Você não precisa mais ter o trabalho de utilizar relatórios do Excel para fazer o controle das viagens corporativas da empresa. Felizmente, a tecnologia para viagens corporativas tem se desenvolvido cada vez mais, e hoje é possível contar com diversos processos que, além de otimizar a gestão de viagens e o trabalho dos funcionários do RH, também ajudam a prevenir erros e fraudes na prestação de contas.
Neste artigo, vamos apresentar a você as principais tendências e soluções em tecnologia para tornar as viagens corporativas mais ágeis e tranquilas para quem viaja e para quem organiza todo o processo. Confira!
Importância da tecnologia nas viagens corporativas
Sem dúvida, a tecnologia é uma aliada dos gestores de viagens a negócios. Ela permite uma gestão facilitada ao encontrar a melhor opção de voo, reservar um quarto de hotel, solicitar adiantamentos e prestar contas da viagem, tudo pelo celular, ao alcance das mãos, de forma rápida e fácil.
Além disso, a tecnologia é uma importante ferramenta que ajuda a gerar economia, impactando diretamente o caixa da empresa. Isso porque um software de gestão de viagens corporativas é capaz de realizar pesquisas de concorrência dos melhores preços para os serviços de transporte e hospedagem, poupando tempo e dinheiro.
Tendências de tecnologia para viagens corporativas
Realizar o planejamento de uma viagem corporativa de forma manual não é mais necessário diante de tantos mecanismos tecnológicos disponíveis. É possível escolher voos, acomodações, transporte e obter os resultados mais econômicos a partir de poucos cliques em pesquisas automatizadas.
Confira, a seguir, as principais tendências de tecnologia para viagens corporativas mais fáceis, tanto para os profissionais quanto para os gestores.
Reservas automáticas
Muitos funcionários acabam preferindo buscar reservas sem consultar um agente de viagens e utilizando mecanismos não aprovados pela empresa. Uma das razões é a mudança no perfil dos viajantes, com os millenials ocupando uma larga fatia do mercado de viagens corporativas. A preferência da nova geração é buscar por si mesmo voos e acomodações que atendam às suas exigências pessoais.
Com uma boa ferramenta de gestão de viagens corporativas, entretanto, é possível manter a liberdade dos funcionários, alinhando suas expectativas à política de viagens da empresa. Dessa maneira, os responsáveis pela aprovação são notificados de todos os detalhes da reserva, mantendo a supervisão a par de todo o processo.
Dispositivos móveis
O desenvolvimento da tecnologia também tem ajudado a melhorar o conforto para os funcionários que vivem viajando. Por exemplo, no caso de voos atrasados, os provedores de tecnologia de viagens já são capazes de fornecer atualizações em tempo real nos dispositivos móveis dos usuários.
Assim, ao tornar possível o monitoramento desses atrasos, o funcionário pode aproveitar o tempo ocioso e programar suas atividades, adiantando reuniões, relatórios de despesas de viagens e outros procedimentos de trabalho. Além disso, as tecnologias de biometria e reconhecimento facial isentam o viajante de perder muito tempo em filas para fazer o check-in e o check-out.
Personalização das acomodações
Pensando na mudança do perfil do viajante corporativo, um quarto corporativo de hotel nem sempre é a opção mais interessante. Os novos viajantes têm optado por acomodações mais intimistas e mais caseiras, como quartos em casas e pousadas.
Assim, dentro de uma tecnologia de gestão de viagens corporativas, é possível combinar a escolha do viajante dentro das políticas internas, estipulando o valor da hospedagem e o máximo de diárias.
Blockchain
Blockchain é uma tecnologia que veio para facilitar muito a vida de quem trabalha viajando. Trata-se de blocos de códigos gerados eletronicamente e que carregam informações conectadas como uma corrente.
Dessa maneira, o blockchain permite coletar todas as informações pertinentes à viagem, como preferências predefinidas, valores de hospedagem, voos e tarifas extras, e compartilhá-las com outros dispositivos. Com essa tecnologia, em vez das informações ficarem centralizadas, os planos de viagem podem ser compartilhados com todos os envolvidos no processo, facilitando a gestão.
Integração de informações
Um desafio da maioria das empresas que lidam com viagens corporativas é a falta de clareza referente aos gastos e a dispersão de informações referentes a orçamentos. Isso acaba dificultando os processos de tomada de decisão e o planejamento assertivo das viagens a trabalho.
Por outro lado, graças ao desenvolvimento da tecnologia, o sistema de integração de informações permite facilitar o trabalho dos gestores financeiros. Isso porque a integração de informações favorece a transparência, possibilitando o controle e a verificação da violação de políticas de viagens corporativas, além de um melhor planejamento compartilhado com outros setores.
Software de gestão de despesas reembolsáveis
Quando o próprio funcionário arca com as despesas da viagem, é preciso que a empresa providencie o reembolso dos valores gastos. Para fazer isso de forma prática, prevenindo fraudes e sem o risco de cometer erros, um bom software de gestão de despesas reembolsáveis é essencial.
Esse tipo de aplicativo facilita o trabalho do gestor de viagens, que pode administrar as despesas das viagens dos colaboradores em tempo real, gerar relatórios automatizados e armazenar as notas ficais dos serviços utilizados para posterior prestação de contas.
Software de gestão de viagens
Se você deseja otimizar seu tempo de planejamento, reduzir gastos, garantir a segurança do funcionário até o seu destino e ter transparência e facilidade na gestão das despesas, a ferramenta ideal para você é um software de gestão de viagens.
Essa ferramenta facilita a negociação, a organização e o planejamento de viagens, fornece relatórios mais precisos na prestação de contas e favorece o cumprimento da política de viagens da empresa, sem exceder gastos ou deixar lacunas.
A tecnologia para viagens corporativas tem tornado as viagens mais cômodas para os profissionais e também para os gestores envolvidos no processo, que aproveitam as facilidades dos softwares de gestão. Se você deseja usufruir de todos esses benefícios, conte com a Argo. Somos uma empresa especialista em simplificar a gestão de viagens e, com um sistema que permite gerenciar toda a sua programação de viagens em um único dashboard, centralizando as informações e facilitando todo o processo.
Agora que você conheceu as principais tendências de tecnologia para viagens corporativas, entre em contato conosco e saiba como você pode otimizar seus processos e obter uma série de benefícios com a Argo.
