Há empresas utilizam planilhas de gestão para controlar as finanças do negócio, mas esse é um grande erro, já que o trabalho manual deixa a gestão de despesas suscetível a erros, além de tornar a atividade morosa e improdutiva. Por outro lado, investir em um software especializado traz um grande número de benefícios para o negócio.
Se você deseja aumentar o controle financeiro do seu negócio, então esta leitura é fundamental. Neste conteúdo, listamos quais são as desvantagens de usar planilhas de gestão e, após, como um sistema de gestão de despesas corporativas pode solucionar seus problemas. Confira!
Por que largar as planilhas de gestão manuais?
Primeiro, entenda que as planilhas de gestão são documentos em que os gestores e responsáveis precisam anotar manualmente — seja com caneta e papel, seja por meio do Excel — despesas, custos, solicitações, gastos de cada área, comprovante de pagamentos, entre outros elementos.
A seguir, listamos os motivos pelos quais é importante deixar de usar esse tipo de documento, apresentando as desvantagens que ele gera para seu negócio.
Perda de informações
Geralmente, as empresas que ainda utilizam planilhas de gestão financeira deixam-as armazenadas no computador ou servidor local. No entanto, é possível que o disco rígido queime, seja perdido, roubado ou sofra com algum desastre natural — como incêndio ou enchentes.
No caso de planilhas físicas, elas estão sujeitas aos riscos listados e outros problemas, como o desgaste natural do papel ou da tinta e rasgos.
Imprecisão de dados
Lidar números e cálculos exige muita concentração e organização dos colaboradores. Além disso, as contas do negócio tornam-se cada vez mais complexas, conforme ele se desenvolve. Diante desses fatos, é inviável exigir que o pessoal sempre faça registros precisos.
Entretanto, qualquer inexatidão das informações dificulta a elaboração de planejamentos financeiros ou orçamentários e, consequentemente, prejudica a tomada de decisão pelos gestores do negócio.
Maior possibilidade de erros
Erros são comuns de ocorrer, e até mesmo um profissional competente, experiente e capacitado pode cometer erros matemáticos, esquecer-se de considerar um elemento importante nos cálculos ou deixar de fazer determinada anotação. Porém, tais erros ainda prejudicam as decisões dos gestores e colocam a reputação do negócio em risco.
Falta de fluidez e agilidade
Criar, modificar e gerir as planilhas pode ser bastante trabalhoso. Os colaboradores devem acessar os terminais, digitar as informações manualmente e conferir os dados diversas vezes para evitar que erros sejam cometidos.
Os responsáveis ainda precisam colocar as informações manualmente em relatórios, planilhas ou gráficos, para levar os dados aos gestores. Na prática, eles precisam cruzar várias informações manualmente para elaborar esses documentos, o que geralmente consome um ou mais dias de trabalho.
Outra desvantagem é o fato de tais atividades serem relativamente desgastantes, fazendo com que o pessoal se canse mais rapidamente e tenha sua produtividade reduzida durante o restante da jornada de trabalho.
Quais são as vantagens de usar um software de gestão financeira?
Ao aplicar um sistema de gestão programado especialmente para otimizar atividades ligadas às finanças, a empresa consegue eliminar todos os problemas que listamos no tópico anterior. A gestão financeira torna-se mais rápida, ampla e segura, além de garantir que os gestores tenham acesso completo a relatórios financeiros.
Como se não bastasse, a organização ainda usufrui de outras vantagens que alavancam o seu desenvolvimento.
A seguir, listamos os benefícios que serão adquiridos com a implementação da Argo Expense, tecnologia de gestão de despesas corporativas eficiente, completa e descomplicada, desenvolvida pela Argo para facilitar a rotina financeira de seus parceiros.
Segurança das informações
Os dados do negócio são armazenados na nuvem, o que significa que são utilizados os servidores da empresa contratante para guardar as informações. Essa vantagem elimina a possibilidade de que ocorram problemas como perda de dados por extravios, furtos ou fenômenos naturais.
A solução da Argo também é dotada de um robusto sistema de segurança, como antivírus, backups, criptografia de dados, firewalls e outras tecnologias que evitam que os dados sejam acessados ou subtraídos por criminosos virtuais (hackers).
Unificação dos dados
Todas as funcionalidades e informações ligadas ao controle de gastos são unificadas em uma única interface, o que elimina a necessidade de acessar diferentes sistemas, arquivos e servidores para verificar os dados.
Caso o gestor deseje, a solução da Argo pode ser facilmente integrada ao sistema de gestão empresarial (ERP) do seu negócio. Basicamente, será possível aproveitar de todos seus recursos diretamente do software com o qual os colaboradores já estão acostumados, tornando o seu uso ainda mais fácil.
Maior produtividade
A Argo Expense realiza diversas tarefas de forma automática, o que faz com que os colaboradores e gestores possam concentrar-se em atividades mais estratégicas e que agregam mais valor à empresa, como negociação com clientes e fornecedores, elaboração de estratégias e análise de mercado.
Escalabilidade
A escalabilidade é a capacidade de atender mais clientes, fornecer mais serviços ou produtos, sem aumentar os custos na mesma proporção. O software proporciona essa vantagem ao efetuar a gestão financeira de forma eficiente, independentemente do volume de dados que precisa ser trabalhado.
Relatórios completos
O sistema de controle de gastos coleta dados, faz a análise deles e gera relatórios completos em tempo real. Com poucos cliques, os administradores terão um painel de controle completo sobre as movimentações financeiras do negócio. Isso inclui o controle de solicitação, a prestação de contas e de despesas de cartão corporativo, o rateio de despesas por projeto ou centro de custo e mais.
Aplicativo móvel
Pensando na mobilidade, a Argo Expense também dispõe de um aplicativo móvel que pode ser baixado tanto pelo Google Play (para Android) como pela App Store (para iOS). Esse software é voltado para o viajante e possibilita que a empresa gerencie suas despesas a distância.
Por exemplo, o colaborador poderá detalhar seus gastos no aplicativo e enviar as informações, o comprovante ou solicitação de despesas para a empresa, o que deixa sua rotina mais fácil e prática.
As planilhas de gestão são um tipo de documento defasado e que pode gerar muitos prejuízos ao negócio. Mas uma empresa tem a possibilidade de eliminar seus problemas, alavancar seu desenvolvimento e potencializar sua competitividade de mercado, aproveitando do sistema de gestão especializado da Argo!
A Argo Expense ainda dispõe de inúmeros recursos que auxiliam na sua gestão financeira. Entre já em contato com um de nossos consultores para conhecer melhor nosso sistema!
