por exemplo). Isso permite que a empresa monitore separadamente todas as milhas, viagens e despesas (T&E), por ser um centro de custo exclusivo.
As empresas podem acessar facilmente as nuances dos relatórios de despesas via web e por aplicativos móveis. Esses centros de custo automatizam essencialmente o processo acima, em que a administração pode medir, orçar e controlar os custos de cada função específica que a empresa executa. Da mesma forma, a incorporação de centros de custo em um software de gerenciamento de despesas automatizado pode melhorar ainda mais isso.
Uma empresa pode alavancar seus centros de custo com um enorme potencial ao se integrar a um software de gerenciamento de despesas. Sem mencionar que também é possível obter dados de despesas essenciais sobre tendências e hábitos de gastos.
Por que integrar centros de custo com um software de gestão de despesas corporativas?
Como mencionamos acima, a integração de centros de custo em um software de gestão de despesas automatizado pode remover outro obstáculo no processo: a intervenção humana. Isso não é tudo. Há outros benefícios em fazer isso. Vamos dar uma olhada abaixo:
- tudo acontece em uma plataforma: seja contabilidade gerencial ou financeira, você pode executar todas as ações em um painel;
- reconciliação de cartão corporativo: softwares de gestão de despesas automatizam todo o processo de gestão de cartões de crédito corporativos e também fornecem controle e visibilidade completos;
- insights mais significativos sobre os gastos: quando os centros de custo estão em causa, torna-se necessário controlar cuidadosamente todas as despesas pertencentes a eles para dar uma visão geral das despesas comerciais. Esses softwares são capazes de fornecer tais percepções valiosas aos respectivos usuários.
A Argo Expense, por exemplo, facilita a gestão orçamentária, o reembolso de colaboradores de forma ágil e a geração de relatórios de forma descomplicada, tudo isso dentro das políticas da empresa.
Em resumo, o centro de custo é uma ferramenta utilizada para rastrear despesas para aumentar a eficiência das operações da empresa e, assim, aumentar os lucros. Ele também fornece aos gerentes uma direção e responsabilidades claras para gerenciar seu desempenho dentro da alocação orçamentária dada.
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