Investir em uma viagem corporativa internacional traz diversos benefícios para a sua empresa, inclusive a ampliação das suas fronteiras comerciais e do número de clientes interessados no seu negócio.
Mas antes de realizar um empreendimento desse porte, você deve organizar as suas ideias e começar a planejar para que tudo ocorra conforme o esperado.
Trabalha há muito tempo na sua empresa e agora está pensando em fazer uma viagem corporativa para outro país? Aprenda agora os 5 maiores cuidados necessários ao realizar o seu planejamento!
1 . Programe-se antecipadamente
Programar-se com antecedência é o primeiro passo que você deve fazer ao planejar uma viajem internacional, pois a sua organização garantirá que tudo ocorra como esperado e que nenhum imprevisto atrapalhe os seus objetivos.
Resolva antecipadamente a questão dos passaportes, pois leva-se tempo para emiti-los, e preocupe-se com esse procedimento também em relação à sua equipe. Além disso, você deve avaliar a proficiência em outros idiomas dos seus colaboradores, caso eles necessitem de algum treinamento em língua estrangeira, ou mesmo para a comunicação durante a viagem. Além disso, a questão do idioma é muito importante para que os funcionários possam representar positivamente o negócio.
Após se certificar que você tem uma equipe preparada, deve programar o orçamento da viagem e orientar seus colaboradores quanto aos custos. Equilibre as despesas nesse momento e garanta o conforto necessário a todos, mas sem a necessidade de arcar com excessos, como restaurantes caros e hotéis de luxo.
2. Leve em conta a variação de câmbio
Pensar na variação da cotação da moeda estrangeira durante o planejamento inicial é imprescindível para que você economize dinheiro durante a viagem. O câmbio pode variar entre o momento do planejamento e a data da viagem. Portanto, é bom prever uma margem no orçamento para eventual oscilação cambial que possa prejudicar a disponibilidade de recursos.
Existem aplicativos que são capazes de gerenciar toda essa parte do seu planejamento, proporcionando mais facilidade e economia de tempo. Nós, da Argo Solutions, apresentamos uma ferramenta de suporte para a sua viagem corporativa que propõe soluções de primeira linha para as suas demandas.
3. Faça um seguro saúde de viagem
Contratar um seguro saúde de viagem internacional é exigência em diversos países. Adquiri-lo, protegerá você e sua equipe de maiores danos que podem acontecer devido a imprevistos. A preocupação com a saúde também é essencial para que tudo dê certo, já que é necessário estar saudável para poder lidar com as exigências e objetivos da viagem.
Proteger-se contra incidentes faz parte do planejamento inicial, e você deve garantir que os seus colaboradores também estejam seguros para que eles possam realizar os seus devidos papéis durante o roteiro. Estando tudo certo com a segurança e a saúde de todos, você pode seguir o seu projeto com mais tranquilidade e trabalhar de maneira mais produtiva durante a viagem.
4. Oriente a sua equipe quanto aos objetivos da viagem
Orientar os colaboradores quanto ao real objetivo do investimento faz com que eles possam representar melhor o seu negócio em outro país, incorporando valores e seguindo roteiros preestabelecidos. Deixe bem claro para os profissionais quais são os valores que eles devem ter na relação entre si, pregando o respeito mútuo, além de questões como pontualidade, cordialidade e, muito importante, respeito da cultura no país de destino.
É importante manter o foco no objetivo principal da viagem para que tudo aconteça como planejado e não se deixe de cumprir nenhum compromisso importante enquanto ela durar. Oriente os seu funcionários sobre a disciplina necessária para alcançar as metas, garantindo que todos voltem para casa satisfeitos, sem deixar nenhuma pendência.
Caso o seu objetivo seja a prospecção de novo clientes, estabeleça que todos estejam aptos a se comunicarem no idioma local para que a troca de informações ocorra sem maiores interferências. Também é importante assegurar que o interesse entre as partes seja mútuo.
5. Utilize ferramentas que otimizem o planejamento
Utilizar aplicativos de gerenciamento para viagens internacionais permite economizar tempo e dinheiro durante o roteiro. Eles simplificam a vida de quem quer investir nesse tipo de ação, proporcionando a compra das passagens, controlando efetivamente os gastos, ou mesmo realizando tarefas como a reserva de hotéis e locação de carros.
Ao optar pela ferramenta da Argo Solutions, você é capaz de reservar todos os serviços necessários durante a sua viagem, estabelecendo o compromisso com os valores da sua empresa. E tudo isso é feito com a ajuda dos parâmetros e das políticas do nosso sistema.
Você receberá notificações sobre todas as movimentações e detalhes dos serviços contratados, além de informações sobre a tarifa média e o histórico das opções que estavam disponíveis durante a sua escolha. Isso permite que você avalie e aprove as demandas das viagens preservando os prazos preestabelecidos.
A segurança e a disponibilização das suas informações serão otimizadas após serem salvas na nuvem, podendo ser acessadas a qualquer hora e desde qualquer lugar. É possível, ainda, gerar relatórios que viabilizem a integração com a sua empresa mesmo estando em outro país.
Realmente, uma viagem corporativa internacional é um investimento que traz um retorno positivo para seu negócio e amplia a visibilidade da sua empresa ao captar clientes de fora do Brasil. Basta você planejar corretamente o roteiro, garantir a segurança da sua equipe e orientar os colaboradores sobre os valores da sua corporação, para que os primeiros passos em prol do sucesso da viagem sejam dados.
É muito importante contratar um aplicativo que facilite a organização do seu projeto para que você possa gerenciar todos os processos no exterior. Nós, da Argo Solutions, oferecemos para o seu negócio a solução ideal para administrar todos os detalhes da sua viagem internacional, preservando os interesses iniciais do projeto e garantindo a segurança das suas informações. Assim, você contará com o devido preparo para viajar com a sua equipe sem se preocupar com imprevistos que possam comprometer os seus objetivos.
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