Você, que trabalha há muito tempo na empresa e tem que lidar com despesas reembolsáveis, necessita saber tudo sobre recibo de reembolso. Esse é um documento muito importante para o seu negócio, pois, por meio dele, evita-se fraudes e garante-se o pagamento correto dos valores a serem reembolsados aos funcionários. Nesse sentido, ter ao seu alcance aplicativos para otimizar processos relacionados ao reembolso de despesas é essencial.
Desenvolvemos este texto especialmente para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto. Não perca a chance de se atualizar quanto às principais novidades no assunto. Confira agora o conteúdo completo!
O que é para que serve um recibo de reembolso?
Viagens a trabalho, seja simplesmente para visitar clientes ou mesmo desembarcar em um destino internacional, são investimentos que requerem um regulamento que inclua responsabilidade e obrigações da empresa e dos funcionários. Ressarcir os seus colaboradores é um exemplo de obrigação com a qual o negócio deve arcar.
Sendo assim, essa questão do reembolso é um dos maiores compromissos da sua instituição perante os funcionários em viagens corporativas. Isso quer dizer deve haver uma política de reembolso que deixe claras as despesas que a empresa tem a obrigação a ressarcir. Ela deve incluir gastos com deslocamento, refeições, hospedagem e combustível utilizado durante o trajeto.
Por mais diversos que sejam esses gastos, os seus colaboradores têm a responsabilidade de comprová-los para que o processo de reembolso aconteça de fato. Notas fiscais e recibos são essenciais nesse momento, e os funcionários têm a obrigatoriedade de apresentar esses documentos para receber o reembolso.
No momento em que a empresa realizar o ressarcimento do valor, é imprescindível e comum gerar um recibo de reembolso, que comprove o procedimento. Esse é um fator fundamental para que a empresa esteja resguardada contra fraudes, além de evitar que sejam realizados pagamentos a mais.
Seja escrito a mão, seja impresso, o recibo de reembolso é um documento que necessita da assinatura do respectivo colaborador que recebeu o ressarcimento. Nele, devem constar todos os dados sobre as despesas que serão reembolsadas, assim como os do funcionário e da empresa, além da data em que foi realizado o pagamento.
Lembre-se de que, quanto mais automatizado é o processo de reembolso, mais benefícios o seu negócio terá em relação a fraudes e atrasos. Utilize aplicativos para otimizar o reembolso de despesas e proteja a sua empresa.
Como otimizar o processo de reembolso na sua empresa?
Agora que você sabe o que é e para que serve um recibo de reembolso, prepare-se para aprender como melhorar o reembolso do seu negócio. Confira, a seguir, as principais dicas que preparamos para você!
Defina os tipos de documento
Definir quais são os tipos de documentos que servirão para comprovar as despesas reembolsáveis é responsabilidade do gestor durante a elaboração da política de viagens corporativas. Geralmente, esses comprovantes apresentam os dados relativos ao gasto, como a descrição da mercadoria ou do serviço, o valor da compra e a maneira como foi realizado o pagamento. Os principais documentos que são aceitos em casos assim são cupons, notas fiscais, recibos e faturas.
Estipule um prazo
É obrigação da empresa estipular um prazo para que os colaboradores entreguem os documentos necessários ao reembolso. Geralmente, o processo que envolve o reembolso de despesas é de responsabilidade do setor financeiro, apesar de esse fator não dispensar o compromisso que os colaboradores devem ter com os prazos e procedimentos. Além disso, é dever do funcionário exigir um reembolso apenas de despesas relacionadas direta ou indiretamente com o trabalho durante a viagem.
Fique atento à lei
Existem diversas leis referentes aos pedidos de reembolso. Isso significa que a empresa e o colaborador devem estar cientes quanto ao conteúdo da legislação. Dessa maneira, fica assegurado, no final das contas, que a empresa arque apenas com as despesas que sejam do seu interesse. Estar atento ao que lei se refere evita problemas com o regulamento trabalhista, e isso exige que você desenvolva uma boa política de reembolso.
Comunique as regras de forma clara
A principal dica para você fazer valer a política de reembolso da empresa é comunicar com clareza as respectivas diretrizes que a norteiam. O motivo desse fato é simples, pois dar espaço para ambiguidades nesse regulamento é abrir brechas para um colaborador mal-intencionado tirar vantagem da situação.
O grande exemplo desse tipo de situação é aquele funcionário que viaja a fim de realizar um curso e aproveita da situação para gastar dinheiro indevidamente e mais do que o necessário em hotéis e restaurantes. Esse é o típico indivíduo que não vai se preocupar quando voltar, pois a empresa arcará com todas as despesas.
Por esse motivo, é importante desenvolver e deixar bem clara a sua política de viagens e reembolso. Estabelecer limites para esses gastos é uma ótima maneira de economizar e manter a saúde financeira do seu negócio.
Conte com a tecnologia
Contar com tecnologia para automatizar o processo de reembolso é a maneira mais adequada para evitar fraudes, facilitar e agilizar todos os procedimentos correlatos. Existem plataformas muito eficientes que permitem a leitura automática de notas e recibos por meio da digitalização de tais documentos, preenchendo automaticamente os dados necessários.
Esses aplicativos também agilizam o processo de aprovação das despesas reembolsáveis, graças à mobilidade e portabilidade de tais softwares. Isso significa que ferramentas oferecidas por empresas, como a Argo, disponibilizam uma plataforma digital para você acompanhar os gastos dos seus funcionários de qualquer lugar e a qualquer momento, possibilitando a geração de relatórios de despesas em tempo real.
Esses softwares amenizam significativamente o trabalho duro realizado pela empresa, contribuindo para a assertividade dos procedimentos de reembolso. Nosso Argo Expense oferece todas as vantagens de um aplicativo mobile voltado para aprovação e cadastro de despesas. Com ele, você terá um maior controle das solicitações de reembolso, além de poder acompanhar a prestação de contas do cartão corporativo. Seja capaz de conferir o fluxo de pagamentos dos seus colabores utilizando a nossa ferramenta.
Aqui, você conferiu tudo sobre recibo de reembolso e recebeu as melhores dicas para otimizar o processo da sua empresa. Não perca tempo e coloque em prática tudo o que aprendeu!
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