Viajar a trabajos es una inversión que se puede realizar por distintas necesidades, como encuentros con los clientes, apertura de nuevas filiales o mismo para participaciones en ferias y discursos. En ese sentido, gestores preocupados en generar economía y eficiencia en costos deben buscar alternativas para disminuir los gastos en esos viajes corporativos.
Si esa es la situación en la que te encuentras, no te preocupes. Desarrollamos este texto exactamente para enseñarte 5 formas de disminuir los costos de tus viajes corporativos. ¡No pierda tiempo y consulta el material ahora mismo!
¿Cuál es la importancia de planear bien los viajes corporativos?
Realizar un buen planeamiento de los viajes corporativos es importante para evitar gastos que no sean necesarios y disminuir los costos de esa inversión. De esa forma, el gran desafío de los gestores de esa área es realizar un control adecuado de gastos y elaborar un planeamiento que vuelva los viajes corporativos en experiencias menos costosas.
Acuérdate que debes seguir esas instrucciones, pero necesitas respetar las necesidades de los profesionales involucrados, además de alinear los objetivos de la corporación con el presupuesto y las expectativas relacionadas a los resultados. Otorgar bienestar, comodidad, comodidad y seguridad a los colaboradores también son detalles a los cuales el gestor de viajes debe mantenerse atento.
Otra cuestión fundamental es implementar una política de viajes con el objetivo de establecer reglas para los viajeros, mejorando las condiciones de embarque y estadía de los colaboradores, sin dejar para trás la salud financiera de la organización.
¿Cómo disminuir los gastos de los viajes corporativos?
Acabas de confirmar la importancia de planear correctamente los viajes corporativos para ser exitoso en esa inversión. Ahora, ha llegado el momento de aprender cómo disminuir los gastos de tu próximo viaje corporativo.
1. Tenga una política bien estructurada.
La principal forma de ahorrar en viajes corporativos es desarrollar una política bien estructurada, con reglas claras de las obligaciones de cada colaborador en el embarque y en la estadía. Eso significa que definirás las normas de lo que se puede hacer durante un viaje a trabajo en tu empresa, y no dejarás los objetivos desordenados.
En ese momento, desarrollar un reglamento del viaje es fundamental para que tu corporación logré alcanzar los objetivos propuestos y obtenga los resultados esperados. Esa cuestión vá mucho más allá de temáticas financieras, pues también se relaciona con la productividad de cada colaborador.
Una política de viajes corporativos sirve para mejorar los procedimientos operacionales y administrativos, al mismo tiempo que controla los gastos del viaje de forma más objetiva y deja ese tema claro para los colaboradores aptos a embarcar.
2. Busca informaciones sobre tickets aéreos
Los tickets aéreos suelen ser el detalle más costoso de los viajes. Por esa razón, exigen considerable búsqueda y cuidado en el momento de comprarlos. Para facilitar tu vida, y la de los viajeros, acuérdate de buscar por tickets con anticipación en los websites de las aerolíneas.
Así, es necesario dedicar un trabajo de búsqueda, sin olvidarse de calcular las mejores fechas, ya que diversas veces es mejor extender la estancia por algunos días más para que todo salga más barato al final. Mismo que la empresa tenga que gastar con una noche o más de hospedaje.
Otro aspecto importante es mantenerse atento a los compromisos de los viajeros, para garantizar que los vuelos no retrasen los horarios que ya están apuntados. En ese sentido, los tickets con más escalas suelen ser menos costosos, pero eso puede volverse un evento estresante para el viajero, siendo necesario tener un equilibrio durante ese tipo de elección.
3. Prefiera hoteles cercanos al local de destino
En el momento de elegir las acomodaciones, busca hoteles que sean más cercanos a los locales de destino. Es un detalle importante, que hará con que ahorres en el transporte. Normalmente, en los lugares dónde suelen ocurrir grandes eventos, como centros de convenciones, hay una variedad de hoteles cercanos, exactamente para agilizar el traslado de los participantes.
De esa forma, los gastos con transporte serán reduzidos significativamente, comparados con locales más distantes. En el caso de que no sepas, existen aplicaciones para móvil para alquilar apartamentos, flats o mismo casas o habitaciones. Esas herramientas sueles ofrecer varias opciones de locales y precios, volviendo más fácil la vida del gestor responsable por planear el viaje.
4. Define un límite de gastos
Definir un límite para los gastos durante los viajes es una de las principales formas de obtener resultados en la economía de costo. Es necesario que el gestor considere un límite para los gastos, de cada colaborador durante determinado período de embarque y estancia.
Establecer valores máximos para los gastos con alimentación, si es posible, por cada bocadillo, es una excelente sugerencia para empezar a ahorrar en los viajes. También es necesario definir un límite de costo diario para hoteles, además de gastos con transporte, tickets aéreos e ingresos de eventos.
De esa forma, es posible tener un control con la previsión de los gastos mensuales con viajes corporativos y saber exactamente cual es la situación financiera de la empresa relacionada a esas inversiones. Eso traerá ventajas en el momento de definir el presupuesto para definir si se realizarán otros viajes más, o no. Por ejemplo.
5. No te olvides del seguro de viaje
Un seguro de viajes corporativos protege a tus colaboradores de posibles inconvenientes, como enfermedades y accidentes. Ese tipo de situación suele salir demasiado costoso para la corporación responsable por el viajero, detalle que se puede suprimir por medio del seguro de viajes. No es común que empresas con un alto número de viajes corporativos, realizados mensualmente, no tengan un seguro completo que proteja a los colaboradores y el propio negocio de eventuales accidentes.
En ese contexto, es exactamente necesario que traigas seguridad a tus viajeros por medio de ese tipo de servicio, pues la empresa tiene la obligación de garantizar la integridad de todos los colaboradores y de responsabilizarse con esos inconvenientes. Por lo tanto, no te olvides de contratar un seguro y garantizar que todo salga como planeado. Ese detalle es capaz de evitar daños y perjuicios mayores, tanto para el viajero, cómo para la corporación.
Acabas de aprender las 5 principales formas de disminuir los costos de tus viajes corporativos. En el caso de que aún no conozcas el software de Argo, es una aplicación extremadamente útil para la gestión de viajes. Por medio de nuestra herramienta, acompañas en tiempo real todos los gastos de los viajeros, generando informes inteligentes y de forma intuitiva.
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