Realizar a gestão financeira de uma empresa exige que os responsáveis pelo setor sejam multifuncionais. Afinal, são muitas tarefas e responsabilidades no dia a dia. Em virtude disso, é de extrema importância o auxílio da tecnologia na rotina de trabalho, ainda mais atualmente, em que as informações e entregas são muito mais rápidas e dinâmicas.
Entre essas ótimas ferramentas tecnológicas para auxiliar o departamento financeiro das organizações está o software de reembolso corporativo. Ele ajuda a automatizar diversos processos e a otimizar as tarefas do cotidiano. Quer saber como escolher a melhor opção para a sua empresa? Fique neste artigo que nós vamos ajudar você! Confira a seguir.
Dicas de como escolher um software de reembolso corporativo
Primeiramente, separamos algumas dicas de como você pode escolher um software de reembolso corporativo. Acompanhe!
Busque um software que tenha precisão na digitalização das notas
Uma grande vantagem dos softwares de gestão de reembolsos corporativos é que eles apresentam a exatidão que toda tecnologia necessita. Por isso, aproveite para selecionar, para a sua empresa, uma opção que tenha alta precisão no momento de digitalizar as notas. Dessa forma, você garante o cumprimento à risca da política de despesa estabelecida em sua companhia e, ainda, evita o retrabalho da sua equipe de colaboradores.
Contrate uma solução fácil de usar
Não adianta selecionar um software de reembolso corporativo para a sua empresa se ele é difícil de usar. Não é à toa que a experiência do usuário atualmente é um dos temas em alta para os consumidores de tecnologia. Por isso, contrate uma opção que tenha usabilidade intuitiva e que seja fácil de explicar para todos os usuários como funciona. Afinal, a solução deve ser utilizada perfeitamente por todos os colaboradores da empresa.
Procure por empresas com credibilidade
É fundamental buscar empresas com credibilidade, que já estejam consolidadas no mercado. O software vai armazenar dados importantes de sua empresa e de seu usuário, o que aumenta a importância de que ele seja de confiança e de qualidade. Portanto, a escolha por uma ferramenta que venha de um bom fornecedor é crucial. Faça pesquisas detalhadas e consulte bem antes de tomar a decisão.
Dê grande atenção para a segurança de dados
Como dissemos, ao utilizar o software, diversas informações importantes de sua empresa e de seus colaboradores estarão armazenadas na ferramenta. Portanto, a segurança de dados é um ponto essencial para se pensar na hora da sua escolha, para evitar ataques de hackers e vazamento de informações cruciais. Analise se o sistema conta com proteção adequada contra acessos indevidos, se apresenta alguma vulnerabilidade, qual a tecnologia por trás do produto, entre outras questões importantes.
Fique de olho nas funcionalidades
Cheque detalhadamente todas as funcionalidades do software e certifique-se de que vão se encaixar com as necessidades da sua empresa. Cada companhia tem suas regras específicas e particularidades na política de reembolso. Portanto, veja se a ferramenta vai supri-las e se é possível adaptá-la especialmente ao contexto do seu negócio.
Escolha empresas que dão suporte integral
Um último ponto a ser levado em conta no momento de escolher o software de reembolso de despesas é a qualidade do suporte oferecido. Afinal, imagine estar com uma urgência em sua empresa e ter de esperar vários dias para receber ajuda e saber como lidar da melhor forma com a ferramenta? Portanto, cheque como funciona o atendimento e certifique-se de que as regras estejam estipuladas no contrato, evitando que você fique na mão em um momento de necessidade.
Benefícios de contratar um software de reembolso corporativo
Agora que você já sabe como escolher um software desse, é importante saber o que você ganha ao contratá-lo.
Aumento na produtividade da equipe
Com a contratação da tecnologia de um software de reembolso corporativo, algumas funções mecânicas dos seus colaboradores não serão mais necessárias. Com isso, a equipe ganhará efetividade, já que não precisará mais fazer atividades repetitivas e não efetivas. Além disso, alguns outros processos serão acelerados e otimizados, também contribuindo para uma maior produtividade e eficácia no dia a dia de trabalho.
Garantia de métricas de negócio mais precisas
Os softwares também apresentam como vantagem a grande capacidade de armazenar dados. Essas informações serão extremamente valiosas para o time de gestão traçar um panorama de como estão os processos e como eles impactam a empresa. Com isso, é possível garantir uma maior precisão para tomar boas decisões de negócio e estipular um plano efetivo para o futuro.
Automação e padronização de processos
Como já citado acima, os softwares de gestão permitem a automação de processos do dia a dia. Isso não só ajuda na produtividade da sua equipe, mas também contribui para a padronização das atividades, já que a ferramenta será um canal único para toda a empresa. Com isso, diminui-se o risco de falhas e aumenta-se a efetividade, principalmente no caso de grandes companhias que têm diversos escritórios e matrizes.
Maior transparência
Com todos os dados e informações armazenados no software, é possível garantir uma maior transparência nos processos. Isso porque todas as obrigações de cada um dos participantes nos procedimentos de pedido de reembolso ficarão registradas, evitando esquecimentos, erros humanos e fraudes nas solicitações.
Tomada de decisões de maneira mais segura
A tecnologia possibilita um maior armazenamento de dados e uma melhor organização de processos. Essa segurança dada pela ferramenta ajuda também a diminuir os erros. Com a posse de diversas informações valiosas, os gestores terão mais recursos para tomar decisões seguras e assertivas. Isso vai ser fundamental para a empresa, já que erros na área financeira podem impactar, e muito, a solidez da companhia.
Vantagens de contar com a tecnologia da Argo
Se você quer uma solução que apresente todos os atributos citados neste texto, conheça o Argo Expense, software de reembolso corporativo da Argo. Com ele, é possível realizar a gestão do orçamento da sua empresa, registrar os processos de reembolso da sua equipe de colaboradores e, ainda, gerar relatórios valiosos para analisar os procedimentos.
Todas essas funcionalidades serão disponibilizadas garantindo o cumprimento da política de gastos corporativos e de reembolso criada por sua empresa. Com isso, você garante economia de tempo e de produtividade ao mesmo tempo que torna a sua companhia mais organizada e com total visibilidade no gerenciamento das despesas. Então, não deixe de investir no software de reembolso corporativo!
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