Com a chegada da pandemia e a necessidade de isolamento social, muitas empresas tiveram que se adaptar depressa às novas regras para seguirem suas atividades normalmente. Por conta da velocidade na qual as mudanças aconteceram, o conhecimento sobre novos processos e maneiras de lidar com as questões de relações trabalhistas virou algo essencial para os empregadores.
Entre essas diversas questões, podemos citar as regras de reembolso de despesas em home office. Afinal, muitos administradores de empresas podem não saber ao certo como funcionam os assuntos referentes à legislação e cometerem equívocos trabalhistas. Pensando nisso, separamos, neste artigo, algumas explicações sobre o tema para que você o entenda de uma vez por todas! Confira a seguir.
Quais despesas devem ser reembolsadas pela empresa?
A real resposta para esse tópico é que as despesas que devem ser reembolsadas dependem do acordo firmado entre prestador de serviço e empregador. Segundo definido no Artigo 75-D, da Reforma Trabalhista, as regras relativas ao fornecimento de equipamentos tecnológicos e de infraestrutura para o trabalho remoto devem ser definidas previamente no contrato que ambas as partes assinaram.
Portanto, caso o empregado tenha os materiais necessários para trabalho em casa e assine o contrato confirmando isso, será permitido que ele prossiga dessa maneira. A legislação deixa essa opção livre para negociação, desde que estejam expressas com clareza no documento as obrigações de ambas as partes.
Existem, porém, algumas exceções. Um exemplo aparece nos casos em que os equipamentos tecnológicos e de infraestrutura do funcionário, como o notebook e a internet, não são bons o suficiente para atender às demandas do trabalho. Nessa situação, na hipótese de o empregador exigir ferramentas melhores, será ele quem terá que arcar com os custos.
Outra situação é sobre os custos extras relacionados ao negócio. Caso, por exemplo, o funcionário tenha aumentado sua conta de telefone apenas para atender clientes da empresa, ele também tem o direito de pedir ajuda de custo ao seu empregador. Já em relação a despesas não mensuráveis, como é o caso de contas de água ou luz, a responsabilidade deve ser do colaborador.
Como funciona o reembolso de despesas em home office?
Assim como a divisão dos custos, as regras de reembolso também variam caso a caso. O ideal e recomendável, porém, é que toda empresa realize esse processo baseado na criação de um regulamento interno. Dessa forma, é possível estabelecer previamente os procedimentos a serem seguidos para que os pagamentos sejam feitos da maneira correta. Para esse documento, damos o nome de política de reembolso.
Para que esse arquivo seja escrito de maneira a melhorar a organização da empresa, será necessário que diversos pontos sejam bem explicados para entendimento correto de todos. Elenque todos eles em sua política de reembolso e se certifique de deixar bem claras as regras estipuladas para cada ponto.
Confira alguns pontos importantes que podem estar presentes em sua política de reembolso:
- especificação do que será ou não reembolsado;
- prazo para o funcionário pedir ressarcimento;
- prazo para pagamento por parte da empresa;
- informações e documentos exigidos no processo;
- teto de gastos para evitar despesas excessivas para o negócio;
- entre outros essenciais para clareza total nos procedimentos a serem realizados.
Depois de estipular a sua política de reembolso, é essencial que sejam buscados todos os meios para torná-la de conhecimento geral e clara para todos os colaboradores. Por isso, faça reuniões de alinhamento periódicas, lembretes, avisos, além da entrega e recolhimento de contratos assinados. Com isso, serão evitados erros e retrabalhos.
Algumas outras empresas optam por beneficiar os funcionários por meio das chamadas “ajudas de custo”. Nesse caso, a assistência nas despesas de casa chega como parte do salário do colaborador. Com isso, é possível amenizar os impactos dos aumentos nos gastos com o home office.
Independentemente da maneira que escolher para ressarcir os funcionários, o importante é sempre haver bom senso na relação. O ideal é que toda despesa adicional necessária seja compensada pelo empregador, contribuindo para uma relação de maior transparência, confiança e profissionalismo com o empregado.
Qual a importância de conhecer a política de reembolso?
A importância é, justamente, que previne imprevistos e ônus inesperados pelos cofres da empresa. A legislação, por meio da Reforma Trabalhista aprovada em 2017, reconhece qualquer tipo de atividade em home office como trabalho remoto. Por isso, qualquer deslize pode ocasionar em processos trabalhistas e outras dores de cabeça para o empregador e sua equipe de gestão.
Sendo assim, sempre tenha conhecimento sobre quais itens são reembolsáveis, os prazos necessários para pagamento e as regras estipuladas tanto pelas autoridades como por sua própria política de reembolso interna. Deixe tudo alinhado com a sua liderança corporativa e evite imprevistos na Justiça Trabalhista ou, até mesmo, injustiças com os seus colaboradores.
Como as ferramentas adequadas podem ajudar nos processos de reembolso?
Uma boa maneira de evitar as eventualidades é optar por utilizar as ferramentas tecnológicas que facilitam os processos financeiros e de pagamentos nos dias atuais. Entre elas, podemos citar o Argo Expense, software especializado em gestão de despesas corporativas.
Essa ferramenta garante eficiência na gestão das despesas de sua empresa. Isso porque, por meio dela, você consegue fazer todo o controle orçamentário do negócio. Com isso, é possível organizar o reembolso dos seus colaboradores e gerar relatórios de acompanhamento e validação dos processos com maior facilidade.
Esses processos, além de tudo, serão organizados dentro de todas as regras das políticas de gastos e de reembolso da sua empresa, impedindo que inconsistências ocorram. Portanto, você garante eficiência total no processo: agiliza as conclusões e, ainda por cima, evita erros que podem gerar desconfortos com a sua equipe e também possíveis reclamações e processos.
Conheça o Argo Expense e torne o controle dos gastos corporativos de sua empresa muito mais organizado e ágil. Dessa forma, a tarefa de cumprir a gestão e o reembolso de despesas em home office será facilitada, tornando o trabalho remoto eficiente em um maior grau para todas as partes.
Gostou de saber sobre as boas práticas citadas? Continue aprendendo sobre o assunto no nosso artigo sobre como calcular e gerenciar a ajuda de custo no home office CLT.
