Você, que trabalha há bastante tempo na sua empresa e apresenta um alto volume de despesas reembolsáveis, necessita saber a diferença entre vale-combustível e reembolso. Neste texto, abordaremos as principais características desses benefícios, além de dar dicas de como gerenciar os valores a serem pagos aos colaboradores.
Pagar o combustível dos seus funcionários durante viagens corporativas ou atividades extras é dever da empresa. Não perca a oportunidade de aprender mais sobre o tema. Chegou o momento de aprender as principais diferenças entre vale-combustível e reembolso. Confira o conteúdo na íntegra!
Qual é a diferença entre vale-combustível e reembolso?
O vale-combustível funciona como um cartão fornecido pelo contratante com saldo preestabelecido. O cartão é aceito nos melhores postos de gasolina do Brasil, e você poderá manter o seu carro abastecido para viagens corporativas.
Por sua vez, o processo do reembolso acontece depois de o colaborador arcar com o gasto. Ou seja, para que o reembolso seja feito, é necessário que o funcionário pague a despesa, guarde a nota fiscal e entre com o pedido de reembolso na empresa.
Arcar com as despesas relacionadas ao combustível é dever de toda empresa que realiza viagens corporativas. Fique atento ao que diz a lei e mantenha a sua gestão em dia para não sofrer prejuízos mais tarde.
Como gerenciar corretamente o reembolso do combustível?
Agora que você sabe a diferença entre vale-combustível e reembolso, prepare-se para aprender algumas boas práticas de como gerenciar o reembolso dos seus funcionários. Confira!
Determine um período máximo para solicitar o reembolso
Determinar um período máximo para solicitar o reembolso do combustível, após o retorno da viagem, é uma maneira eficaz de garantir a apresentação das notas que comprovam o gasto. O mais comum nas grandes empresas é que o colaborador solicite o reembolso e apresente os comprovantes em até cinco dias úteis após o retorno.
Realize o reembolso apenas após a apresentação dos comprovantes
Esse é um fator que deve ser levado a sério, pois, infelizmente, existem pessoas mal-intencionadas e capazes de cometer fraude. Fique atento e efetive o reembolso apenas quando o seu colaborador apresentar os comprovantes das despesas. Isso é o que podemos chamar de básico quando tratamos de reembolso. Caso contrário, a sua empresa pode sofrer com prejuízos desnecessários, apenas por falta de disciplina.
Utilize tecnologia
Aplicar tecnologia no gerenciamento dos pedidos de reembolso é uma alternativa extremamente eficaz para otimizar o controle de gastos corporativos. Por meio de um aplicativo moderno, o colaborador pode lançar instantaneamente cada despesa despendida em viagens e a sua respectiva nota fiscal. Assim, toda a gestão fica simplificada, e não existe o risco da perda de dados referentes às despesas da viagem.
Caso você não teve a oportunidade de entrar em contato com alguma ferramenta desse tipo, saiba que o Argo Expense é um aplicativo desenvolvido no Brasil, altamente intuitivo de se utilizar e que cabe na tela do seu smartphone. Ele é capaz de armazenar comprovantes fiscais na nuvem, além de gerar relatórios automatizados para você.
Você acabou de aprender as principais diferenças entre vale-combustível e reembolso. Lembre-se de utilizar os melhores aplicativos do mercado para otimizar o processo de reembolso da sua empresa.
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