Atualmente, é comum que empresas do mesmo grupo econômico reúnam-se para dividir um mesmo espaço físico com o objetivo principal de reduzir as despesas de seus negócios, como segurança, limpeza, contabilidade, jurídico, telefone, internet, entre outras contas. Entretanto, é importante que os gestores entendam como fazer o rateio de despesas adequado e que garanta uma divisão justa dos gastos.
Quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, explicamos como você pode fazer o rateio eficientemente e como um software de gestão de despesas ajudará a atingir esse objetivo. Confira a leitura!
Como fazer rateio de despesas eficientemente?
Quem trabalha há muito tempo em uma empresa, já deve ter visto diferentes tipos de rateio de custos. Entretanto, será que você consegue realizar esse processo de maneira eficiente?
Existem diferentes estratégias que podem ser aplicadas para melhorar o rateio de despesas, mas, neste tópico, trazemos as dicas mais relevantes para que você o faça de forma mais eficiente.
Conheça a legislação
A primeira etapa consiste em entender o que a legislação da Receita Federal do Brasil (RFB) dispõe sobre o tema, já que os impostos também precisam ser divididos entre as empresas. Esse órgão emite o que é chamado de Solução de Consulta (SC), que traz o funcionamento da tributação do rateio.
De forma geral, o reembolso obtido do rateio de despesas não será considerado como receita para fins de tributação. Por exemplo, se sua empresa for responsável por pagar pelo serviço de instalações de equipamentos e móveis, mas depois foi reembolsada pelo rateio de custos, não recairão impostos sobre o valor retornado.
As normas mais recentes que tratam do assunto são a SC n.º 5010/18 e a n.º 8011/19 da RFB. Essas soluções trazem alguns detalhes sobre a cobrança de tributos quando vários negócios rateiam despesas.
Quanto à Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e ao Programa de Integração Social (PIS), a apuração de créditos (valores de impostos a serem recuperados) deve ser individualizada entre as empresas, mas será preciso distinguir precisamente os gastos de cada uma delas dentro do rateio.
Em relação ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e à Contribuição Sobre o Lucro Líquido (CSLL), as despesas do rateio podem ser deduzidas desde que as contas sejam devidamente comprovadas.
É importante saber que o rateio não traz economia tributária, ou seja, não há diminuição no recolhimento de impostos. Isso ocorre pelo fato de que os impostos são divididos conforme a participação de cada empresa.
Tenha comprovantes e um contrato bem-estruturado
As empresas deverão elaborar contratos completos que tragam a participação de cada empresa na divisão das despesas. Eles devem ser claros, objetivos, detalhados e ser estritamente seguidos pelas organizações. Assim, os gestores não terão dúvidas sobre o funcionamento do rateio.
Todos os comprovantes de gastos e reembolsos devem ser devidamente armazenados para realizar os cálculos adequadamente e comprovar os gastos. As normas As soluções da Receita Federal também exigem que as empresas tenham os seguintes documentos para poder fazer o rateio dos impostos:
- contrato entre todas as partes, devidamente formalizado e que estabeleça um coeficiente de rateio;
- escrituração (feita por um contador) dos atos relacionados ao rateio das despesas;
- comprovantes dos efetivos reembolsos das despesas — transferências bancárias, depósitos em conta etc.
Faça um rateio proporcional à quantidade de pessoas
Realizar um rateio proporcional à quantidade de funcionários da sua empresa é uma solução eficiente em diversos casos. Esse raciocínio acontece em função da lógica de que quanto mais pessoas estiverem trabalhando em um projeto, maiores serão os custos desse departamento.
Calcular o rateio de maneira proporcional à quantidade de pessoas é um método muito comum nos departamentos pessoais. Isso se dá pela razão da medida em que o número de funcionários de determinada empresa aumenta, o seu respectivo departamento pessoal também cresce.
Use a tecnologia a seu favor
Não é viável fazer um controle manual de todas as despesas, especialmente pelo fato de que geralmente muitas empresas entram no rateio dos gastos, e inúmeros serviços são compartilhados.
Imagine que dezenas de organizações unem-se para dividir todas as despesas não operacionais — não fazem parte de suas atividades principais. É impossível exigir que poucos colaboradores realizem todos os registros, as saídas de dinheiro, as contratações de serviços, o controle dos documentos, entre outras burocracias.
Porém, graças ao avanço da tecnologia, é possível delegar essa atividade para um software de gestão de despesas. Ele se integrará aos sistemas das outras empresas, coletará as informações, realizará os cálculos e elaborará os relatórios sobre o rateio automaticamente.
Como um software contribuirá para fazer um rateio eficaz?
Os benefícios de um sistema de gestão de despesas corporativas — como o Argo Expense — são mais amplos do que muitos acreditam, pois eles asseguram um controle transparente, eficiente e completo das despesas.
Economia e maior controle dos gastos
A economia de custos refere-se às despesas administrativas (gasto com pessoal), pois não será necessário contratar funcionários para tomar conta do rateio. Também são diminuídos os gastos com materiais de escritório — como papéis, impressões, arquivos etc. — e encaminhamentos.
Além disso, o software apresenta vários benefícios para aumentar o controle dos gastos, como:
- diminuição de erros — o programa não incorre nas mesmas falhas que humanos, como erros de cálculo, esquecimentos, perda de documentos etc.;
- agilidade — o sistema automatiza um grande número de atividades burocráticas, fazendo com que elas sejam feitas rapidamente;
- segurança — os documentos e comprovantes serão armazenados automaticamente pelo software, evitando que eles sejam perdidos ou sofram desgastes naturais;
- produtividade — como o controle do rateio é automatizado, os colaboradores podem dedicar-se a atividades estratégicas e de maior valor;
- mobilidade — um bom programa também tem uma versão para smartphone que permite aprovação e cadastro de despesas;
- configuração do workflow (fluxo de trabalho) — o gestor poderá determinar a sequência de operações a serem realizadas pelos colaboradores da forma mais eficiente para a empresa.
Visão ampla da saúde financeira das empresas
Como o software coleta dados da empresa automaticamente, ele pode gerar rapidamente relatórios gerenciais sobre as despesas do negócio, além de permitir acompanhamento em tempo real das contas.
O gestor terá informações gerenciais precisas, mais visibilidade dos gastos e poderá tomar as medidas adequadas para garantir o desenvolvimento do negócio.
Conhecimento da quantidade de colaboradores de cada empresa
O sistema também informa aos gestores a interferência e a quantidade de colaboradores que trabalham em cada projeto ou centro de custo. Eles saberão de forma mais detalhada e precisa as despesas relativas a cada serviço, o que permite saber se o rateio está adequado ou não.
Quais são os tipos de rateio de custos?
Agora que você sabe como fazer rateio de despesas e por que um aplicativo pode ajudar nessa tarefa, prepare-se para aprender quais são os principais tipos de rateio que podem ser colocados em prática. Confira!
Rateio por faturamento
Rateio por faturamento é um método utilizado para calcular a participação individual dos produtos que fazem parte da fatura mensal da indústria. Assim, calcula-se o percentual que cada mercadoria representa em relação ao total produzido. Por exemplo, para uma montadora de carros um único automóvel pode representar 2% do total faturado naquele mês.
Rateio por custos indiretos
Rateio por custos indiretos significa atribuir parcelas proporcionais aos custos indiretos dos produtos de uma indústria. Esse procedimento requer atenção e deve ser realizado por meio de cálculos corretos dos custos indiretos necessários à produção dos produtos. É importante proceder com precisão para ser acertado nesse processo.
Rateio por atividade
O rateio por atividade é um tipo de atividade mais complexa e que abrange outras etapas do processo produtivo. Por exemplo, nesse tipo de rateio é verdadeiramente necessário mensurar os custos específicos e para depois separá-los. Podemos citar o cálculo do custo de uma máquina industrial por mês, para exemplificar.
Qual é o maior cuidado necessário ao elaborar o rateio?
Você leu até e está quase pronto para aplicar o rateio de despesas na sua empresa. Agora chegou o momento de aprender o principal cuidado que você deve ter na hora de elaborar um rateio de custos na sua empresa.
Agrupe os custos indiretos por departamentos
É normal que a quantidade de custos indiretos em uma empresa seja alto. Normalmente, encontramos micro e pequenas empresas com cerca de 30 custos dessa categoria, podendo ser mensais, anuais ou mesmo esporádicos.
Assim, para facilitar todo o processo do rateio, a primeira coisa que você deve fazer é agrupar essas despesas em departamentos ou centro de custos. Proceder dessa forma traz a vantagem de conseguir atribuir a mesma regra de rateio para todas os outros custos do mesmo departamento, o que simplifica de maneira impressionante a sua gestão de despesas.
Você acabou de aprender tudo sobre como fazer rateio de despesas e está pronto para colocar em prática tudo o que ensinado. Não se esqueça de seguir corretamente as nossas dicas para não encontrar problemas durante o cálculo. Lembre-se, toda atenção é pouca na hora de lidar com despesas.
É fundamental ter um controle pleno do rateio de despesas, mas você pode aumentar e facilitar o controle, delegando essa atividade para um bom sistema de gestão de despesas empresariais. Essa tecnologia poderá aumentar o controle das contas e assegurar que o rateio seja feito de forma eficiente.
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