Muitas vezes, trabalhar com carro próprio é vantajoso tanto para a empresa como para o colaborador. Entretanto, isso pode gerar muitas dúvidas sobre as obrigações do empregador e seus funcionários, sendo importante que todos conheçam as normas legais sobre o assunto.
Ao entender e aplicar essas regras, pode-se evitar problemas na rotina ou conflitos entre o colaborador e a empresa, bem como maximizar os benefícios do uso do carro próprio. Leia este conteúdo para saber quais são essas normas e outros tópicos importantes relacionados.
Quais são as normas para trabalhar com carro próprio?
Não existe uma norma expressa na legislação trabalhista que trata especificamente do uso de veículos próprios para trabalhar. Entretanto, existem algumas jurisprudências sobre o assunto, que são as decisões de juízes e tribunais sobre o assunto.
O Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região (TRT-3) entendeu que a empresa deve ressarcir o funcionário de todos os custos que envolvem o uso do veículo, como combustível e depreciação. Esse foi o mesmo entendimento para o TRT-1, TRT-4, TRT-11, TRT-12 e Tribunal Superior do Trabalho (TST), órgão máximo da justiça brasileira, que trata das leis trabalhistas.
Os juízes baseiam suas decisões no artigo 2º da CLT, que proíbe a transferência de custos da atividade econômica da empresa ao colaborador. Isso também é chamado de princípio da alteridade no meio jurídico.
Como calcular o reembolso de quilometragem?
Um dos gastos mais marcantes que devem ser reembolsados é a quilometragem. Além de ter valor mais elevado no cálculo, é preciso seguir as seguintes etapas:
- identifique todos os gastos, como combustível, pedágio e manutenção que foi necessária;
- com um GPS ou outro aplicativo, calcule quantos quilômetros foram percorridos pelo funcionário e pergunte qual foi o caminho tomado pelo motorista, já que o GPS pode oferecer diferentes escolhas de trajeto;
- calcule a média de quilometragem por litro do veículo, considerando o combustível usado;
- exija comprovantes dos gastos do funcionário, como recibos, cupons e notas fiscais.
Aplicando essas dicas, você conseguirá evitar conflitos com o colaborador, fazer um reembolso justo e elaborar um orçamento mais adequado para as próximas viagens. É recomendável que todo esse processo esteja previsto na política de reembolso da sua empresa. Assim, o colaborador sabe antecipadamente como o cálculo e o ressarcimento dos valores são feitos.
Qual é a melhor forma de gerenciar essa despesa?
Você pode tornar o controle de solicitações de reembolso mais eficiente, otimizado e tornando mais seguro com um software de gestão de despesas. Investir nessa tecnologia especializada trará um grande número de vantagens que impactam positivamente no crescimento da empresa, como:
- rateio de despesas;
- eliminação de erros;
- acompanhamento de pedidos a distância — graças à portabilidade do software;
- configuração de workflow para aprovação de pedidos;
- maior produtividade — como a gestão do reembolso será controlada automaticamente, colaboradores e administradores se concentrarão em atividades mais relevantes.
Para trabalhar com carro próprio, é importante que a empresa faça o reembolso dos colaboradores de todos os gastos e saiba como fazer o cálculo justo dos valores. Para que essa atividade não ocupe todo o tempo do gestor, ele pode delegar essa tarefa a um sistema próprio para isso.
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