A ocorrência de fraudes pode trazer vários prejuízos à empresa. Quando cometidas por pessoas de dentro da empresa, como funcionários ou parceiros estratégicos, o problema pode ser ainda mais doloroso e constrangedor. Por isso, para evitar que elas aconteçam, o RH precisa adotar medidas de prevenção à fraude.
Mas quais medidas são essas? É uma boa questão. Existem muitas possibilidades, como o uso de boas tecnologias para gestão de dados e informações, assim como a definição de códigos de ética e conduta mais rígidos. Mas ainda há muitas outras coisas que podem ser feitas.
Pensando na importância deste tema, neste artigo, trataremos da prevenção à fraude em empresas e destacamos quais medidas o RH pode adotar. Boa leitura!
Qual a importância de adotar medidas para evitar fraudes?
Pense na fraude como um ato enganoso cometido com o objetivo de promover benefícios próprios e indevidos. Por exemplo, se um colaborador declara despesas reembolsáveis que não existem, está cometendo fraude. Ou seja, ele está prejudicando a empresa e beneficiando somente a si próprio.
Dentro da companhia, as fraudes podem ser cometidas nos diferentes níveis hierárquicos, começando pelo topo até chegar à base da “pirâmide”. E não importa a posição do fraudador, se as fraudes ocorrerem, podem gerar graves prejuízos ao negócio, tornando-o menos competitivo, arriscando sua sobrevivência.
Alguns dos problemas mais comuns estão listados abaixo. Veja:
- vazamento de dados sigilosos pertencentes ao negócio ou a seus clientes;
- piora do clima de trabalho e aumento da rotatividade de profissionais;
- redução dos resultados financeiros e de margem líquida (lucro);
- geração de saídas de caixa (custos ou despesas) indevidas;
- envolvimento em processos legais, longos e onerosos etc.
Compreendeu a grande importância de adotar medidas contra as fraudes? Nesse aspecto, adotar medidas para evitar fraudes, pode ser visto como uma prioridade à empresa e ao setor de Recursos Humanos. É preciso que todos os profissionais entendam e invistam nas melhores práticas, garantindo que tomem forma ao longo do expediente.
Quais medidas podem ser adotadas para prevenção à fraude?
A prevenção de fraudes não é um esforço isolado. Na realidade, trata-se de um trabalho conjunto e coordenado em que todas as áreas da empresa devem participar, como o setor financeiro, as áreas de vendas e TI. Porém, o setor de RH tem um papel especial, como pode ser visto a seguir.
Seja claro quanto ao código de ética e conduta
O código de ética e conduta é um manual com as melhores práticas de trabalho. Criado pelo RH, este código esclarece o que é apropriado ou inapropriado ao longo do expediente de trabalho, bem como as potenciais sanções aplicadas aos erros cometidos. Nesse aspecto, o setor de Recursos Humanos deve esforçar-se em dois sentidos:
- criar um manual que seja adequado à realidade da empresa e dos funcionários, contemplando os problemas vividos.
- aplicar esse código ao longo do trabalho, garantindo que se torne uma realidade eficiente.
Curiosamente, o mais frequente é que o RH falhe no segundo passo. Isso acontece porque muitos setores de pessoal contam com códigos de ética e conduta, mas poucos conseguem conscientizar a equipe de trabalho sobre sua importância e aplicação. Então, é preciso corrigir isso!
Invista em políticas de compliance e antifraude
O termo compliance vem do inglês e significa “conformidade”. Em suma, uma política de compliance significa estar bem alinhado a certas normativas externas, como a Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD), resultando em melhores rotinas de trabalho.
Nesse ponto, a função do RH é identificar as melhores políticas de conformidade e torná-las vivas no local de trabalho. Para tanto, normalmente, é preciso investir na atuação conjunta com outros setores, como o de tecnologia da informação ou qualidade total.
Muitas vezes chamado de políticas de antifraude, o compliance garante que a organização (e sua equipe de trabalho) esteja ajustada às normas nacionais ou mesmo internacionais, o que gera segurança às partes interessadas no seu negócio (como investidores ou fornecedores).
Torne o processo seletivo mais rigoroso
O processo seletivo é a porta de entrada dos profissionais, garantindo que desempenhem uma função na empresa. Se esse processo é flexível demais, despreocupando-se com o perfil de quem entra, o resultado pode ser a criação de muitos problemas ao empreendimento.
Logo, a primeira ação do RH deve ser a de enrijecer o processo seletivo, sobretudo para áreas críticas, como finanças, crédito e cobrança ou vendas. Ou seja, a análise da integridade dos candidatos à vaga deve nortear o processo de recrutamento e seleção.
Para tanto, a aplicação de testes de perfil comportamental, como a técnica DISC, pode ajudar muito e garantir análises mais profundas de cada candidato. Trata-se de uma espécie de teste de personalidade em que as letras da sigla significam respectivamente: dominância (D), influência (I), estabilidade (S) e conformidade (C). Além disso, é importante checar o histórico profissional e as referências que cada candidato tem.
Adote boas tecnologias
A tecnologia é uma das principais aliadas da redução de fraudes. Na medida em que os processos de trabalho são modernizados, há menos espaço para trapaças que resultem em ganhos indevidos. Desse modo, o risco de fraude costuma cair vertiginosamente — o que significa um resultado extremamente positivo para a sua empresa. Isso ocorre por dois motivos principais:
- com a tecnologia, processos-chave são automatizados e passam a depender de sistemas previamente programados.
- os melhores sistemas contam com vários níveis de segurança, inibindo ações ilegais.
Felizmente, atualmente, a tecnologia pode ser aplicada em vários níveis e áreas do negócio — do controle de despesas reembolsáveis até o monitoramento da jornada de trabalho do time, por exemplo. Quanto mais moderno for o seu processo, menor o risco de fraude.
Como fazer um processo de seleção eficiente na empresa?
Como vimos, já podemos trabalhar para prevenir as fraudes no ato da contratação do funcionário, ou seja, seria o famoso “cortar o mal pela raiz”. Nesse sentido, há muito a ser feito. Confira!
Gamificação na seleção
Logo no começo da aplicação a sua equipe de profissionais dos recursos humanos já poderá observar quais são os candidatos que realmente valem a pena serem entrevistados. Nesse contexto, uma boa ideia é valer-se do método de gamificação. Com ele é possível fazer uma pré-seleção de pessoas promissoras.
Isso porque, é possível observar quem é, de fato, qualificado e tem boa conduta — a ser observada durante os jogos. Enfim, com a gamificação é possível:
- mensurar competências técnicas e comportamentais;
- observar que se encaixa na cultura organizacional;
- economiza tempo dos candidatos e seletores;
- torna o processo seletivo mais dinâmico;
- propicia uma triagem mais eficaz;
- testar vários conhecimentos.
Teste de avaliação
Após identificar os melhores candidatos e classificá-los em um grupo que você mentalmente definirá como “promissores”, “talvez” e “desqualificados”, é chegado o momento de examinar os melhores candidatos e avaliar a capacidade de ocupar o cargo que deve ser preenchido. Tais avaliações podem ser feitas de várias formas durante o processo seletivo.
Entrevista presencial
Atualmente, as entrevistas online são cada vez mais frequentes. Entretanto, para cargos de confiança uma entrevista “olho no olho” favorece o recrutador na tomada das melhores decisões para a contratação. Isso porque, será possível fazer uma avaliação e uma comparação objetiva da conduta dos candidatos — avaliando sinais emitidos com o olhar, com gestos, expressões que revelam ansiedade etc.
Para uma entrevista presencial é preciso se preparar para que toda a equipe de contratação consiga elaborar as perguntas certas. Esse momento é fundamental para identificar as reais intenções do aspirante ao cargo.
Verificação de antecedentes
Verificar os antecedentes garante que os finalistas sejam confiáveis e não representem riscos à empresa. Dessa forma, os empregadores podem realizar algumas pesquisas sobre os candidatos antes do emprego — incluindo uma visita às redes sociais — para garantir que os candidatos foram sinceros em seus currículos e também para descobrir se já não causaram danos àquela companhia.
Neste tópico vale lembrar do atestado de antecedentes criminais, o qual pode ser solicitado antes mesmo da entrevista propriamente dita.
Decisão pelo candidato
Essa é a etapa final do processo seletivo, pois você já terá escolhido o candidato ideal para a vaga, ficando na prevenção à fraude. No entanto, é importante continuar observando a conduta do colaborador contratado durante o prazo de experiência. Afinal, esse período serve para avaliar a capacidade da pessoa em exercer suas funções, mas também pode dar indícios da sua índole.
Como as soluções Argo podem ajudar na prevenção à fraude?
Ao escolher uma tecnologia que ajuda a prevenir fraudes, você precisa considerar três coisas: a qualidade da ferramenta tecnológica, a disponibilidade do fornecedor em atender a suas demandas e a reputação dessa ferramenta (quanto mais positiva, melhor). Nos três aspectos, a solução Argo está bem cotada. Ela otimiza o registro de despesas reembolsáveis, de modo que, tanto a empresa quanto o colaborador tenham o controle do que foi gasto e do que deve ser recebido. Assim, elimina-se potenciais erros ou fraudes processuais.
Outro ponto positivo, é que a solução Argo para a gestão de despesas fornece dados e relatórios completos aos tomadores de decisão, sejam líderes de RH, sejam outros setores. Desse modo, você consegue subsidiar análises profundas, tomar decisões mais precisas e alcançar processos consistentes com a realidade da empresa.
Percebeu que agora você está por dentro desse assunto tão importante, pois sabe da importância da prevenção à fraude e como o RH pode ajudar? Lembre-se de que existem muitos aliados, como políticas de compliance e tecnologias de ponta. É necessário, então, investir nas melhores práticas.
Então, gostou do nosso artigo e está pronto para melhorar seus resultados? Aproveite para deixar algum comentário, como mais sugestões de prevenção à fraude!
