Você, gestor com uma longa carreira dentro da sua empresa, deve ficar atento às novidades quanto ao home office CLT. Essa é uma tendência que vem ganhando espaço em diversas instituições, principalmente após a pandemia do novo coronavírus, que exigiu novas soluções de trabalho graças ao isolamento social. Nesse sentido, é preciso aprender a calcular e gerenciar a ajuda de custo fornecida aos seus colaboradores para que haja um acordo justo quanto ao reembolso das despesas.
Desenvolvemos este texto exatamente para sanar todas as suas dúvidas sobre o assunto, trazendo à tona os seus principais tópicos. Confira agora o conteúdo completo!
O que você precisa saber sobre home office CLT?
O home office traz diversas dúvidas a respeito dos custos para os seus funcionário e o papel da empresa em relação a todo esse cenário. É preciso ficar por dentro daqueles gastos com os quais a empresa tem ou não a obrigação de ajudar. Portanto, saiba que são considerados custos para o colaborador aqueles diretamente ligados à função exercida dentro do empreendimento. É sempre recomendável que haja um acordo formalizado entre ambas as partes para garantir a segurança e assertividade do serviço prestado.
Trazendo a teoria para a prática, aqueles gastos que podem ser medidos corretamente, como a conta de água e luz, devem ser pagos pelo funcionário. Agora, as despesas extraordinárias que forem adicionadas graças à execução do serviço devem ser custeadas pelas empresas por meio de um processo de reembolso. Lembre-se de que, para cada despesas a ser reembolsada, deve haver um comprovante. Isso evita fraudes e garante a saúde financeira da empresa.
É certo que a CLT coloca que o empregador tem a responsabilidade de custear as próprias despesas do seu negócio. Sendo assim, mesmo durante o trabalho remoto, haverá aqueles gastos despendidos pelos colaboradores e que deverão ser ressarcidos por meio do reembolso.
Ainda sobre as despesas reembolsáveis, é importante que o gestor saiba que os custos com aquisição e manutenção de equipamentos ou estrutura do local de trabalho podem ser negociados tranquilamente entre a empresa e o colaborador, durante a formalização do contrato. Para tanto, deve-se detalhar e determinar, nesse documento, o que é responsabilidade de cada parte, além de definir as despesas que podem ser reembolsadas.
Quando a adoção do trabalho remoto entrou em pauta, o Ministério Público estabeleceu que as empresas poderiam trocar o regime de serviço presencial pelo teletrabalho, sem que isso viesse a configurar um tipo de jornada extra. Sendo assim, ela continua sendo classificada como interna, mas cumprida com o trabalho remoto, totalmente ou de maneira parcial.
Como calcular a ajuda de custo para o home office CLT?
As ferramentas de trabalho acabam encarecendo contas como as de energia elétrica, internet e telefone. É importante saber que alguns cálculos são mais fáceis de ser realizados, como os custos com telefonia, que são tranquilos de se comprar, graças ao detalhamentos das ligações que foram realizadas em função do serviço.
Quanto à energia elétrica, a solução de cálculo pode ser realizada por meio da média dos últimos seis meses das contas antes de o teletrabalho ser exercido. Após calcular essa média, basta compará-la com as contas atuais e tirar a diferença. De maneira análoga, os gastos com a internet podem ser calculados por meio da média de utilização de dados em tarefas exigidas pelo trabalho.
Como gerenciar as despesas com o home office?
Agora que você sabe quais são as principais despesas com o home office e como calculá-las corretamente, prepare-se para aprender como gerenciá-las corretamente. Preparamos algumas dicas que farão a diferença para gestores atentos, assim como você. Confira!
Desenvolva uma política de reembolso
Desenvolver uma política de reembolso eficaz é a melhor maneira de garantir a saúde financeira do seu negócio e evitar fraudes. Para tanto, você deve criar um documento que contenha por escrito todas as despesas que podem ser reembolsadas pela empresa, no caso do teletrabalho, ou mesmo em viagens corporativas.
Caso a sua empresa trabalhe com pedidos de reembolso há algum tempo, você deve simplesmente atualizar a política relativa a esse tipo de procedimento, colocando em pauta as despesas com o trabalho remoto. Construir uma política de reembolso significa prever todos os gastos que devem ser reembolsados, sempre levando em consideração a economia de despesas e o bem-estar dos seus funcionários.
Conte com a tecnologia
Contar com tecnologia nunca foi tão importante como agora. A pandemia trouxe desafios que puderam ser superados graças à utilização de softwares capazes de auxiliar gestores a realizar o seu trabalho. Empresas, como a Argo, oferecem plataformas digitais capazes de automatizar processos relacionados ao reembolso de despesas. Utilizando aplicativos voltados para a gestão de custos, você é capaz de digitalizar comprovantes e recibos, além de armazená-los na nuvem para uma posterior avaliação.
Solicite os comprovantes
Para que uma despesa seja reembolsada, é extremamente necessário que ela tenha comprovação por meio de recibos e notas fiscais. É obrigação do gestor solicitar esses comprovantes para viabilizar os pedidos de ressarcimento. Nesse momento, é importante ficar atento às fraudes, pois, se a sua política de reembolso deixar espaço para ambiguidades, você estará favorecendo colaboradores mal-intencionados que podem trazer prejuízos à saúde financeira do negócio.
Falamos anteriormente sobre os softwares de gestão capazes de automatizar o processo de reembolso. Esses aplicativos são muito úteis na hora de solicitar os comprovantes aos seus funcionários, pois a digitalização e o respectivo arquivamento na nuvem desses documentos fazem com que o gestor possa verificar se está tudo correto.
Como é feito o reembolso do home office?
O reembolso do home office pode ser realizado por meio de pedidos dos funcionários direcionados ao financeiro da empresa. Aqui, é fundamental ser cauteloso e evitar gastos desnecessários para assegurar a saúde financeira da empresa.
Fique atento às fraudes cometidas durante esse processo e mantenha a política de reembolso da empresa sempre atualizada. Deixar claro aos seus funcionários todos os tópicos dessa política é uma maneira eficaz de garantir que os colaboradores ajam com honestidade, além de evitar possíveis enganos por falta de esclarecimento.
Você aprendeu tudo sobre reembolso para home office CLT. Não deixe de continuar informando-se sobre as principais tendências do mercado para otimizar os processos internos da sua empresa.