Realizar una buena gestión de pagos corporativos es más que importante, es algo crucial. Esa práctica permite la construcción de un modelo de negocio saludable y rentable, además de posibilitar el crecimiento lucrativo de ventas. Pero… ¿cómo hacer una excelente gestión de gastos?
En esencia, es necesario planeamiento, ejecución y control. Es decir, debes planear tus gastos y evaluar las inversiones más oportunas; después, actuar para eliminar los gastos que no son estratégicos y mantener el más importante. Además, debes controlar los resultados y registrar todo lo que se hace. Un buen software de gestión facilita esas y otras etapas.
En los siguientes tópicos, profundizamos la discusión acerca del tema. Explicamos cuáles son los desafíos en la gestión de pagos corporativos y cómo optimizarla dentro de tu corporación. ¿Consulta ahora mismo!
Afinal, ¿Cuáles son los principales desafíos de la gestión de pagos corporativos?
Existen muchos desafíos que deben ser llevados en cuenta al realizar la gestión de pagos corporativos. En general, pueden variar según el segmento de actuación del negocio; del departamento que está realizando la gerencia de esos gastos, entre otras cosas.
El primer – y más importante desafío – es crear una mentalidad de control sólida. En otras palabras: Todas las salidas de caja, independientemente de su tamaño, deben ser registradas. Caso contrario, la gestión se vuelve más difícil de realizar.
Otro desafío es el de la concientización. Todos los profesionales, sobre todo líderes de equipo, necesitan comprender la seriedad del tema de gestión de pagos corporativos. Sumado a esa conciencia, deben comprometerse con pequeñas economías y entender que el control de pagos es una necesidad, no una desconfianza.
Por veces, los líderes de equipo poseen esa conciencia y censo de responsabilidad, pero no encuentran un canal adecuado para practicar la gestión de la mejor forma posible. Luego, cabe al gestor adoptar tecnologías que faciliten ese proceso.
De manera general, lo importante es entender que cada gestor financiero debe evaluar los desafíos presentes en su corporación y buscar estratégias capaces de eliminarlos. De esa forma, en poco tiempo, se alcanzarán grandes resultados.
¿Cómo optimizar la gestión de pagos dentro de tu corporación?
En la práctica, la gestión de pagos corporativos depende de la dedicación, estratégia y buena tecnología. Todos los profesionales de una corporación, partiendo del CEO, deben tratar el tema con seriedad y perspicacia para garantizar que los gastos trabajen en favor de la compañía – y nunca al revés.
Pero, ¿cómo hacerlo?
1. Sepa cuales gastos no son estratégicos:
En primer lugar, es importante aclarar que no todos los gastos son negativos. Algunos cuentan con un alto índice multiplicador y pueden beneficiar considerablemente el negocio. Un viaje corporativo, por ejemplo, puede reforzar la caja de la empresa, así como las inversiones en Marketing.
En ese caso, lo llamamos de gasto estratégico. Desafortunadamente, no son todos los gastos así, es decir, también existen los no estratégicos – aquellos pagos de impuestos; tarifas; alquiler; cuentas de agua y energía, entre otras cosas más.
Y esos gastos sí, debemos buscar por formas de reducir siempre.
2. Establezca un límite para tu gastos:
Otra técnica es establecer un límite para los gastos, es decir, un máximo que tu y tu equipo pueden invertir y gastar, a excepción de eventos no recurrentes.
Mientras se define ese límite, y se lo comparte con los demás, todos empiezan a encarar sus pagos como trade-off. Consecuentemente, discursos como:
“Bueno, existen más recursos financieros, entonces puedo realizar esa compra”
Se transforman en:
“Necesito respetar el límite, y para eso necesito elegir más estratégicamente los gastos que haré”.
Existen muchas formas de definir un límite de gastos. Lo que más se recomienda es estudiar tus últimos informes contables (como DRE, BP y DFC), después establecer un límite que sea aceptable, pero no demasiado confortable. De esa forma, tu estimulas la reducción de los pagos corporativos.
3. Tenga un sistema eficiente para registro:
Tanto para definir tu límite de gastos, cuanto para evaluar qué es más o menos estratégico, se hace necesario un óptimo registro de cuentas. Todo lo que sale de tu caja, independiente del valor nominal, debe ser registrado. Sin eso, es demasiado difícil llegar a conclusiones precisas.
En ese caso, lo ideal es buscar por un sistema de gestión de pagos corporativos. Con él, es posible registrar los gastos realizados; evaluar la prestación de cuentas; reembolsar a profesionales y verificar el histórico de todo lo que se gastó. En otras palabras, un control considerablemente superior.
4. Mantenga todo tu equipo entrenado:
Es importante considerar el nivel de cualificación y orientación de tu equipo. Al paso que tus talentos desconocen el presupuesto de la compañía, las políticas y el límite de gastos, surge una tendencia de que gasten más y se preocupen menos con la calidad de sus inversiones.
Por lo tanto, entrena a tu equipo. Reúnelos y les explique por cual razón el tema es importante y cómo es capaz de preservar la salud financiera de la corporación. Y juntamente a eso, presenta también las prácticas que deben llevar a cabo durante el trabajo.
Dentro del posible, establezca estímulos para que tus colaboradores se sientan más influenciados por la salud financiera del emprendimiento. Bonificaciones y participación en los resultados y lucro (PRL) son buenos ejemplos de eso. De esa forma, el compromiso será consecuentemente alto.
¿Cuál es la importacia de la implementación de buenas tecnologías?
Para finalizar, vale resaltar la relevancia de la tecnología en ese proceso. Softwares de primera generación digitalizan y potencializan todo el flujo de trabajo, al mismo tiempo que automatizan algunas tareas y facilitan el acceso a informes de gastos. De ese modo, el gestor tiene acceso a más información.
Un buen ejemplo es el software de gestión de pagos corporativos de Argo, que permite el registro de gastos; reembolso de los colaboradores; la emisión de informes; la solicitud de nuevas cuentas y la aprobación por el gestor. Luego, posibilita un control de punta a punta.
Ahora que yá estás dentro del tema, recuérdate de que existen muchos desafíos en la gestión de gastos corporativos, como la falta de control y concientización. Para mejorar tu gestión, es interesante evaluar cuáles gastos son estratégicos; definir un límite de gastos y entrenar tu equipo de trabajo.
Sumado a eso, la importancia de contar con un software como el de Argo Solutions. ¡Para saber más de nuestra solución, haz click aquí, o entonces habla con uno de nuestros especialistas para sacar tus dudas!
