Ao se deslocarem em viagens corporativas, os colaboradores de uma empresa carregam muitas preocupações relativas ao compromisso profissional. Para aliviar certas dificuldades com questões secundárias, já existem ferramentas que são muito bem-vindas. Uma dessas alternativas é a contratação de um online book tool.
Atualmente, existem diversas opções dessa ferramenta disponíveis no mercado. Nem todas, porém, podem atender às necessidades básicas da sua empresa. Sabendo disso, separamos neste artigo, algumas dicas sobre o que você deve considerar no momento de contratar um OBT — ferramenta capaz de gerar economia, trazer autonomia, praticidade e agilidade na gestão de viagens a trabalho.
Continue lendo e saiba como fazer a melhor escolha!
O que é online book tool?
Na tradução para o português, online book tool significa “ferramenta de reservas online”, portanto, seu nome já revela sua função: um sistema online em que é possível centralizar todas as ferramentas essenciais para a organização de uma viagem corporativa, tornando tudo mais fácil e prático. Nos OBTs, pode-se realizar tarefas como:
- acompanhamento em tempo real do colaborador que viajou;
- confirmação de agendamentos;
- comparação de hotéis e voos;
- compras de passagens;
- reservas de diárias.
Tudo isso sem a necessidade de intermediação de terceiros, como agências de viagens, sites de reservas de hotéis, entre outros meios ultrapassados de reservar diárias em hotéis.
Quais as vantagens de adotar o OBT?
Com a centralização das informações e a economia de tempo e dinheiro, o OBT torna-se viável. Isso porque será possível comparar preços e ainda automatizar processos burocráticos das viagens corporativas.
Além disso, é garantida uma maior transparência e coleta de dados, já que as ferramentas costumam disponibilizar métricas e relatórios sobre os processos de viagens corporativas. Isso ajuda a evitar ruídos de comunicação, erros e fraudes.
Além destas vantagens, há outras igualmente importantes. Conheça-as!
Facilita a criação de uma Política de Viagens
Muitos online booking tools permitem que a organização incorpore sua Política de Viagem como diretriz que o sistema deve considerar. Com isso, consegue-se impedir determinadas ações ou enviar notificações se as regras da política definida forem descumpridas.
Assim, é possível evitar o desperdício de dinheiro ou que ações não sejam condizentes com as determinadas pela empresa sejam realizadas. Por meio da política de viagens, o colaborador consegue, por exemplo:
- estabelecer um teto para os gastos com passagens aéreas;
- definir os modelos de carros que podem ser locados pelos funcionários ou os valores para gastos com automóveis previamente estipulados;
- definir um prazo mínimo (em dias) para solicitar viagens por equipes externas da empresa;
- determinar tetos de gastos para diárias e por cidades.
Melhora a logística
O online book tool melhora a logística da empresa por aumentar a autonomia na geração e no gerenciamento de reservas como melhor convier. Com isso, os próprios funcionários podem planejar as próximas viagens, desde que os gestores estejam cientes de tais deslocamentos.
Quando for necessário fazer alguma alteração no processo da viagem, basta que o gestor ou colaborador acesse o sistema e faça as modificações por meio da plataforma. Com isso, não será preciso entrar em contato ou esperar por respostas outras pessoas, o que pode representar gasto desnecessário de tempo e de recursos, além de gerar fatores de estresse em todos os envolvidos.
Permite aprimorar os relatórios
Com a ferramenta, é possível fazer relatórios mais precisos e completos. Esse é um grande benefício já que muitos desses documentos se configuram como as fontes principais de consulta de despesas para um gerenciamento completo.
Isso porque, os arquivos detalhados possibilitam levantar aspectos que precisam ser melhorados durante as viagens a trabalho, sempre visando a redução de custos e um maior emprego dos recursos empresariais.
Otimiza a utilização de recursos financeiros
Configurar o sistema para encontrar as melhores condições, respeitando o que foi definido na diária de viagem ou para a ajuda de custo, é uma das grandes vantagens do OBT. Dessa forma, um online book tool eficiente permite aos colaboradores planejarem seus deslocamentos, eliminando a necessidade de contratar intermediários de terceiros ou, ainda, contratar profissionais exclusivamente para resolver administrar os recursos financeiros.
Além disso, os gestores recebem informações detalhadas sobre como os viajantes estão utilizando cada recurso durante a viagem. Com isso, é possível traçar estratégias que permitam economizar ainda mais.
Facilita a comparação de preços
As plataformas Online Booking Tools reúnem tudo o que o funcionário precisa durante a viagem. Com isso, fica mais fácil para o viajante visualizar os dados e fazer ótimos comparativos de preços em serviços diversos.
Assim, pode-se comparar o valor de quartos de hotéis, encontrar ofertas de voos entre outros serviços. Além disso, é possível fazer cotações e sanar dúvidas para avaliar o custo-benefício de várias categorias, fazer as melhores escolhas e não ultrapassar o orçamento atribuído para a viagem.
Oferece maior autonomia para a equipe
No OBT, cada funcionário pode acessar a sua própria “aba de viagens”. Com isso, os colaboradores conseguem acompanhar quais critérios devem ser adotados durante a viagem.
Dessa forma, se ocorrerem descumprimentos de tarefas, o gestor será informado por meio das ferramentas que algum membro da sua equipe ou cometeu alguma falha durante o deslocamento enquanto estava viajando.
Aprimora a gestão de tempo
O online book tools permite fazer o registro de todo o deslocamento, da pesquisa de passagens até a volta do colaborador. Com isso, os erros e os reajustes são muito menores, pois o sistema é automatizado garantindo maior agilidade e precisão para escolher os bilhetes.
Além disso, com um simples clique no sistema, todos os detalhes da viagem são mostrados. Enfim, as etapas de e-mails, ligações e perda de tempo são eliminadas.
Possibilita o aumento da produtividade
Quando uma empresa aumenta sua produtividade, consegue melhorar seus resultados gastando menos. Com um sistema completo como um online book tools, o funcionário pode focar apenas em seus objetivos enquanto está viajando a trabalho — o aumento do rendimento logo fica evidente.
Além disso, organizar processos por meio do sistema ainda evita que se perca tempo em deslocamentos desnecessários ou com atividades extras que podem causar prejuízos.
Permite a integração com outros sistemas
Algumas OBTs podem ser integradas com o sistema financeiro e de gestão de custos operacionais. Dessa forma, todas as informações referentes aos gastos com viagens podem ser reunidas na mesma plataforma de gestão.
Com isso, a sua equipe financeira terá maior agilidade ao lidar com as despesas feitas pelos funcionários, inclusive quanto na análise e na verificação de gastos, reembolsos, bem como no cumprimento das políticas da empresa.
Permite a centralização de dados
Por fim, com um processo de online booking tool implementado com sucesso, você poderá ter uma única autorização para todos os recursos de uma viagem, tais como:
- seguro viagem do colaborador;
- serviço de hospedagem;
- passagem aérea;
- outras despesas.
Em síntese, com um OBT você deixará para trás aquelas horas de pesquisas em sites de hotéis, reservas de voos, bem como outras burocracias necessárias a cada viagem. Além disso, você terá um histórico de informações e valores das viagens já realizadas pelos funcionários em todos os períodos.
Como escolher o melhor online book tool para a sua empresa?
Agora que a definição de online book tool ficou mais clara e você conheceu várias vantagens, saiba como escolher a melhor opção para o seu negócio!
Analise o cenário atual da sua empresa
O primeiro passo para escolher o online book tool é fazer uma análise interna da empresa e saber quais são as principais dificuldades a serem atendidas no momento. Por exemplo:
- falhas de comunicação com fornecedores;
- coleta ineficiente de dados sobre as viagens;
- falta de visibilidade das despesas;
- entre outras.
Com base nesse conhecimento, você consegue escolher a plataforma de acordo com as suas maiores necessidades.
Entenda o que a empresa e os viajantes precisam
Não só as maiores dificuldades devem ser anotadas. É importante também fazer um levantamento das principais funcionalidades que a ferramenta pode entregar segundo o que a sua empresa e os colaboradores precisam.
Assim, é preciso descobrir qual o seu foco, como a coleta de dados ou as melhores opções de reservas e comparação de preços, entre outros. Cada serviço será preferível para objetivos diferentes. Considerando esses pontos, será possível selecionar a opção com mais propriedade.
Considere o seu processo de migração
Uma empresa grande e uma pequena, por exemplo, têm necessidades diferentes no dia a dia. Logo, isso vai influenciar na sua escolha. É possível que você encontre um sistema complexo e cheio de funcionalidades, mas que não são úteis para a sua empresa. Portanto, leve em conta o nível de complexidade dos seus processos para selecionar a ferramenta adequada e ter o melhor custo-benefício.
Pondere sobre a facilidade de uso do sistema
É fato que novas ferramentas exigem um tempo de adaptação e treinamento de todos os que vão usá-la, sobretudo as que apresentam diversas funcionalidades. E se, além disso, a ferramenta for de difícil utilização, esse já demorado processo ficará ainda mais complicado. Então, cheque se o software OBT é fácil de operar antes de contratá-lo para a sua empresa. Isso fará toda a diferença na habituação dos seus colaboradores.
Cheque a possibilidade de integração com outros sistemas
Uma última dica é checar se a ferramenta dispõe de integração com outras que a sua empresa já utiliza no seu dia a dia, como o ERP e o CRM. Este é um grande diferencial, pois ele vai facilitar a adaptação do novo serviço ao seu negócio. Sendo assim, escolha fornecedores de online book tool que prestam consultoria e ajudam nessa incorporação de softwares. Dessa forma, a transição será tranquila e efetiva.
Agora que você já descobriu as vantagens e as dicas para escolher o melhor online book tool, é fundamental que a empresa se empenhe em pesquisar em fazer um estudo com a TMC – Travel Management Company (em português: Empresa de Gerenciamento de Viagem) que você confie, para escolher o OBT ideal para a sua realidade.
Gostou de saber mais sobre como escolher o online book tool para a sua empresa? Então deixe um comentário sobre sua experiência com o assunto ou alguma dúvida que restou!
