Vamos direto ao ponto! Sem um controle de budget empresarial, você pode não entender o desempenho de sua empresa.
Se você não está planejando (e rastreando) onde os investimentos do seu negócio terminam a cada mês, está perdendo oportunidades valiosas para cortar custos e colocar dinheiro onde terá o maior impacto. Criar um budget é a única forma de saber se você está gastando dinheiro da maneira que pensa.
Neste artigo, nós explicamos a importância de um controle de budget empresarial e trazemos 4 dicas práticas de como fazê-lo de forma eficaz na sua empresa, especialmente em se tratando de viagens corporativas. Confira!
O que é budget empresarial?
O budget empresarial é um plano financeiro que fornece às empresas informações importantes sobre seu capital, receitas e despesas.
Ele dá uma estimativa de receitas e despesas durante um período de tempo especificado, como mensal ou anual. Também atua como uma mão orientadora para ajudá-lo a determinar como e onde você gastará seu dinheiro.
Em suma, os propósitos de um budget empresarial são:
- prever ganhos: a criação de um orçamento ajuda a estimar a quantidade de dinheiro que sua empresa ganhará na forma de receita, vendas e lucro;
- planejar despesas: um orçamento é uma forma de atribuir uma tarefa aos gastos de sua empresa, de modo que você tenha uma razão legítima para cada centavo gasto;
- manter-se responsável: ter um orçamento permite que você avalie seu plano de gastos em relação à realidade, para que possa ver se está realmente atingindo seus objetivos desejados e as expectativas previstas.
Por que uma empresa precisa de um controle de budget?
As empresas contam com orçamentos para prever o fluxo de caixa e as despesas, para que a administração possa tomar decisões financeiras e operacionais. Com o budget certo, uma empresa pode evitar ou reduzir dívidas e, ao mesmo tempo, aumentar as oportunidades para empréstimos e investidores. Enfim, o controle de budget é uma ferramenta importante para vários processos empresariais, como explicamos a seguir.
Gerenciar fluxo de caixa
Uma empresa depende de um orçamento preciso para gerenciar com eficiência seu fluxo de caixa. A receita que entra e os custos que saem são métricas importantes que podem influenciar a saúde financeira geral do negócio. Revisar e avaliar o orçamento em uma base semestral ou anual pode ajudar as organizações a planejar melhor o crescimento e a lucratividade.
Medir performance
Os orçamentos ajudam as empresas a comparar os processos operacionais passados e presentes para analisar o desempenho. Por exemplo, quando um analista financeiro compara a receita da empresa do ano anterior com a receita atual, ele é capaz de avaliar estratégias e resultados subsequentes para fazer melhores escolhas para o futuro.
Melhorar as decisões
O orçamento preciso ajuda os executivos a tomar decisões acertadas que dizem respeito à operação e à saúde financeira de suas empresas. Com essas comparações financeiras, os executivos podem tomar decisões financeiras mais bem informadas. Por exemplo, uma empresa pode analisar seu orçamento para garantir que as decisões de investimento proporcionem um retorno e verificar como alocar fundos e recursos no futuro.
Criar planos futuros
As empresas criam planos estratégicos para crescimento e desenvolvimento futuros e usam os dados dos orçamentos a fim de implementar estratégias para cumprir essas metas. Com um orçamento, as empresas podem criar projeções de receita e custo para tomar decisões financeiras importantes.
Como controlar o budget de viagens empresariais?
Com as variações incontroláveis nos custos de voos e viagens inevitáveis de última hora, pode parecer impossível chegar a um orçamento de viagem razoável, não é?
Na verdade, existem vários desafios comuns que as empresas enfrentam ao tentar gerenciar os custos de viagens de negócios, incluindo a falta de visibilidade, políticas pouco claras, envio tardio de relatórios de despesas, erros de entrada de dados ou despesas de viagem desnecessárias. Os reembolsos de funcionários também podem dificultar esse processo.
Porém, com um planejamento cuidadoso e uma pesquisa completa, você descobrirá que pode chegar muito mais perto do budget perfeito de viagens e despesas do que você imagina. Aqui estão 4 dicas que o ajudarão a calcular seu orçamento de viagens de negócios para o próximo ano.
1. Tenha uma política de viagem estabelecida
Se você ainda não tem uma política de viagens clara e por escrito, criá-la é o primeiro passo. A ideia não é prender os funcionários a um conjunto rígido de regras. Em vez disso, as políticas de viagens devem ajudá-lo a se preparar para o imprevisível e fornecer consistência para seus funcionários. Um conjunto claro de políticas de viagens pode fornecer diretrizes comportamentais importantes que evitam confusão e gastos excessivos.
Depois de definir uma política de viagens clara, você poderá detectar desvios dessa política com mais facilidade e descobrir onde seu orçamento está vazando. Além disso, poderá fazer seu trabalho com mais eficiência.
2. Invista em um sistema de controle
As ferramentas de gerenciamento de viagens podem economizar tempo e dinheiro para empresas e funcionários. Isso garante que os fornecedores preferenciais sejam usados, as aprovações sejam fornecidas quando necessário, a comunicação seja simplificada, as despesas sejam capturadas e os relatórios sejam facilmente criados. É a maneira mais fácil de garantir o cumprimento da política de viagens.
3. Planeje com antecedência
Essa é a regra de ouro quando se trata de economizar dinheiro em qualquer sentido. No mundo das viagens corporativas, é sempre aconselhável reservar voos e hotéis com antecedência, pois os preços podem aumentar drasticamente com a aproximação do tempo. Algumas ferramentas podem ajudá-lo a entender melhor os preços das passagens com antecedência, bem como as tendências de reserva, as tarifas de hotéis e muito mais.
4. Construa um orçamento de contingência
Se sua empresa permitir, tente fazer um pequeno orçamento de contingência. Isso seria apenas para viagens inesperadas e impossíveis de evitar. Não se destina a permitir que os funcionários gastem demais ou que você seja negligente no gerenciamento de seus custos. É um item de linha separado, reservado explicitamente para emergências. Adicionar um pouco de enchimento ao seu orçamento pode permitir aquela viagem de última hora que o VP precisa fazer para acalmar as coisas com um cliente chateado.
Pode parecer muito trabalho no início, mas assim que você tiver um controle de budget para viagens de negócios, isso tornará o resto do seu ano muito mais fácil. Você poderá usá-lo como uma diretriz para fazer recomendações úteis para o resto de sua equipe ao definir prioridades e metas para o futuro da empresa.
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