Você, que trabalha há muito tempo na empresa e tem que lidar com despesas reembolsáveis precisa saber tudo sobre recibo de reembolso. Esse é um documento muito importante para o seu negócio, pois, por meio dele, evita-se fraudes e garante-se o pagamento correto dos valores a serem reembolsados aos funcionários. Nesse sentido, ter ao seu alcance aplicativos para otimizar processos relacionados ao reembolso de despesas é essencial.
Desenvolvemos este texto especialmente para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Não perca a chance de se atualizar quanto às principais novidades relacionadas ao tema. Confira agora o conteúdo completo!
O que é para que serve um recibo de reembolso?
Viagens a trabalho, seja simplesmente para visitar clientes ou mesmo desembarcar em um destino internacional, são investimentos que requerem um regulamento que inclua responsabilidade e obrigações da empresa e dos funcionários. Ressarcir os seus colaboradores é um exemplo desses compromissos com o qual o negócio deve arcar.
Sendo assim, essa questão é um dos maiores comprometimentos da sua instituição perante os funcionários em viagens corporativas. Isso quer dizer que deve haver uma política de reembolso que deixem claras as despesas que a empresa tem a obrigação a ressarcir. Ela deve incluir gastos com deslocamento, refeições, hospedagem e combustível utilizado durante o trajeto.
Por mais diversos que sejam esses gastos, os seus colaboradores têm a responsabilidade de comprová-los para que o processo de reembolso aconteça de fato. Notas fiscais e recibos são essenciais nesse momento, e os funcionários têm a obrigatoriedade de apresentar esses documentos para receber o reembolso.
No momento em que a empresa realiza o ressarcimento do valor, é imprescindível e comum gerar um recibo de reembolso, que comprove o procedimento. Esse é um fator fundamental para que a organização esteja resguardada contra fraudes, além de evitar que sejam realizados pagamentos a mais.
Seja escrito a mão, seja impresso, o recibo de reembolso é um documento que necessita da assinatura do respectivo colaborador que recebeu o ressarcimento. Nele, devem constar todos os dados sobre as despesas que serão reembolsadas, assim como os do funcionário e da empresa, além da data em que foi realizado o pagamento.
Lembre-se de que, quanto mais automatizado é o processo de reembolso, mais benefícios o seu negócio terá em relação a fraudes e atrasos. Utilize aplicativos para otimizar o reembolso de despesas e proteja a sua empresa.
Como otimizar o processo de reembolso na sua empresa?
Agora que você sabe o que é e para que serve um recibo de reembolso, prepare-se para aprender como melhorar o reembolso do seu negócio. Confira, a seguir, as principais dicas que preparamos para você!
Defina os tipos de documento
Definir quais são os tipos de documentos que servirão para comprovar as despesas reembolsáveis é responsabilidade do gestor durante a elaboração da política de viagens corporativas.
Geralmente, esses comprovantes apresentam os dados relativos ao gasto, como a descrição da mercadoria ou do serviço, o valor da compra e a maneira como foi realizado o pagamento. Os principais documentos que são aceitos em casos assim são cupons, notas fiscais, recibos e faturas.
Estipule um prazo
É obrigação da empresa estipular um prazo para que os colaboradores entreguem os documentos necessários ao reembolso. Geralmente, o processo que envolve o reembolso de despesas é de responsabilidade do setor financeiro, apesar de esse fator não dispensar o compromisso que os colaboradores devem ter com os prazos e procedimentos.
Além disso, é dever do funcionário exigir um reembolso apenas de despesas relacionadas direta ou indiretamente com o trabalho durante a viagem.
Fique atento à lei
Existem diversas leis referentes aos pedidos de reembolso. Isso significa que a empresa e o colaborador devem estar cientes quanto ao conteúdo da legislação. Dessa maneira, fica assegurado, no final das contas, que a empresa arque apenas com as despesas que sejam do seu interesse. Estar atento ao que a lei estabelece evita problemas com o regulamento trabalhista — e isso exige que você desenvolva uma boa política de reembolso.
Comunique as regras de forma clara
A principal dica para você fazer valer a política de reembolso da empresa é comunicar com clareza as respectivas diretrizes que a norteiam. O motivo desse fato é simples, pois dar espaço para ambiguidades nesse regulamento é abrir brechas para um colaborador mal-intencionado tirar vantagem da situação.
O grande exemplo desse tipo de situação é aquele funcionário que viaja a fim de realizar um curso e aproveita da situação para gastar dinheiro indevidamente e mais do que o necessário em hotéis e restaurantes. Esse é o típico indivíduo que não vai se preocupar quando voltar, pois a empresa arcará com todas as despesas.
Por esse motivo, é importante desenvolver e deixar bem clara a sua política de viagens e reembolso. Estabelecer limites para esses gastos é uma ótima maneira de economizar e manter a saúde financeira do seu negócio.
Conte com a tecnologia
Contar com tecnologia para automatizar o processo de reembolso é a maneira mais adequada para evitar fraudes, facilitar e agilizar todos os procedimentos correlatos. Existem plataformas muito eficientes que permitem a leitura automática de notas e recibos por meio da digitalização de tais documentos, preenchendo automaticamente os dados necessários.
Esses aplicativos também agilizam o processo de aprovação das despesas reembolsáveis, graças à mobilidade e portabilidade de tais softwares. Isso significa que ferramentas oferecidas por empresas, como a Argo, disponibilizam uma plataforma digital para você acompanhar os gastos dos seus funcionários de qualquer lugar e a qualquer momento, possibilitando a geração de relatórios de despesas em tempo real.
Esses softwares amenizam significativamente o trabalho duro realizado pela empresa, contribuindo para a precisão dos procedimentos de reembolso. Nosso Argo Expense oferece todas as vantagens de um aplicativo mobile voltado para aprovação e cadastro de despesas.
Com ele, você terá mais controle das solicitações de reembolso, além de poder acompanhar a prestação de contas do cartão corporativo. Seja capaz de conferir o fluxo de pagamentos dos seus colaboradores utilizando a nossa ferramenta.
Como escolher o software para gestão de reembolso?
Como explicado, usar a tecnologia a seu favor é um passo muito importante, pois gera mais velocidade e automação. Entretanto, é preciso fazer uma boa análise das ferramentas disponíveis, avaliar seus pontos fortes e fracos, assim como as necessidades da empresa. Pensando nisso, neste tópico, explicamos os pontos que você deve considerar na análise.
Não olhe apenas para o preço
Primeiramente, não caia no erro de considerar apenas o preço da ferramenta. Lembre-se do velho ditado: o barato pode sair caro. Ao olhar apenas para o preço, você desconsidera várias outras coisas críticas, por exemplo, o grau de automação da ferramenta, a profundidade das soluções propostas e a capacidade de cobertura das verdadeiras demandas da sua empresa.
O melhor, nesse caso, é avaliar a relação custo-benefício. Considere o que o software agrega ao seu sistema de reembolso e quanto ele custa. Normalmente, vale a pena pagar um pouco a mais e ter uma tecnologia realmente útil e adequada ao seu modelo de negócio.
Avalie a profundidade da solução
Outro ponto importante é avaliar a profundidade da solução. Será que ela realmente atende às demandas da empresa? Será que ela pode acompanhar o crescimento do negócio? Se não, existe um problema. Boas tecnologias de reembolso são profundas, frequentemente dedicadas ao assunto e capazes de acompanhar as novas exigências do trabalho diário.
Algumas tecnologias, como planilhas eletrônicas ou sistemas generalistas, não são assim. Eles podem ser utilizados em muitas situações, mas não foram desenvolvidos para a gestão dos reembolsos e, por consequente, não dão vazão ao trabalho que deve ser feito.
Considere o nível de automação
Automação é uma palavra cada vez mais frequente nas empresas. Isso é muito bom, pois os gestores podem deixar o trabalho burocrático a cargo de robôs inteligentes e focar no que é mais estratégico. Na gestão de reembolsos, também é assim. À medida que você automatiza a rotina burocrática, tem mais tempo para focar e cuidar de outras coisas.
Por esse motivo, avalie a capacidade de automação do software de gestão do reembolso. Pergunte-se: ele cria um fluxo de trabalho útil para a empresa, algo que possa ser customizado à realidade das equipes e automatizado? Se sim, é um ótimo sinal. Se não, talvez seja melhor pesquisar mais e encontrar uma tecnologia que coloque seu negócio na vanguarda.
Faça uma demonstração gratuita
Antes de escolher uma tecnologia, a demonstração da sua aplicação é muito útil. Assim, conseguirá avaliar sua aplicação prática, identificar suas verdadeiras funcionalidades e o grau de melhoria do trabalho diário. Se você não tem nenhum contato com a tecnologia antes da aquisição, terá mais chances de se arrepender depois e cancelar a compra — o que não é bom, pois custa tempo, energia e dinheiro tanto seu quanto do fornecedor.
Portanto, solicite uma demonstração e tire suas principais dúvidas com o representante da ferramenta. Veja como, na prática, ela pode somar valor ao seu empreendimento, melhorar o trabalho diário, reduzir a burocracia no pagamento de reembolsos e maximizar o grau de transformação digital do empreendimento. Assim, terá mais chances de acerto na escolha.
Quais documentos podem ser apresentados para solicitar o reembolso?
Os documentos que podem ser apresentados pelo colaborador e aceitos pela empresa para fazer o reembolso consistem em qualquer comprovante de despesa. Por exemplo, quando o colaborador janta em um restaurante e faz o pagamento com cartão, ele receberá um cupom fiscal indicando que quitou a compra por esse meio.
De forma geral, esses documentos devem apresentar informações como nome do fornecedor, data da transação, descrição do que foi adquirido, forma de pagamento e valor. Entretanto, saiba que é fundamental que uma lista de documentos aceitos esteja prevista na política de reembolso da empresa.
Outro detalhe está no fato de ser essencial que o colaborador tenha atenção redobrada na solicitação dos documentos aos prestadores de serviços ou estabelecimentos. Sempre que ele fizer uma compra, por exemplo, é importante que ele peça a segunda vida da compra, o cupom ou nota fiscal etc.
Com isso em mente, veja a seguir quais são os principais documentos que servem como comprovante.
Cupom fiscal
Esses são os papéis emitidos por impressoras de cupom fiscal. Eles são comumente utilizados por diferentes estabelecimentos em que a despesa é paga com cartão de crédito ou débito — como restaurantes —, desde que o colaborador confirme que deseja sua via do pagamento.
Os cupons fiscais são documentos pequenos que trazem informações relevantes como valor de cada item adquirido, local, data e hora, facilitando a análise do pedido pelo negócio. Entretanto, seu tamanho reduzido aumenta a probabilidade de que os colaboradores percam ou sumam o documento, eles também são termossensíveis, o que significa que estragam com maior facilidade.
A melhor solução para evitar que o papel se perca ou estrague é digitalizá-lo. Atualmente, é possível que o colaborador solicite o recebimento do cupom fiscal por SMS, bastando mostrar a mensagem para o negócio.
Há aplicativos que disponibilizam esse documento diretamente no programa. Por exemplo, depois de realizar uma viagem em um aplicativo de transporte (como Uber e 99), pode-se ver o recibo de cada viagem no próprio software.
Nota Fiscal
Assim como o cupom, a nota fiscal apresenta as informações mais relevantes de uma compra e venda, porém, traz dados adicionais como:
- chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- dados do estabelecimento, como inscrição municipal, estadual e no CGC;
- valor total e unitário das mercadorias;
- nome do impressor do documento, endereço, inscrição estadual, entre outros dados;
- discriminação da mercadoria, como marca, tipo, espécie, quantidade, modelo, qualidade e outros elementos.
Outra diferença do cupom fiscal está na forma de emissão. Enquanto o cupom fiscal é emitido por impressoras fiscais, a Nota Fiscal é emitida por um sistema especializado. Quando há compra de um produto, geralmente ele é acompanhado de um Documento Auxiliar da NF-e (DANFE).
Recibo de pagamento
Esse documento comprova que um pagamento foi realizado e geralmente é emitido por profissionais liberais e prestadores de serviço. No entanto, é importante que o documento seja emitido em duas vias para funcionar como documento para reembolso:
- um informará quem fez a compra;
- enquanto o segundo aponta quem realizou o serviço.
Também é importante que o recibo descreva o serviço que foi prestado, valor cobrado, data e hora do serviço, entre outras informações exigidas pela política de reembolso.
Fatura
A fatura do cartão pode ser usada como um comprovante de despesas, mas somente é registrado o nome do estabelecimento e o valor pago, ou seja, podem faltar dados como tipo do produto consumido e quantidade. Isso pode fazer com que os itens não reembolsáveis previstos na política de reembolso não sejam identificados. Uma das estratégias para resolver esse problema é investir em um cartão de crédito corporativo.
Veja, agora você entender o que é recibo de reembolso e como melhorá-lo ao longo do trabalho diário. Lembre-se de que a tecnologia é uma das principais soluções, afinal, gera mais agilidade, precisão e foco no que é estratégico. Por esse motivo, é importante investir tempo e energia na seleção e adoção de um software para gestão de reembolso.
Melhore a gestão das despesas e reembolsos com as soluções Argo! Entre já em contato conosco para saber mais sobre nossas tecnologias!