Toda organização lida com dados volumosos, oriundos de várias fontes, como dos fluxos financeiros, dos funcionários ou dos clientes. Logo, uma má gestão dessas informações pode resultar em grandes prejuízos. Exatamente por isso, é necessário pensar na segurança de dados.
À medida que a empresa adota boas práticas de uso dos dados, bem como sistemas que preservem sua segurança, ela pode alcançar benefícios significativos. O aumento do nível da inteligência competitiva, da segurança da informação e da adequação às legislações vigentes (como a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD) são apenas alguns dos vários exemplos.
Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no assunto. Explicamos como promover a segurança de dados na empresa e apresentamos 7 principais práticas. Então, boa leitura!
1. Mapeie os riscos ligados aos dados
Em primeiro lugar, é preciso ter um pouco mais de clareza sobre os riscos associados aos seus dados. Pense neles como potenciais acontecimentos nocivos, capazes de afetar as informações disponíveis e/ou colocar em perigo seus proprietários.
Na prática, existem muitos riscos em potencial, como:
- panes tecnológicas;
- más práticas de uso dos dados;
- ataques cibernéticos;
- vazamentos internos intencionais.
Deve-se, então, pensar no que de pior pode acontecer e formular um plano de contingência. Para pensar melhor nessa questão, o mais indicado é utilizar uma matriz de riscos. Essa ferramenta cruza duas principais variáveis: impacto e probabilidade de certos acontecimentos, classificando-os até chegar nos mais prováveis e danosos à empresa.
2. Dissemine boas práticas no trabalho
Muitos dos problemas ligados aos dados, como vazamentos ou danos irrecuperáveis, não são provenientes de adversidades externas. Eles são, na verdade, oriundos de práticas inadequadas de uso dos dados. Em outras palavras, eles vêm de colaboradores pouco instruídos.
O uso interno incorreto dos dados pode ocorrer em vários momentos, por exemplo, quando os profissionais compartilham dados sigilosos, acessam informações restritas ou editam arquivos. Mesmo que essas não sejam práticas intencionais, geram danos à empresa.
Portanto, com o suporte do setor de Tecnologia da Informação (TI), determine quais são as boas práticas de uso dos dados. Depois, treine todos os profissionais (sem exceção) para que apliquem as melhores condutas ao longo do expediente de trabalho.
3. Adote um sistema em nuvem
Seus dados estão registrados em softwares de controle gerencial (ERP), sistemas de gestão dos clientes (CRM) ou tecnologias ligadas à gestão de pessoas. Se esses sistemas apresentam brechas de segurança, seus dados estão em perigo.
Neste aspecto, uma boa iniciativa é trocar sistemas locais (que operam instalados nos servidores da sua empresa) por sistemas online (em nuvem). Nesse segundo caso, todos os seus dados ficam salvos em servidores externos, que são mais seguros e bem atualizados.
Sistemas em nuvem operam por meio da internet. Você pode acessar seus dados sem precisar registrá-los nos computadores da empresa. Desse modo, caso ocorram imprevistos, como panes tecnológicas ou incêndios, suas informações valiosas continuam intactas.
4. Limite os acessos de informação
Um ponto delicado é o acesso às informações. Quanto mais pessoas têm acesso a uma certa base de dados, sobretudo na forma de administrador (podendo promover mudanças), mais riscos estão presentes e devem ser gerenciados.
Em vista disso, é preciso limitar o acesso. Ele deve ser deliberado em função de duas variáveis: o nível (operacional, gerencial e estratégico) e a área (RH, finanças, marketing, logística, entre outras). Cada talento deve ter acessos compatíveis com seu nível e sua área de trabalho, salvo demandas extraordinárias.
Os limites de acesso podem ser definidos em ação conjunta entre o RH e o TI, pois exigem uma boa compreensão dos cargos e dos seus respectivos afazeres. É interessante que os acessos sejam apresentados nos primeiros dias de cada talento, no processo de integração.
5. Gerencie os ataques externos
Eventualmente, sua empresa pode lidar com ataques cibernéticos. Esses são invasões externas que objetivam roubar dados sigilosos, como informações derivadas dos consumidores da empresa — nome, CPF, RG, endereço, meios de pagamento, entre outras.
Para lidar com essa situação, é indispensável adotar ações preventivas:
- atualizar frequentemente o sistema;
- fazer o diagnóstico de vírus;
- atualizar as barreiras de proteção;
- neutralizar eventuais “gargalos” existentes.
Assim, mitiga-se transtornos futuros. Entretanto, isso nem sempre é possível. Mesmo as empresas mais precavidas podem enfrentar ataques, sendo necessário agir de forma rápida. Nesse caso, torna-se preciso contar com uma equipe de TI (própria ou terceirizada) que seja ágil e bem qualificada.
6. Adote boas políticas de compliance
Outra importante iniciativa refere-se ao compliance. Essa ideia consiste em um conjunto de políticas e práticas para adequar a companhia, nos seus diversos níveis e áreas, às principais normas, leis e aos programas de proteção e uso dos dados.
Aqui no Brasil, é importante ter atenção à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018), que regula o registro e o uso dos dados. Empresas em desconformidade com a LGPD podem sofrer graves punições, incluindo multas fixadas em até R$ 50 milhões.
Existem, também, programas e normas internacionais que podem ser adotados dentro da empresa, promovendo práticas ainda mais rigorosas ao longo do expediente. Assim, ganha-se em padronização, qualidade dos processos e segurança das partes interessadas.
7. Melhore continuamente suas práticas
Por melhores que sejam suas práticas de segurança dos dados, é preciso ter consciência de que elas devem ser aprimoradas de forma contínua. O motivo disso é: todo o ecossistema tecnológico muda a passos largos, tornando-se necessário acompanhá-lo.
Nesse caso, vale investir em modelos de melhoria contínua da tecnologia da informação, utilizando-se de ciclos de planejamento, implementação e aprendizado. Vale, também, ficar sempre atento às novidades. Neste aspecto, algumas dicas são:
- reveja suas políticas de segurança da informação;
- revise os códigos de programação dos sites/programas da empresa;
- crie iniciativas de proteção contra vazamento de dados (Data Loss Prevention);
- invista em mecanismos de criptografia da informação.
Veja, agora você está por dentro do tema. Tenha em mente que o desleixo com a segurança de dados pode custar caro para a empresa, afetando suas operações e sua reputação, bem como colocando em risco suas partes interessadas. Então, lembre-se das dicas apresentadas neste artigo e garanta que cada uma delas ganhe vida ao longo do trabalho. Desse modo, você terá ótimos resultados.
Gostou do nosso artigo? Aproveite para entender como tornar sua empresa mais segura ao utilizar boas práticas de auditoria financeira. Vamos lá!
