Você, que trabalha há anos no setor de finanças, deve saber precisamente o que é controladoria e qual a sua importância. Entretanto, o papel que ela desempenha na gestão de despesas de viagens corporativas pode ser a solução administrativa que faltava no seu negócio.
Por acaso você procura eficiência de custos, por meio do trabalho automatizado de gestão? Não se preocupe, estamos aqui para ajudar!
Aqui nós explicaremos qual o papel da controladoria no processo de gestão de despesas, especialmente de viagens corporativas. Isso para que seja possível um melhor controle do fluxo de caixa, acompanhamento das políticas internas, entre outros fatores de excelência no seu negócio. Além disso, traremos a dica da utilização de tecnologia para automatizar o seu trabalho.
Confira!
O que é controladoria?
Controladoria é o setor responsável pelo controle do orçamento e da administração da empresa. Ela pode ser compreendida como uma contabilidade mais robusta, exatamente porque, além das questões contábeis e econômicas, ela visa a administração do negócio como um todo.
Em uma visão geral sobre o assunto, a controladoria é responsável por controlar a gestão econômica e administrativa da organização, para que as metas sejam alcançadas e os resultados, otimizados. Para tanto, ela utiliza técnicas das áreas contábeis e administrativas, ao mesmo tempo em que age em conjunto com os gestores de todas as áreas para coletar dados e desenvolver o planejamento orçamentário.
Viagens corporativas são investimentos muito dispendiosos, mas que vão valer a pena com o devido controle e planejamento. Nesse contexto, a controladoria exerce um papel essencial para organizar, fiscalizar e administrar a gestão de despesas corporativas em âmbito geral, ou mesmo quanto às viagens dos colaboradores.
Dessa maneira, é muito bom que haja alguém ou um setor específico para fiscalizar essas viagens, no intuito de prevenir a corporação de fraudes financeiras de reembolso. Além disso, contar com uma ferramenta tecnológica para a gestão de despesas pode ser a peça que faltava no seu negócio.
Qual o papel da controladoria na gestão de despesas?
Confira a seguir as principais funções da controladoria na gestão de despesas!
Apoio no planejamento
Em relação ao planejamento estratégico, a controladoria tem o objetivo de organizar as táticas a longo prazo para que as metas sejam alcançadas. Isso também engloba viagens corporativas, afinal, elas são investimentos que exigem planejamento para que se alcance o que foi proposto.
Entretanto, no âmbito geral, o planejamento estratégico realizado pela controladoria tem a finalidade de subsidiar as tomadas de decisão por meio de informações sobre todos os setores da empresa.
Além disso, quando falamos de planejamento operacional, estamos tratando da execução do que foi proposto anteriormente. Nesse contexto, a controladoria tem o dever de verificar o cumprimento das decisões estratégicas, verificando fatores como expectativa de receita, despesas e faturamento obtido.
Controle organizacional
O controle organizacional acontece em função do planejamento estratégico, exatamente na fase operacional. Assim, ele apresenta o objetivo de administrar e desenvolver técnicas de análise e acompanhamento das ações realizadas.
Dessa maneira, o setor de controladoria fica responsável por todo o controle de acompanhamento do trabalho realizado até a análise dos resultados. Nesse caso, o principal papel do setor é responder pelo desempenho da empresa, a efetivação das ações estratégicas e os resultados condizentes com o esperado.
Avaliação econômica
Na avaliação econômica é que a controladoria adquire os dados para gerar informações financeiras que auxiliarão nas tomadas de decisão. Cabe a esse setor, portanto, obter dados contábeis do negócio e registrá-los, como, por exemplo, o fluxo de caixa.
Ao passo que a controladoria tiver mapeado todos os dados econômicos, ela poderá auxiliar melhor nas questões estratégicas, além de fiscalizar o trabalho da empresa como um todo. Esse acompanhamento é fundamental para assegurar que o controle dos custos por área não ultrapasse o limite estabelecido nas políticas internas, incluindo as viagens corporativas.
Elaboração de relatórios
A elaboração de relatórios sobre o andamento do negócio deve ser feita pela controladoria, pois é esse setor que controla o planejamento geral da empresa. Assim, ela pode comparar os resultados e analisar informações, reparando no que está dando certo ou não. Além disso, por verificar quais metas e objetivos foram alcançados, ela poderá encaminhar esses relatórios aos gestores para que eles saibam o que fazer no futuro.
Assessoria
O objetivo da assessoria realizada pela controladoria é ajudar no crescimento econômico organizacional. Por esse motivo, deve-se realizar levantamento de informações sobre o andamento econômico do negócio, para que feedbacks sejam repassados em relação ao orçamento. Assim, o apoio às lideranças ficará estabelecido, o que auxilia na tomada de decisões no que se refere às finanças.
Controladoria e viagens corporativas: qual a relação?
Tratando-se de viagens e despesas corporativas, é correto afirmar que a controladoria apresenta papel fundamental em ambas gestões. Isso porque é o controlador que, muitas vezes, administra as despesas e o reembolso, por meio de relatórios.
Geralmente, é a controladoria também que se torna responsável pelas demandas que envolvem gastos empresariais, liberando o fluxo de demandas com a devida fluidez. Nesse contexto, em empresas que trabalham com viagens corporativas e ainda fazem a gestão por meio de um processo manual, é comum que o controlador realize a tarefa de receber cupons, conferindo dados e faturas.
Como otimizar a controladoria por meio de tecnologia?
Investir em um aplicativo para otimizar a controladoria talvez seja a solução que você procurava para o seu negócio. Uma ferramenta digital pode ser totalmente personalizada às políticas da empresa para que o controle de despesas tenha mais precisão e segurança.
Por meio de um software para a gestão de despesas, a controladoria será capaz de administrar os recibos de gastos e gerar relatórios baseados em dados reais sobre os custos, principalmente se tratando de viagens corporativas.
Você acabou de aprender o que é controladoria e qual a principal função desse setor para a gestão de despesas do seu negócio. Além disso, recebeu a dica de outro de utilizar um aplicativo de gestão para auxiliar o controlador a gerenciar os custos, mesmo em viagens corporativas. Aproveite para colocar o que aprendeu em prática e otimizar o seu trabalho!
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