Fazer uma boa gestão de despesas não é apenas algo importante, mas crucial. Essa prática permite a construção de um negócio saudável e rentável, além de possibilitar o crescimento lucrativo das vendas. O ponto aqui é: como fazer uma ótima gestão de despesas?
Em essência, é preciso de planejamento, execução e controle. Ou seja, você deve planejar seus gastos e avaliar os investimentos mais oportunos; depois, agir para eliminar os gastos que não são estratégicos e manter o que é importante. Ainda deve controlar os resultados e registrar tudo o que é feito. Um bom software de gestão facilita essas e outras etapas.
Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no assunto. Explicamos quais são os desafios da gestão de despesas e como otimizá-la dentro da sua empresa. Continue!
Afinal, quais são os principais desafios da gestão de despesas?
Existem muitos desafios que merecem ser citados. Eles podem variar, dado o segmento de atuação do negócio e o departamento que está gerenciando a despesa, entre outras coisas.
O primeiro — e mais importante desafio — é criar uma sólida mentalidade de controle. Sua premissa é a seguinte: todas as saídas de caixa, não importando o seu tamanho, devem ser registradas. Sem a prática meticulosa do registro, fica difícil fazer gestão de despesas.
Outro desafio é o da conscientização. Todos os profissionais, sobretudo os líderes de equipe, devem compreender que o assunto é sério. Também devem comprometer-se com pequenas economias e entender que o controle de gastos é uma necessidade, não uma desconfiança.
Ainda é possível citar o desafio da falta de meios. Por vezes, todos têm consciência de que o tema é importante e que cada despesa merece registro, mas não existe um canal adequado para isso. Logo, cabe ao gestor adotar tecnologias que facilitem a gestão das despesas.
O correto é que cada gestor financeiro avalie os desafios presentes na sua empresa e busque estratégicas capazes de eliminá-los. Assim, em pouco tempo, pode obter grandes resultados.
Como otimizar a gestão de despesas dentro da sua empresa?
Na prática, gestão de despesas depende de dedicação, estratégia e boa tecnologia. Todos os profissionais da empresa, a partir do CEO, devem tratar o assunto com seriedade, bem como com perspicácia para fazer com que as despesas trabalhem em favor da empresa — e nunca o contrário. Adiante, apresentamos 5 dicas para otimizar sua gestão de despesas. Continue!
Saiba quais despesas não são estratégicas
Primeiro, que fique claro: nem toda despesa é algo ruim. Algumas contam com um alto índice multiplicador e podem beneficiar bastante o negócio. Uma viagem de negócios, por exemplo, pode reforçar o caixa da empresa. O mesmo vale para custos com marketing.
Nesse caso, há o chamado gasto estratégico. Infelizmente, nem todos os gastos são assim. Também existem os não estratégicos — são despesas com impostos, taxas, aluguel, conta de água e energia, entre outras. Essas, sim, precisam ser reduzidas sempre.
Estabeleça um teto para suas despesas
Outra tática é ter um teto de gastos, que é o máximo que você e sua equipe podem gastar, salvo eventos não recorrentes. Na medida em que o teto é definido e compartilhado, todos começam a encarar suas despesas como trade-off (uma escolha do tipo ou-ou).
Sem um texto fixado, diante de uma nova despesa, um funcionário pode pensar: bom, há mais recursos financeiros, então posso fazer essa e aquela compra. Com o teto, a mentalidade é outra: se eu gastar aqui, não posso gastar ali; então, é isso ou aquilo, pois existe um limite.
Existem muitas maneiras para definir um teto de gastos. O mais recomendado é estudar seus últimos relatórios contábeis (como DRE, BP e DFC), depois estabelecer um limite que seja aceitável, mas não confortável demais. Assim, você estimula a redução de despesas.
Tenha um sistema eficiente para o registro
Tanto para definir seu teto de despesas quanto para avaliar o que é estratégico (e o que não é), faz-se necessário um ótimo registro das contas. Tudo o que sai do seu caixa, independentemente do valor nominal, deve ser registrado. Sem isso, é muito difícil chegar a conclusões precisas.
Nesse caso, o ideal é buscar por um sistema de gestão de despesas. Com ele, é possível registrar as despesas efetuadas, avaliar a prestação de contas, reembolsar os profissionais e verificar o histórico de tudo o que foi gasto. Desse modo, há um controle muito superior.
Mantenha toda a sua equipe treinada
Ainda é importante considerar o nível de qualificação e orientação da sua equipe. Na medida em que os profissionais desconhecem o orçamento da empresa, as políticas e o teto de gastos, tendem a gastar mais e se preocupar menos com a qualidade do gasto.
Portanto, aproveite para treinar sua equipe. Reúna seus profissionais, explique por qual razão o assunto é importante e como ele é capaz de preservar a saúde financeira do negócio. Apresente, também, as práticas que são dignas e devem ser adotadas no expediente.
Na medida do possível, estabeleça estímulos para que seus funcionários sintam-se mais influenciados pela saúde financeira do empreendimento. Bonificações e participação nos resultados e lucro (PRL) são bons exemplos disso. Assim, o engajamento será alto.
Qual é a importância da implementação de boas tecnologias?
Para finalizar, vale ressaltar a relevância da tecnologia. Softwares de ponta digitalizam e potencializam todo o fluxo de trabalho, assim como automatizam algumas tarefas e facilitam o acesso a relatórios de despesas. Desse modo, o gestor tem acesso a mais informações.
Um bom exemplo é o software de gestão de despesas corporativas da Argo. Ele permite o registro das despesas, o reembolso dos funcionários, a emissão de relatórios, a solicitação de novas contas e a aprovação pelo gestor. Logo, possibilita um controle de ponta a ponta.
Enfim, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se de que existem muitos desafios na gestão de despesas, como a falta de controle e conscientização. Para melhorar sua gestão, é interessante avaliar quais despesas são estratégicas, definir um teto de gastos e treinar sua equipe de trabalho. Também é importante contar com um bom software, como o da Argo.
Gostou do artigo? Aproveite, agora, para entrar em contato conosco e avaliar como podemos ajudar sua empresa para melhorar a gestão de despesas. Vamos lá!