Atualmente, com o competitivo cenário de negócios, torna-se cada vez mais necessário investir em tecnologias que permitam incluir inovação aos processos rotineiros das organizações. Constantemente novas facilidades são lançadas no mercado a fim de otimizar o dia a dia corporativo, e muitas delas estão diretamente ligadas à automatização de processos. Esse mecanismo pode estar presente em diversos setores de uma empresa, como compras, recursos humanos, tecnologia de informação e contabilidade.
A automatização de processos não busca substituir a atividade humana, e sim otimizar recursos, facilitar tarefas operacionais, auxiliar na tomada de decisão e permitir que os colaboradores tenham mais tempo para se dedicarem às funções estratégicas do negócio. Por isso, uma empresa que deseja obter vantagem competitiva precisa se manter atualizada e, para implantar essa poderosa ferramenta, é importante entender quais são os seus benefícios.
Pensando nisso, selecionamos 6 vantagens que a automatização de processos pode trazer para o seu negócio. Acompanhe!
1. Redução de custos
Uma das principais vantagens da automatização de processos é a redução de custos. Apesar de ser necessário um investimento inicial, é possível ter o seu retorno em pouco tempo. E, com isso, potencializar os rendimentos e reduzir os custos, seja de operação, de materiais, de instalação, técnicas burocráticas, dentre outros.
Isso porque os recursos automatizados permitem que a empresa atenda a maiores demandas em menos tempo, ou seja, aumente a produtividade e a agilidade dos processos. Também torna possível a relocação dos colaboradores para atividades mais estratégicas e rentáveis, diminuindo as tarefas repetitivas e mecânicas.
Além disso, uma automatização de processos detalhada, bem estruturada e planejada é capaz de identificar os pontos de ineficiência e perdas que impactam as entregas. Com esse mapeamento, os gestores conseguem traçar metas mais objetivas e assertivas para correção, o que também reduz os desperdícios e, consequentemente, os custos.
2. Menor índice de erros
Quanto mais manual for um processo, mais pessoas estão envolvidas no seu desenvolvimento. Com isso, é inevitável que ele esteja mais vulnerável ao erro e que a dificuldade para garantir a segurança e a coerência das informações seja maior. Por mais qualificado e competente que seja um profissional, a margem de erro de uma máquina é muito mais baixa.
Por isso, outra grande vantagem da automatização de processos é a redução do índice de erros. Isso gera um impacto muito significativo nos lucros da organização, pois falhas podem comprometer a prestação dos serviços e a qualidade percebida dos produtos oferecidos, e também ocasionar o retrabalho das tarefas.
3. Rastreabilidade e possibilidade de monitorização
A automatização de processos também permite rastrear e monitorar os processos, pois dispõe de informações seguras, atualizadas e de fácil acesso. Isso concede à organização mais controle sobre todas as etapas e uma visão sistêmica do seu funcionamento.
Com uma boa comunicação, um banco de dados seguro e as informações centralizadas, é possível acompanhar e gerenciar todos os processos em tempo real, de qualquer dispositivo autorizado e de qualquer lugar. Os dados se atualizam constantemente, reduzindo as chances de falhas e retrabalhos. É possível acompanhar os resultados, acessar relatórios gerados por diversos setores, criar uma cultura de qualidade e tomar decisões de forma segura diante dos desafios diários do mercado.
4. Padronização dos processos
A padronização de processos também é outra vantagem oferecida pela automatização de processos. Com ela, os desvios em relação à operação tendem a ser menores, a produtividade não é comprometida e os resultados são satisfatórios. Ter padrões predefinidos para a execução das tarefas também ajuda a eliminar as falhas e a melhorar a qualidade dos processos, produtos e serviços.
A visibilidade da gestão também é beneficiada, pois dessa forma há um maior controle de todas as etapas, facilitando a identificação de pontos fracos e fortes da operação. Torna-se mais fácil tomar decisões certeiras e repetir bons resultados. Tudo isso impacta diretamente a produção da empresa, que consegue ser mais eficiente, confiável e rentável.
5. Segurança dos dados
Ao utilizar uma ferramenta ou software de automação de processos para gerenciar um banco de dados eletrônico, sua segurança é aumentada significativamente. Isso porque os riscos de perdas e danos das informações, seja total ou parcial, são quase anulados. O sistema é capaz de coletar e armazenar mais dados, fazer backups programados dos arquivos, e centralizar todos eles em um único local.
Além de proporcionar maior segurança aos dados, também permite maior precisão e confiabilidade das informações, afetando a tomada de decisão, a agilidade na identificação de falhas e suas possíveis soluções. É possível obter grandes ganhos financeiros e operacionais, ter mais acesso à informação e uma melhor comunicação interna na organização.
6. Informações e sistemas integrados
A centralização das informações é outra grande vantagem da automatização de processos. Criar um ambiente em comum para os colaboradores previamente autorizados facilita a troca e o acesso aos dados, gerando rapidez e eficiência no processamento e análise das informações, melhorando a comunicação interna e evitando atrasos nas tarefas.
Com isso, é possível elaborar relatórios de forma mais rápida, segura e em tempo real, prever e identificar possíveis falhas que poderão comprometer o tempo de execução das atividades, tomar decisões mais assertivas, encontrar soluções mais eficientes e manter um fluxo de trabalho mais efetivo.
Além disso, os sistemas de diversos setores também podem ser integrados com a automatização de processos. Por exemplo, o time de Recursos Humanos pode acessar e analisar indicadores da equipe de Finanças. Informações concedidas pela equipe de marketing podem ser de interesse da área de finanças. E outras tantas possibilidade que, se bem empregadas, trazem grandes ganhos para a organização.
Como foi possível perceber, a automatização de processos possibilita não só que a empresa se adeque às novas necessidades e tecnologias de mercado, mas também que o negócio produza mais com menos, de forma ágil, qualificada, segura e inteligente. Com isso, a organização obtém vantagem competitiva e excelência em seus resultados, além de melhorar significativamente o ambiente de trabalho.
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