Simplificar processos é essencial para empresas que querem crescer em longo prazo e, principalmente, sobreviver à recente crise econômica gerada pela pandemia do coronavírus. Essa é uma estratégia importante para empresas pequenas, médias e grandes, já que todas elas desejam manter sua expansão no mercado.
Leia este conteúdo para se aprofundar mais no assunto, entender o que exatamente é simplificar os processos e como aplicá-lo no campo prático da empresa!
O que significa simplificar os processos?
Com o tempo, é comum que um negócio expanda sua carteira de clientes, amplie seu catálogo de produtos ou serviços, contrate mais pessoal, entre outras formas de expansão. Entretanto, tudo isso também aumenta a quantidade de processos, relatórios e ferramentas de controle.
Tornar os procedimentos mais simples é a melhor resposta para que um gestor mantenha o controle sobre a sua empresa mesmo enquanto ela está em expansão. Isso é mais benéfico do que muitos acreditam, já que traz vantagens como:
- diminuição de custos: reduzem-se gastos envolvidos com atividades burocráticas;
- otimização da gestão: os administradores podem se concentrar em atividades principais e mais estratégicas;
- escalabilidade: o negócio consegue expandir suas atividades e clientes sem aumentar os custos na mesma proporção;
- ganho na produtividade: sua equipe despende menos tempo com atividades que não agregam valor ao negócio;
- aumento dos lucros: os benefícios acima tornam todo o negócio mais lucrativo.
Quais são algumas estratégias para simplificar processos?
Existem diferentes ferramentas e táticas que podem ser feitas para simplificar processos. Neste artigo explicamos as etapas a serem seguidas para aproveitar as vantagens listadas.
Analise a situação da empresa
O primeiro passo é conhecer muito bem todas as áreas da sua empresa. Caso você ainda não tenha feito uma análise SWOT – ou precise atualizá-la –, aplique a técnica nessa fase. Basicamente você avalia os seguintes aspectos:
- S (strengths ou forças): são os pontos fortes internos da organização;
- W (weaknesses ou fraquezas): desvantagens internas que precisam superadas;
- O (opportunities ou oportunidades): eventuais acontecimentos externos que beneficiam o negócio;
- T (threats ou ameaças): fatores externos que prejudicam a empresa.
Além disso, anote todos os gastos do negócio – separando-os por centro de custo –, faça um benchmarking (estudo dos concorrentes), examine suas políticas internas e faça outros estudos que entender necessário.
Essa etapa é importante pelo fato de facilitar a identificação de gargalos e pontos de melhoria. Por exemplo, você saberá que técnicas os concorrentes usam para simplificar processos ou se há uma norma da política corporativa que gera burocracias desnecessariamente.
Mapeie os processos
Um mapa dos processos é uma representação visual de todo o fluxo de trabalho, desde o recebimento do pedido do cliente até o pós-venda.
Durante esse mapeamento, você deve anotar responsáveis por cada setor e etapa, os custos presentes em cada operação, o tempo necessário para realizar cada atividade e as metodologias utilizadas.
Com esse documento, você pode encontrar pontos fracos no workflow, como desperdício de tempo, retrabalho, atividades redundantes ou de baixo valor. Ao solucionar esses problemas, todo o pessoal conseguirá ser mais produtivo.
Otimize a comunicação interna
Uma comunicação eficaz é essencial para garantir que todas as mensagens sejam entendidas imediatamente e evitar interpretações errôneas.
Essa fase pode ser mais desafiadora ao negócio pelo fato de envolver uma transformação na cultura organizacional. Mas você pode realizá-la com medidas simples, como automatizar o envio de certas informações.
Por exemplo, quando um colaborador for realizar viagens a negócios, pode-se usar um sistema de gestão que notifica os responsáveis e transmite os detalhes dos serviços automaticamente para seu celular. Ele não precisará ligar constantemente para outros funcionários para pedir informações.
Digitalize os documentos
Digitalizar documentos é uma das principais formas para reduzir a quantidade de etapas necessárias dentro de um fluxo de trabalho.
Você não precisará mais procurar informações em uma grande pilha de documentos dentro de vários armários. Os computadores organizarão os arquivos automaticamente, bem como permitirão que você encontre dados por mecanismos de buscas, o que diminui consideravelmente o tempo de busca.
Essa modernização também economiza custos com materiais físicos, libera mais espaço dentro do estabelecimento e diminui o risco de perda de documentos.
Integre os dados
A integração faz com que as informações entre diferentes sistemas sejam trocadas automaticamente. Com ela, elimina-se a necessidade de acessar duas plataformas diferentes e transferir informações manualmente.
Imagine que uma organização tenha um sistema de gestão empresarial (ERP), mas você contrata um software de gestão de viagens corporativas para otimizar ainda mais a rotina do negócio e ampliar seu controle.
Caso o fornecedor da segunda solução forneça o API (interface de programação do aplicativo), sua equipe de TI poderá integrá-la ao seu ERP e fazer com que conversem entre si. Você poderá usufruir de todos os benefícios do novo sistema diretamente da sua plataforma principal.
Capacite os colaboradores
Treine seus colaboradores para que eles consigam se adaptar à nova rotina, utilizar as novas tecnologias implementadas e aplicar as novas metodologias.
Outro aspecto relevante é o fato de que você poderá delegar atividades de nível táticas ou administrativas para as pessoas capacitadas, aliviando suas responsabilidades e permitindo que se concentre em planejamentos maiores.
Funcionários mais treinados também são capazes de solucionar problemas cotidianos – de nível operacional – por conta própria. Isso elimina que você tenha que resolver contrariedades pequenas.
Utilize novas tecnologias
Tecnologia e a simplificação de processos são conceitos intrínsecos. Dificilmente uma empresa consegue maximizar sua eficiência sem uso de soluções especializadas.
Se você almeja melhorar a gestão de viagens corporativas e suas despesas, então a Argo traz duas tecnologias que solucionarão os seus problemas. São elas:
- gestão de despesas corporativas: solução completa para despesas de viagens. Ela descomplica a solicitação de adiantamentos, a aprovação, prestação de contas, reembolsos e mais;
- gestão de viagens corporativas: permite elaborar um planejamento completo de acordo com as políticas da sua empresa, aumenta seu controle das viagens e automatiza inúmeras atividades.
A Argo disponibiliza o API para realizar a integração, presta um atendimento de qualidade em todos seus canais de atendimento e ainda disponibiliza uma demonstração para que você presencie como nossa solução ajudará na rotina do seu negócio.
Independente se a sua empresa é nova ou já é bem-sucedida no mercado, sempre há processos que podem ser modernizados. Com as nossas dicas, você será capaz de simplificar processos, aproveitar seus benefícios e impulsionar o crescimento no mercado.
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