As viagens corporativas são parte da rotina de muitos profissionais e precisam ser planejadas com antecedência e eficiência para evitar os prejuízos — motivos de preocupação para qualquer gestor.
Como em qualquer viagem, as corporativas estão sujeitas a eventualidades que muitas vezes fogem do controle, e nesse momento a empresa deve contar com procedimentos para gerenciar a situação e impedir que prejudique os objetivos profissionais.
Superar circunstâncias imprevistas requer um planejamento minucioso e a adoção de estratégias para conter prejuízos, desconfortos e o temido no-show. Neste post você vai conferir 6 dicas de ouro para evitar imprevistos em viagens corporativas. Siga a leitura!
Como gerenciar as eventualidades?
Viajar a trabalho está se tornando cada vez mais necessário no universo empresarial, pois é uma forma de promover a marca da empresa e ampliar os negócios, além de capacitar ainda mais o profissional.
Mesmo que pareça uma tarefa simples, planejar uma viagem corporativa exige atenção, e muitos fatores podem tornar o processo complexo, causar prejuízos e situações indesejadas.
Por isso, a palavra-chave é planejamento. Ele deve considerar a meteorologia, atrasos, circunstâncias que podem ser mensuradas, alteração na agenda e fuso horário para gerenciar com eficácia em caso de ocorrência de eventualidades ou emergências.
O que é no-show?
Como sabemos, imprevistos podem acontecer e impedir que a pessoa não compareça ao aeroporto para check-in no horário confirmado. Essa situação é denominada no-show — um dos contratempos mais comuns em viagens corporativas.
É fundamental saber os direitos da empresa caso o no-show aconteça. Geralmente as passagens são canceladas para ida e volta, logo, para solicitar o reembolso, deve-se conhecer e analisar a política de cada companhia aérea sobre a aplicação de multas e o direito de reaver parte do pagamento.
Quais as 6 melhores dicas para evitar imprevistos em viagens corporativas?
Mesmo que algumas adversidades sejam difíceis de prever, é possível listar fatores que merecem atenção, devido à grande probabilidade de ocorrência em viagens corporativas. Veja 6 dicas importantes para levar em conta na hora de planejar a viagem dos funcionários e evitar o no-show!
1. Remarque o voo sempre que possível
Por diversos motivos, é muito comum acontecer obstáculos que impeçam o colaborador de embarcar para a viagem. Eles podem acontecer com antecedência ou repentinamente.
É importante, nesse caso, que a pessoa seja orientada a informar imediatamente o responsável para remarcar o voo, evitando o no-show. O mesmo pode ser feito quando acontecer alterações na agenda, de modo a minimizar o risco de perda completa da passagem.
2. Mantenha contato com o viajante para comunicar com antecedência qualquer imprevisto
A comunicação entre o gestor da viagem e o colaborador que irá viajar é fundamental para um contato imediato, de modo que haja tempo para responder a situações de emergência. Para tanto, mantenha-se disponível para a pessoa que vai embarcar — será possível tomar providências com agilidade caso algo aconteça.
O contato com o viajante é a melhor forma de se programar e possibilitar a renegociação de hospedagem, remarcação de um voo ou qualquer outro serviço envolvido na viagem. Com isso, o gestor pode remanejar reservas sem pagar mais.
3. Avalie atentamente os contratos
Um erro grave dos responsáveis é fechar negócios sem ler os contratos com cautela, e as consequências podem ser graves, refletindo negativamente nas viagens corporativas. Para não engrossar as estatísticas, leia atentamente todas as cláusulas e descrição de serviços.
Analise se há dúvidas pendentes em alguma cláusula do contrato e assegure-se de que a empresa esteja resguardada em caso de imprevistos e procedimentos para reembolso e taxas no processo.
4. Analise o clima no destino final da viagem
O clima é um fator de grande influência nas viagens corporativas, e pode causar desde atrasos até cancelamento de uma viagem. Por exemplo, se um voo é agendado para uma época do ano em que há risco de mau tempo, existe grande possibilidade de atraso ou cancelamento, comprometendo o compromisso, inclusive.
Por isso, analise a previsão do tempo e agende a viagem para uma data em que o tempo esteja estável. Caso não seja possível o reagendamento, conte com uma margem de segurança e programa a partida da pessoa com antecedência à data do compromisso; dessa forma, mesmo se ocorrer atrasos, ele chegará a tempo.
5. Atente-se aos horários de voos, hospedagem, reuniões e eventos
Atentar aos horários para planejar a viagem corporativa é fundamental para evitar o no-show. É crucial deixar um tempo livre entre os compromissos, de modo que o viajante consiga se deslocar tranquilamente e ter segurança em caso de imprevistos.
Leve em consideração todos os horários, voos, hospedagem, reuniões e eventos, e lembre-se de ficar alinhado à pessoa que irá viajar. Assim, o planejamento será eficiente, assegurando que nada saia do previsto.
6. Utilize software para gerenciar a viagem
Os softwares de gestão oferecem vantagens incontáveis e são grandes aliados na hora de organizar uma viagem corporativa. É uma ferramenta extremamente útil para evitar interferências e acasos.
Além de facilitar o processo e unificar todas as informações em um só lugar, os softwares para gerenciamento de viagens otimizam o tempo do gestor, proporcionam o acompanhamento de todas as etapas e demonstram relatórios detalhados sobre questões financeiras.
Como gerenciar viagens corporativas com a Argo Travel?
A tecnologia proporciona benefícios incríveis para otimizar o tempo e fornecer a conectividade essencial para atender os compromissos profissionais, e o Argo Travel é exemplo disso. Nele, você tem toda a facilidade para gerenciar as viagens corporativas e eliminar as possibilidades de impacto na agenda e cronograma dos profissionais designados.
Com um dashboard prático e eficiente, você tem todo o controle dos custos e uma excelente comunicação com os envolvidos, respeitando a política e hierarquia da sua empresa. O Argo Travel une todas as etapas da viagem em um só processo: da reserva de uma passagem ao aluguel de um veículo, ele facilitará e otimizará o trabalho do gestor.
O sistema também emite relatórios que auxiliam na avaliação e disponibiliza informações sobre os detalhes da programação de viagem, como tarifas, prazos e históricos, sempre que solicitado pelo usuário responsável.
Como você pode perceber, as viagens corporativas precisam ser muito bem planejadas para evitar imprevistos como o no-show e prejuízos financeiros. Portanto, um software de gestão serve como suporte para o planejamento e controle de despesas, sendo uma ferramenta imprescindível para a empresa.
Curtiu o post sobre imprevistos em viagens corporativas? Entre em contato conosco e conheça nosso software de gestão de viagens e todas as suas funcionalidades. Podemos garantir mais eficiência e qualidade em seus processos, além de toda a comodidade que a tecnologia proporciona!
