Travel & Expense (t&e): entenda o que é e a sua importância

Gestores preocupados em otimizar o processo de reembolso devem sempre procurar por métodos que garantam transparência e agilidade. Nesse contexto, conhecer profundamente os conceitos e procedimentos relacionados às viagens corporativas é importantíssimo para realizar uma boa administração durante a estadia dos colaboradores.

Preparamos um conteúdo exclusivo para você ficar por dentro de tudo sobre Travel & Expense (T&E). Esse é um dos termos de maior importância para quem trabalha com reembolso corporativo, e conhecê-lo é fundamental para cortar despesas e tornar o seu negócio mais eficiente. Não perca tempo e confira agora o post completo!

O que é Travel & Expense (T&E)?

Traduzindo para a nossa língua, Travel & Expense significa “Viagem e Despesa”. Caso você ainda não saiba, esse é um termo comum para designar um dos maiores processos organizacionais relativos ao gerenciamento de despesas durante viagens corporativas. Trata-se de um processo que envolve, em média, 10% de todo o orçamento das empresas.

Portanto, essa é uma nomenclatura que descreve um grande custo operacional e que pode ser utilizada a favor de gestores que buscam dar maior eficiência aos pedidos de gastos durante viagens, ou mesmo para otimizar o reembolso de viagens corporativas. As despesas de viagens podem ficar exorbitantes, caso o gestor durma no ponto e deixe passar preços desnecessários ou, até mesmo, fraudes.

As despesas de viagem incluem diversos serviços, como alimentação, hotelaria e transporte, que são usufruídos pelos colaboradores em seus trajetos, no exterior ou no próprio Brasil. Os gatos são despendidos para que os viajantes cumpram com os seus objetivos relacionados à empresa.

Viagens corporativas são investimentos que devem ser levados a sério, principalmente quanto ao gerenciamento de gastos. O orçamento anual da sua empresa pode sofrer impactos pela má administração de despesas em viagens, sendo que esse processo pode ser otimizado por meio de ferramentas de controle, que são capazes de agilizar e transmitir transparência aos pedidos de reembolso.

Portanto, invista em viagens de maneira estratégica para fazer com que os seus colaboradores cumpram com os objetivos propostos inicialmente, mas sem perder de vista a redução de custos e a transparência no processo de reembolso. Dessa forma, a chance de que tudo dê certo é muito maior, visto o risco que uma má gestão de T&E pode representar para o orçamento da sua empresa. Acredite, utilizadas de maneira assertiva, as viagens corporativas são capazes de trazer benefícios incríveis e expandir o leque de oportunidades do seu negócio.

Como o Travel & Expense funciona?

Sistemas de T&E funcionam em paralelo com as políticas de viagens dos clientes, centralizando aprovações de pedidos de gatos e prestação de contas, além de gerar relatórios que auxiliam na gestão de viagens. Essas ferramentas trabalham para gerar grande economia ao orçamento das empresas, ao estabelecer limites diários de gastos, totalmente parametrizados às políticas corporativas, sendo capazes, também, de armazenar recibos e comprovantes de gastos.

Utilizar uma boa solução de T&E para cadastrar despesas e agilizar o reembolso resulta em uma redução de quase 75% das horas despendidas em conferência de relatórios, o que facilita a vida da contabilidade e fornece soluções estratégicas à empresa. Essa redução é bastante significativa, vista a burocracia de todo trabalho que, além do mais, pode estar sujeita a erros e fraudes.

Aplicativos para viagens corporativas são a solução que gestores modernos utilizam para aprimorar a gestão de gastos e evitar fraudes. Quando esse processo é realizado de forma descentralizada, por vários colaboradores e, sobretudo, manualmente, torna-se difícil de controlar. Esse é o verdadeiro motivo pelo qual a sua empresa deve investir em uma plataforma de gestão para viagens corporativas.

Como o T&E pode impactar o seu negócio?

Da maneira como abordamos anteriormente, a gestão de despesas da maioria das empresas é realizada de maneira manual e descentralizada, o que acaba dificultando muito o controle dos gastos, principalmente durante viagens corporativas.

Por meio de uma visão consolidada de todas as informações e uma avaliação assertiva dos dados, uma ferramenta de T&E pode impactar positivamente o seu negócio. Saiba que cerca de 19% de todos os relatórios de despesas das empresas, no geral, apresentam algum tipo de erro, enquanto que 86% das fraudes cometidas durante o processo de reembolso são realizadas em função de aprovações indébitas.

Ao adotar uma plataforma de T&E, você evitará todos esses riscos e prejuízos e terá todo o controle de despesas na palma da mão, totalmente alinhado às políticas de viagens corporativas da sua empresa. Por meio dela, os pedidos de despesas durante viagens podem ser realizados virtualmente e aprovados em tempo real, desonerando o procedimento de conferência e tornando o processo mais seguro, como um todo.

Tenha a certeza que violações das políticas da empresa não passarão despercebidas ao utilizar um aplicativo de gestão de despesas. Para o colaborador, o T&E também pode garantir um processo de pedidos de reembolso mais agilizado e sem muita burocracia. Lembre-se: investir em Travel & Expense é importantíssimo para cortar gastos e ter segurança no orçamento da empresa.

Quais são os principais indicadores para viagens corporativas?

Quanto mais economia gerada em uma viagem corporativa, melhor. Assim, obter êxito em T&E exige que você saiba alguns indicadores que são capazes de mensurar os resultados das estratégias utilizadas nessa área, ao estruturar um bom planejamento da viagem e os seus respectivos objetivos. Confira quais são os indicadores, ou KPIs:

• ticket médio aéreo;
• média dos gastos com diárias em hotéis;
• taxa de câmbio;
• soma das despesas.

Como a política de reembolso pode ajudar no T&E

Investir em uma política de reembolso de despesas é fundamental para qualquer empresa que realiza muitas viagens corporativas, seja no Brasil, seja para o exterior. Anteriormente, abordamos o alto peso sobre o orçamento de uma empresa, quando os colaboradores viajam muito a negócios.

Assim, uma política de reembolso eficaz pode ajudar nas estratégias de T&E, ao evitar conflitos entre os funcionários no momento de apresentar os comprovantes de despesas. Ela também otimiza a comunicação entre a sua empresa e os colaboradores, facilitando todo o processo de controle de despesas reembolsáveis.

Você aprendeu tudo sobre T&E e agora pode aplicar as estratégias de controle de gastos de maneira mais eficiente. Adotar um software para controlar gastos durante viagens corporativas pode ser o detalhe que estava faltando na sua gestão.

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