Momentos de crises como a recente pandemia do Coronavírus inevitavelmente geram novas demandas do mercado, o que torna fundamental adaptar sua empresa para que ela sobreviva a novos cenários. Entre as melhores dicas de negócios para alcançar esse objetivo, está a automação de seus processos.
Com o intuito de ajudar no desenvolvimento do seu negócio, mesmo em períodos adversos, publicamos este artigo que traz as 6 dicas de negócios mais eficientes a serem aplicadas na sua empresa, independentemente de seu ramo ou porte.
Todas elas estão ligadas à implementação de softwares que automatizam atividades da empresa, pelo fato de a automação reduzir custos, aumentar a produtividade, elevar os lucros, diminuir burocracia, entre outros benefícios que ajudam a lidar com crises. Acompanhe!
1. Implemente uma cultura da inovação
Apesar de ser necessário fazer adaptações e automatizar os processos da empresa, é possível que os colaboradores resistam às mudanças. Por isso que a primeira dica é implantar uma cultura empresarial voltada à inovação e incentivar os funcionários a se modernizarem.
Para fazê-lo, prepare reuniões para informar o pessoal sobre a necessidade de uma transformação digital, torne o ambiente de trabalho mais agradável e contrate pessoas abertas à inovação.
Mesmo que o pessoal esteja disposto a usar as tecnologias, eles podem ter dificuldades em manuseá-las. Nessa hipótese, disponibilize guias e invista em treinamentos para que eles aprendam a utilizar as modernidades.
2. Conheça suas necessidades e planeje a automação
Mudanças na empresa precisam ser muito bem planejadas. Por isso, é importante conhecer seu negócio e elaborar um planejamento.
A primeira etapa é analisar a situação de crise e pensar em quais são as dificuldades específicas do seu negócio. Exemplos de adversidades geradas pela pandemia do COVID-19 são a redução de vendas, a necessidade de higienização constante, o risco de contágio do pessoal, entre outros.
Depois, defina um cronograma que contenha data de início e fim para cada ação, como estabelecer o prazo para escolher o software de gestão, implementar a tecnologia, treinar o pessoal e fazer um período de testes.
O próximo passo do planejamento é escolher o sistema ideal para a empresa. Para um negócio que realiza viagens, por exemplo, é fundamental usar uma plataforma que permita colocar sua política de viagens, controlar os voos, reservá-los automaticamente e integrar-se com outros sistemas.
Outro programa útil é um software de gestão de despesas, que disponha de funcionalidades como controle das solicitações de gastos, rateio das despesas, possibilidade de configurar workflow.
É interessante que as tecnologias sejam compatíveis com smartphones, o que permite trabalho a distância e melhora a comunicação.
Por fim, adquira os equipamentos necessários à automação ou atualize os existentes. Essas compras devem ser vistas como um investimento para o negócio, já que ele trará redução de custos, aumentará a produtividade e ainda beneficiará a empresa depois que a crise passar.
3. Utilize métricas de acompanhamento
É fundamental monitorar os resultados obtidos pela empresa para saber se eles estão sendo vantajosos. Na prática, são aplicados indicadores-chave de desempenho (KPIs ou key-performance indicators), que são diferentes métricas que apontam as mudanças no negócio.
Há vários KPIs que podem ser acompanhados pelos gestores, sendo que os mais recomendados para aplicar depois que um comércio ou uma prestadora de serviços automatiza seus processos são:
- lead time ou tempo de espera – tempo médio desde que os pedidos são recebidos até serem efetivamente atendidos;
- retorno sobre o investimento (ROI) – retorno financeiro obtido pelos investimentos realizados;
- churn rate (taxa de desistência) – é a quantidade de clientes que deixam o negócio depois de um período, que geralmente é de um mês;
- churn negativo – inclui a média de entradas e saídas dos clientes;
- ticket médio – é o total do valor gasto ou de compras realizadas por cada cliente;
- custo de aquisição do cliente (CAC) – investimento por cada empresa para conquistar seus clientes;
- lifetime value (LTV) ou valor vitalício – receita obtida por uma empresa por cada cliente durante todo o ciclo de vida dos clientes;
- taxa de conversão – quantidade de potenciais clientes que se tornam efetivos.
4. Automatize os serviços de atendimento ao cliente
O atendimento é um dos fatores mais impactantes para satisfação dos clientes e consolidação da sua marca no mercado. Por essa razão, todo gestor deve garantir que ele seja ágil, de qualidade, completo e agradável.
A tecnologia será uma poderosa aliada para aprimorar a experiência do cliente. Com um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), a empresa pode captar informações dos compradores, observar a mudança de seu comportamento, disponibilizar chatbots e mais.
5. Melhore a comunicação interna
Se você quer manter a produtividade, os colaboradores devem ter um bom relacionamento e serem capazes de trocar informações de forma clara. Para isso, é importante aproximar-se de todo seu pessoal, criar um ambiente agradável e promover engajamentos.
Há diferentes ferramentas que aprimoram a comunicação interna até mesmo a distância, como aplicativos de videoconferência ou de troca de mensagens.
Os softwares de gestão implementados também melhoram a comunicação de outras formas. Com um sistema de despesas corporativas, por exemplo, o colaborador pode solicitar gastos diretamente de seus celulares, que poderão ser aprovados pela empresa, e, após, a prestação de contas fica disponível para salvar os dados.
Isso torna mais clara e acelera a troca de informações entre o colaborador e seus chefes, já que evita confusões, esquecimentos e outros problemas.
6. Armazene dados importantes
Finalmente, a empresa precisa armazenar todas as informações sobre as atividades realizadas, os gastos feitos, a prestação de contas e outros dados.
É interessante ter uma plataforma que utiliza tecnologia nuvem, ou seja, servidores de terceiros. Isso permite que as informações sejam acessadas de qualquer lugar — e diretamente de seus dispositivos móveis —, bem como que a empresa recupere seus dados mais facilmente, se eles forem perdidos.
Ao aplicar as dicas de negócios explicadas neste conteúdo, sua empresa conquista muitos benefícios que a ajudam a superar períodos adversos e desenvolve vantagens competitivas que fazem com que ela se destaque entre os concorrentes de mercado.
Gostou do nosso artigo com as principais dicas de negócios? Quer saber mais sobre os impactos da tecnologia sobre seu negócio? Temos um artigo que em explicamos as 6 principais vantagens da automatização de processos! Confira! Ou se preferir, entre em contato conosco.