A ajuda de custo é um mecanismo bastante utilizado pelos gestores para aumentar a qualidade de vida de seus colaboradores e incentivá-los a se manterem produtivos nas suas atividades. Mas é necessário entender melhor esse conceito para gerenciá-lo adequadamente.
Aprofunde-se sobre o assunto com esta leitura em que explicamos o conceito de ajuda de custo, sua diferença para reembolso corporativo e mais!
O que é ajuda de custo?
É um valor pago ao funcionário com o objetivo de cobrir despesas por circunstâncias que gerem custos atípicos. O montante é fixado unilateralmente pela empresa e pago somente para que o colaborador arque com o gasto excepcional.
Em que situação o colaborador tem direito a ela?
A ajuda de custo pode ser entregue aos funcionários por diferentes razões. Mas, normalmente, ela é usada para arcar com custos de mudança no local de trabalho do colaborador, o que incluiria transporte de móveis e locação de casa ou apartamento na nova cidade.
Outras situações que podem gerar ajuda de custo são: participação do colaborador em eventos profissionais, acompanhamento de clientes, viagens corporativas para participar de reuniões, entre outras.
Segundo a CLT, esse valor pago não tem natureza salarial, o que significa que sobre ele não incide o 13º salário, férias, FGTS e outros encargos legais. Porém, se o funcionário receber uma ajuda de custo todos os meses, ela será considerada como parte do salário pela legislação trabalhista.
O que diferencia ajuda de custo do reembolso corporativo?
De forma geral, o reembolso de despesas consiste na devolução de gastos feitos pelo colaborador para efetuar suas atividades no trabalho. Imagine que o funcionário realize uma viagem a trabalho e precise arcar com alimentação, estadia e outros custos, ele solicitará o reembolso dos valores para seu empregador e entregará as notas ou cupons fiscais para comprovar suas despesas.
O reembolso também pode ser feito em diferentes situações, mas sua característica principal é que os gastos saem do bolso do colaborador. Já na ajuda de custo, o valor é pago antecipadamente para o funcionário e deve ser entregue em situações excepcionais.
Como gerenciar melhor os valores pagos aos funcionários?
Seja para entregar a ajuda de custo ou fazer reembolsos, a empresa deve usar uma tecnologia que melhora o seu controle sobre as finanças. A falta de uma ferramenta especializada pode gerar muitos danos e erros, como pagamento acima ou abaixo dos valores devidos ao colaborador.
Uma gestão de despesas corporativas — como a Argo Expense — é a solução ideal para otimizar o processo. Ela automatiza diversas operações, traz uma visão geral ao gestor e melhora a comunicação entre a empresa e o funcionário. Veja algumas de suas funcionalidades:
- controle de solicitação de reembolso;
- prestação de contas do cartão corporativo;
- rateio de despesas por centro de projeto ou custo;
- configuração de workflow para aprovação de pagamentos;
- integração do processo de pagamento com viagens;
- e mais.
Entregar a ajuda de custo aos funcionários é essencial para garantir a satisfação e a retenção de seus talentos. Porém, é importante trabalhar com as ferramentas certas para ter uma melhor gestão dos valores a serem pagos aos funcionários.
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