Saber cómo elegir un software de gestión de pagos corporativos puede promover una série de ventajas para tu corporación, como la reducción de gastos no estratégicos, el mejor uso del capital disponible con lo que es prioritario y la construcción de un negocio más rentable.
En resumen, considera el software de gestión como una herramienta útil para registrar, controlar y organizar pagos, generando informes completos y datos que ayudan en la toma de decisiones. De ese modo, tanto la corporación, como los colaboradores son beneficiados.
En los siguientes tópicos ganamos profundidad en el tema, explicando en detalles qué es el software de gestión de pagos corporativos y cuales son sus ventajas, además de cómo definir el mejor para tu empresa.
¿Qué es el software de pagos corporativos y cuáles son sus objetivos?
Existen muchas tecnologías útiles para las corporaciones, como sistemas gerenciales o softwares para control de viajes corporativas. Todas esas tecnologías cuentan con objetivos específicos, que ayudan a estructurar una corporación más próspera, competitiva y preparada.
En el caso de software de gestión de pagos corporativos, como el nombre sugiere, su objetivo central es el control de los gastos de una empresa. Las considera como inversiones necesarias para la manutención de las operaciones del trabajo, incluso en viajes o eventos corporativos.
En este aspecto, un software de gestión de pagos corporativos optimiza el registro de gastos de un determinado período de tiempo, subsidiando el control, la generación de informes y la manutención del presupuesto corporativo. Así, genera grandes ventajas a la organización.
Entre los principales objetivos del software de pagos, tenemos:
- Registro cuidadoso de todos los gastos realizados en un determinado período;
- Control del presupuesto corporativo, promoviendo su cumplimiento;
- Creación de informes gerenciales con informaciones volumosas y verídicas;
- Reembolso de pagos corporativos debidos, sobretodo en viajes corporativas;
- Generación de informaciones que mejoran la toma de decisiones asociadas a los pagos corporativos.
Luego, el software de gestión de gastos, es una tecnología complementaria a la administración financiera, aumentando la agilidad, la precisión y el control de los desembolsos financieros en un determinado período. Entretanto, elegir el mejor software demanda un análisis más atento.
¿Qué considerar al elegir el software de gestión de pagos corporativos?
Elegir un nuevo sistema puede volverse una tarea complicada, ¿verdad? Es necesario evaluar tanto las demandas de la corporación, como las funcionalidades de la tecnología. Itens como grado de especificidad, seguridad de la información e informes generados deben ser llevados en cuenta, manteniendo siempre en perspectiva lo mejor para la empresa. Adelante, detallamos cómo realizar esa elección.
Grado de especificidad del software
Algunos softwares cuentan con una gran cobertura, pero baja profundidad. Es el caso de sistemas gerenciales tradicionales (o ERPs). Otros sistemas son especializados, enfocados en una única actividad y la realizan con alta calidad.
En el momento de buscar un sistema para el control de tus pagos corporativos, prioriza una herramienta que sea especializada en el tema. Eso es importante por dos razones:
i) Ella se construyó pensada en eso;
ii) Su soporte técnico será mejor preparado para orientarte;
Para saber si una herramienta es especializada, visita la página web del proveedor, evalúa cómo posiciona la solución en el mercado y qué tipo de problema busca solucionar con su tecnología. Así, tendrás una mayor probabilidad de decidir con acertividad.
Disposición, adaptación y compromiso del proveedor
Tan importante como adoptar una buena tecnología es elegir su proveedor. Más temprano o más tarde, necesitarás del soporte o orientación, algo que no es siempre fácil de conseguir. Luego, es importante contactar al proveedor y dedicar unos minutos a conocerlo.
A lo largo de la conversación, evalúa 3 cosas: Disposición, aptidon y compromiso. Si el equipo, en un primer momento, no está dispuesto a atenderte, es una pésima señal. Además, caso no haya aptidon para el negocio y compromiso total con el cliente, desista.
Recuérdate siempre: Adquirir un software es, también, iniciar un relacionamiento – y no quieres quedarte preso a la persona equivocada. Es importante mencionar que los buenos proveedores trabajan de forma incansable para mejorar sus sistemas y promover una mejor experiencia al usuario.
Flujo de Trabajo creado por el sistema
Imaginamos que tu gestión de pagos corporativos tenga un flujo de trabajo, aunque sea más simple. Interprétalo como el proceso que vá de la solicitud del gasto (por parte del colaborador), hasta el pago y registro – es decir, de punta a punta.
Cuestiona, por lo tanto, como ese software mejorará tu flujo de trabajo. Los buenos softwares de gestión de pagos corporativos suelen contar con 3 etapas: Solicitud, registro y aprobación del gasto, garantizando así, un trabajo más efectivo.
Caso el flujo de trabajo sea demasiado simplista o complejo, tu corporación puede ser más perjudicada que beneficiada. La razón es la siguiente: El proceso exigirá mucho esfuerzo y no retribuirá proporcionalmente.
Movilidad a los profesionales involucrados
Vivimos la cuarta revolución industrial, la movilidad es un factor crucial para las corporaciones y sus colaboradores. Si todos están “presos” en un único lugar, pueden volverse menos productivos y felices, generando costos adicionales a tu negocio y afectando la competitividad.
Por lo tanto, la movilidad ofrecida por un software también debe ser valorada. Evita sistemas tradicionales, aquellos que solo operan en el ordenador de la empresa y no comparten datos en la nube. Ellos crean una rigidez excesiva y que no es compatible con la gestión de pagos corporativos.
El ideal es buscar un software con alta movilidad. Evalúa, entonces, si el sistema de gestión trabaja en la nube y si puede ser accesado desde cualquier dispositivo, incluso aquellos que no están dentro de la organización. La disponibilidad de aplicaciones es un gran diferencial.
Informes, métricas e indicadores de gastos
Algo fundamental de llevarse en cuenta son los informes generados por el software. Buenos sistemas reúnen todos los gastos en métricas e indicadores útiles a tu corporación, sus líderes y colaboradores, generando aún más datos para mejorar decisiones y reducir pagos que no se justifican.
Buenos softwares aprovechan datos introducidos, los organizan en informes, gradientes e indicadores de desempeño. El mismo no ocurre con sistemas de baja calidad, que atienden a los procesos más básicos de gestación de gastos.
En ese caso, aprovecha para solicitar un modelo de informe generado por el sistema, además de entender cómo se puede adaptarlos a tu corporación. De esa forma, estarás trabajando de forma estratégica para potencializar tus resultados futuros.
Seguridad de la Información
Un punto importante y por veces ignorado es la seguridad de la información. Tus datos de costo deben estar seguros, caso contrário, pueden generar dolores de cabeza. Además, pueden afectar tus procesos, desmotivar tu equipo y resultar en perjuicios financieros.
Considera lo siguiente: La falta de seguridad de la información transforma la corporación en una entidad más frágil y susceptible, pues no se tendrán medidas de protección a ataques cibernéticos, además de haber fallos en el registro de la información y errores tecnológicos. Así, tus datos pueden ser robados o corrompidos.
Buenos softwares de gestión de gastos corporativos cuentan con módulos de seguridad de la información, garantizando que sus usuarios se sientan más seguros y no se preocupen con ese tipo de problema. Así, todos pueden enfocarse y trabajar en el más importante: El gasto.
Automación de tareas específicas
Por fin, si estás buscando por una buena tecnología, es señal que no quieres perder tiempo con burocracia. Vale, entonces, evaluar la capacidad de automación del software, es decir, como la herramienta facilita el trabajo diario de las personas en sus rutinas.
Un buen ejemplo de eso está en el informe de gastos corporativos, ya mencionado anteriormente. Un gestor podría llevar días para crear un informe, pero un buen software lo realiza de forma automática. Así, el equipo y el líder pueden ubicar su tiempo y energía en la parte más estratégica.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de gestión de pagos corporativos?
En la práctica, existen muchos beneficios asociados al tema, como el aumento del control interno y la generación de informes que contribuyen para la toma de decisiones a largo plazo. De forma general, son beneficios que contribuyen para la construcción de un emprendimiento más competitivo. Adelante, explicamos en detalle los principales beneficios.
Aumento del control interno
Toda corporación necesita de un adecuado sistema de control interno. Es responsable por el registro que, más adelante, serán utilizados para auditar cuentas, verificar qué se hizo y evaluar la calidad de las decisiones tomadas a lo largo del expediente.
En ese caso, el software de gestión de pagos corporativos contribuye mucho, pues permite que cada uno de los gastos sea registrado, incluso aquellos realizados a lo largo de viajes corporativos o de eventos comerciales, que muchas veces son olvidados por los gestores o dejados de lado.
Mejoría en las decisiones tomadas
El suceso de una corporación depende, en gran medida, de las várias decisiones tomadas a lo largo del expediente por los líderes y liderados. Cuando esas mismas decisiones son mejoradas, toda la corporación mejora junto, en realidad, se conquista una mayor precisión y calidad.
Una vez más, el software de gestión de pagos contribuye de forma significativa. Él ofrece una série de informes e informaciones que optimizan la gestión de gastos y sus respectivas decisiones. Así, tanto profesionales como corporación pueden acceder a grandes ventajas.
Generación de informes complementares
Entiende los informes como informaciones relevantes y condensadas en apenas algunas páginas. Ellas proporcionan una visión sistémica al gestor, garantizando que comprenda qué se hizo para generar gastos y cuáles resultados se logró alcanzar con eso.
En el caso de gastos, buenos informes incluyen las principales fuentes de pagos, fechas, reembolsos en abierto, reembolsos efectivos, valor medio de gastos, entre otros. De ese modo, se puede comprender mejor la aplicación de los recursos.
Optimización de los procesos de registro
El registro de pagos corporativos puede ser un proceso demasiado largo, además de poder sufrir con errores humanos, sobre todo cuando no se puede contar con el apoyo de la tecnología.
A su vez, un buen software garantiza un lanzamiento más ágil y preciso. Las informaciones necesarias pueden ser llevadas en pocos clicks, lo que proporciona rapidez. También pueden ser auditadas y acompañadas a lo largo del tiempo, lo que genera precisión y seguridad.
Mejoría de los reembolso debidos
Al lidiar con gastos, es común que existan reembolsos a pagar. Imagina un profesional en viaje de negocios, visitando a un cliente a pedido de la corporación. Con frecuencia surgen pagos no planeados que, más adelante, deberán ser reembolsados.
Con el softwares, se vuelve más fácil realizar el control de reembolso, registrando todo lo que aún necesita ser pago o que ya se pagó, entre otras informaciones complementares. De esa forma, se evita pagos duplicados o otros tipos de problemas.
¿Cuáles son los errores para no cometer a lo largo de la elección?
Elegir un buen software depende de algunos puntos básicos, pero que la correcta selección puede ser beneficiada con diversos beneficios. La cuestión ahora es: ¿Cuáles errores no cometer?
En primer lugar, es necesario tener cuidado para no mirar apenas hacia el precio. Precio bajo no equivale a ventaja, así como el más alto no significa calidad. Lo mejor es pensar en la relación de costo-beneficio, considerando el costo del software, con lo que se propone a entregar.
Además, cuidado con:
- No realizar una demostración de la tecnología;
- Pensar apenas en el corto plazo y desconsiderar el avanço de la corporación;
- Elegir un software que no atienda las especificidades del negocio;
- No involucrar el sector financiero en tu elección;
- Desconsiderar la disposición y calidad del proveedor;
- No considerar la posterior adopción del software al trabajo.
Muchos de esos errores, en un primer momento, pueden sonar inofensivos. Entretanto, pueden comprometer la calidad del software seleccionado y/o su posterior aplicación al trabajo, o que resulta en una série de otros problemas.
Por ejemplo, si el software seleccionado no cuenta con un buen soporte en la adopción de la tecnología del trabajo, puede ser que tu equipo financiero no sepa exactamente cómo utilizarlo y lo ponga en segundo plano.
Ahora estás a par de todo sobre el tema y, entre otras cosas, sabes como elegir un buen software de gestión de pagos corporativos. Nunca deje de evaluar la especificidad de la solución, la disposición del proveedor y la capacidad de automatizar tareas, como la construcción de informes. Acuérdate de también evitar los errores y obtener una demostración de la tecnología.
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