Para muitas empresas, o procedimento de enviar funcionários para viagens a negócios é algo extremamente comum e necessário. Entretanto, com a mesma frequência em que ocorrem as viagens, também aparecem muitas dores de cabeça e problemas, relacionados principalmente aos gastos desses deslocamentos. Para isso, contar com o relatório de viagens é essencial.
O uso de relatórios de viagens costuma ser o meio pelo qual se dá a prestação de contas do funcionário para a empresa. Porém, é muito comum que tanto as empresas quanto os funcionários tenham dificuldades em lidar com esses documentos.
Por isso, nós decidimos separar algumas dicas para ajudar você a melhorar o relatório de viagens da sua empresa, e finalmente entender por que eles são tão importantes. Acompanhe a seguir!
Por que o relatório de viagens é importante?
Antes de tudo, é necessário entendermos por que ter um bom relatório de viagem é tão importante assim. A primeira questão é que esse é justamente o documento responsável por registrar todos os gastos realizados na viagem, indo desde o custo das passagens até a hospedagem, o transporte terrestre, e até mesmo o valor daquela reunião no almoço.
É com esses dados que será possível mensurar os retornos obtidos pela viagem, com novos contratos, volume de vendas, ou retenção de clientes. Com isso, a empresa pode ajustar o seu orçamento de forma a focar naquilo que é mais eficiente, evitando então desperdícios de dinheiro.
O que fazer para melhorar o relatório de viagem?
Aposto que você já conseguiu ter uma ideia do porquê de o relatório de viagem ser tão importante. Mesmo assim, é trabalhoso construir um que satisfaça as suas necessidades. Isto é, com certeza não é uma tarefa fácil fazer um bom relatório de viagem sem ter uma boa orientação antes. Por isso, nós decidimos separar algumas dicas para ajudar você a facilitar essa árdua missão.
Está preparado? Então continue com a gente para descobrir mais!
1. Estabelecer uma política de reembolso
A política de reembolso exerce um papel fundamental em duas frentes principais, sendo uma na relação da empresa com os funcionários, e a outra na própria produtividade da companhia. Pense o seguinte: ao ter uma política clara, objetiva, e bem instituída, você organiza todo o processo de solicitação do reembolso, define os prazos, bem como os métodos para a prestação de contas.
Além disso, você define quais despesas são reembolsáveis e quais não, deixando tudo isso claro para o funcionário desde o início. Com todo esse processo bem organizado e arquitetado, gasta-se menos tempo com essa prestação de contas, dando liberdade para os seus colaboradores retornarem ao trabalho.
2. Padronizar o modelo de relatório de despesa
Criar uma estrutura padrão para todo relatório realizado é uma das melhores coisas que você pode fazer. Além de agilizar o processo de fazer um, todas as etapas seguintes de revisão e aprovação do reembolso das despesas também se tornam muito mais práticas.
Não existe uma regra clara do que deve conter essa estrutura, entretanto, algumas coisas se mostram fundamentais. Informações como a data, o destino e o nome do viajante não podem faltar de forma alguma no relatório. Além disso, descrição detalhada das despesas, juntamente dos seus valores, também é algo indispensável.
Pode parecer que é muita coisa, mas, se for tudo bem padronizado e organizado, as coisas fluirão bem, e tudo será feito de forma rápida e intuitiva.
3. Exigir os comprovantes de gastos
Indo na linha da dica anterior, outro ponto fundamental de se constar no relatório, principalmente para que se mantenha um bom controle do orçamento, são os recibos de todos os gastos. Mesmo com a maioria deles sendo digitalizados, lembre-se sempre de ficar em cima dos seus colaboradores pedindo para que eles enviem esses comprovantes, evitando que alguém eventualmente esqueça.
Esses documentos são fundamentais para se ter um bom controle das despesas, classificando corretamente os gastos, e dando maior transparência às contas das viagens.
4. Usar a tecnologia a seu favor
Uma das grandes armas que podem ser utilizadas para tornar mais eficiente a formulação dos relatórios de viagens é a própria tecnologia. São diversos os pontos em que ela pode ser útil, indo desde cartões digitais até softwares que automatizam e agilizam todos esses procedimentos.
Quais os benefícios de um relatório de viagens bem-feito?
De fato, existem muitas formas de se aprimorar um relatório de viagem, e, a cada atualização, mais vantajoso ele se torna. Pensando nisso, que tal conhecer alguns dos principais benefícios de um bom relatório de viagem? Então vamos nessa!
Otimização de tempo
Uma das principais vantagens de um relatório de viagem bem-feito é a otimização de tempo. Com todos os procedimentos padronizados, e a prestação de contas sendo bem regrada e de forma clara, todas as etapas do processo de avaliação de reembolso se tornam muito mais práticas e ágeis do que se não houvesse um relatório, ou se cada um fizesse da sua forma.
Centralização das informações
Com todas as despesas da viagem documentadas e colocadas no mesmo relatório, essas informações ficam disponíveis de forma muito mais prática, sempre que alguém precisar delas. Essa centralização facilita a vida dos contadores, e de qualquer outro que precise ter acesso a esses documentos para realizar todo tipo de análise.
Facilitação das análises
Toda e qualquer análise que precise ser feita se torna muito mais prática com todas as informações centralizadas nos relatórios. Imagine que o gestor deseja saber quanto cada colaborador gastou em média com transporte durante as viagens: com todos os documentos e recibos centralizados nos relatórios, torna-se muito mais fácil verificar.
Melhora na tomada de decisão
Com todas essas informações, e a facilidade de acessá-las e realizar análises, torna-se muito mais fácil entender tudo o que ocorre durante as viagens. Com isso, toda e qualquer tomada de decisão dentro da empresa é mais embasada e eficiente, graças ao grande aumento de informações disponíveis para tal.
Enfim, contar com relatório de viagens exige que ele seja bem estruturado, padronizado, e com toda a documentação de gastos realizados na viagem. Pode parecer trabalhoso no começo, mas ter todas essas informações organizadas facilita muito a vida do setor administrativo e da gestão do orçamento da empresa, trazendo grandes benefícios para todos.
Gostou do conteúdo? Então acesse o nosso site e entre em contato conosco para descobrir como a Argo pode otimizar o seu negócio ajudando em diversos processos da gestão de viagens corporativas!
