Actualmente, con el escenario empresarial competitivo, cada vez es más necesario invertir en tecnologías que permitan incluir la innovación en los procesos rutinarios de las organizaciones. Constantemente se lanzan nuevas implementaciones en el mercado para optimizar el día a día corporativo, y muchas de ellas están directamente vinculadas a la automatización de los procesos. Este mecanismo puede estar presente en varios sectores de una empresa, como compras, recursos humanos, tecnología de la información y contabilidad.
La automatización de procesos no busca reemplazar la actividad humana, sino optimizar los recursos, facilitar las tareas operativas, ayudar en la toma de decisiones y permitir que los empleados tengan más tiempo para dedicarse a funciones comerciales estratégicas. Por esta razón, una empresa que quiere obtener una ventaja competitiva necesita mantenerse actualizada y, para implementar esta poderosa herramienta, es importante comprender cuáles son sus beneficios.
Con eso en mente, hemos seleccionado 6 ventajas que la automatización de procesos puede aportar a su negocio. ¡Síguenos!
1 – Reducción de costos
Una de las principales ventajas de la automatización de procesos es la reducción de costos. Aunque es necesaria una inversión inicial, es posible obtener un rendimiento en poco tiempo. Y, con eso, aumentar los rendimientos y reducir los costos, ya sea de operación, de materiales, de instalación, técnicas burocráticas, entre otros.
Esto se debe a que los recursos automatizados permiten a la empresa satisfacer mayores demandas en menos tiempo, es decir, aumentar la productividad y la agilidad del proceso. También permite reubicar a los empleados en actividades más estratégicas y rentables, reduciendo las tareas repetitivas y mecánicas.
Además, la automatización de procesos detallada, bien estructurada y planificada puede identificar los puntos de ineficiencia y pérdidas que afectan las entregas. Con este mapeo, los gerentes pueden establecer objetivos más objetivos y asertivos para la corrección, lo que también reduce el desperdicio y, en consecuencia, los costos.
2- Baja tasa de error
Cuanto más manual es un proceso, más personas participan en su desarrollo. Con esto, es inevitable que sea más vulnerable al error y que la dificultad para garantizar la seguridad y la coherencia de la información sea mayor. No importa cuán calificado y competente sea un profesional, el margen de error para una máquina es mucho menor.
Por lo tanto, otra ventaja importante de la automatización de procesos es la reducción de la tasa de error. Esto tiene un impacto muy significativo en las ganancias de la organización, ya que las fallas pueden comprometer la provisión de servicios y la calidad percibida de los productos ofrecidos, y también causar el reproceso de las tareas.
3- Trazabilidad y posibilidad de seguimiento
La automatización de procesos también le permite rastrear y monitorear procesos, ya que tiene información segura, actualizada y de fácil acceso. Esto le da a la organización más control sobre todas las etapas y una visión sistémica de cómo funciona.
Con una buena comunicación, una base de datos segura e información centralizada, es posible monitorear y administrar todos los procesos en tiempo real, desde cualquier dispositivo autorizado y desde cualquier lugar. Los datos se actualizan constantemente, lo que reduce las posibilidades de fallas y reprocesos. Es posible seguir los resultados, acceder a informes generados por diferentes sectores, crear una cultura de calidad y tomar decisiones de forma segura frente a los desafíos diarios del mercado.
4- Estandarización de procesos
La estandarización de procesos también es otra ventaja que ofrece la automatización de procesos. Con él, las desviaciones de la operación tienden a ser menores, la productividad no se ve comprometida y los resultados son satisfactorios. Tener estándares predefinidos para la ejecución de tareas también ayuda a eliminar fallas y mejorar la calidad de los procesos, productos y servicios.
La visibilidad de la gestión también se beneficia, ya que de esta manera hay un mayor control sobre todas las etapas, lo que facilita la identificación de las debilidades y fortalezas de la operación. Se hace más fácil tomar decisiones seguras y repetir buenos resultados. Todo esto impacta directamente en la producción de la compañía, que logra ser más eficiente, confiable y rentable.
5- Seguridad de datos
Al usar una herramienta o software de automatización de procesos para administrar una base de datos electrónica, su seguridad aumenta significativamente. Esto se debe a que casi se eliminan los riesgos de pérdida y daño de la información, ya sea total o parcial. El sistema puede recopilar y almacenar más datos, realizar copias de seguridad programadas de los archivos y centralizarlos en una sola ubicación.
Además de proporcionar una mayor seguridad a los datos, también permite una mayor precisión y confiabilidad de la información, lo que afecta la toma de decisiones, la agilidad en la identificación de fallas y sus posibles soluciones. Es posible obtener grandes ganancias financieras y operativas, tener más acceso a la información y una mejor comunicación interna en la organización.
6- Información y sistemas integrados
La centralización de la información es otra gran ventaja de la automatización de procesos. La creación de un entorno común para los empleados previamente autorizados facilita el intercambio y el acceso a los datos, generando velocidad y eficiencia en el procesamiento y análisis de la información, mejorando la comunicación interna y evitando retrasos en las tareas.
Con esto, es posible preparar informes más rápido, más seguro y en tiempo real, predecir e identificar posibles fallas que podrían comprometer el tiempo de ejecución de las actividades, tomar decisiones más asertivas, encontrar soluciones más eficientes y mantener un flujo de trabajo más efectivo.
Además, los sistemas de diferentes sectores también se pueden integrar con la automatización de procesos. Por ejemplo, el equipo de Recursos Humanos puede acceder y analizar los indicadores del equipo de Finanzas. La información proporcionada por el equipo de marketing puede ser de interés para el área de finanzas. Y tantas posibilidades que, si están bien empleadas, traerán grandes ganancias a la organización.
Como era posible percibir, la automatización de procesos permite no solo a la empresa adaptarse a las nuevas necesidades y tecnologías del mercado, sino también que el negocio produce más con menos, de una manera ágil, calificada, segura e inteligente. Con esto, la organización obtiene ventaja competitiva y excelencia en sus resultados, además de mejorar significativamente el ambiente de trabajo.
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