Conforme os dados recentemente levantados em uma pesquisa conduzida pela ServiceNow and ThoughtLab, aproximadamente, 43% das empresas pretendem fazer investimentos expressivos na melhoria de processos nos dois próximos anos, no intuito de otimizá-los. A iniciativa, que também é conhecida como Business Process Improvement (BPI), visa ao aprimoramento incremental e contínuo dos processos empresariais.
Afinal, perante o mercado atual, altamente globalizado, dinâmico e competitivo, no qual os consumidores têm se tornado cada vez mais exigentes, passa a ser ainda mais indispensável que as organizações busquem o incremento dos resultados alcançados e o aumento dos níveis de qualidade nas suas entregas, melhorando a performance de maneira geral.
Então, pensando na importância do tema, neste post, vamos explicar o que é melhoria de processos (BPI), como funciona, de que maneira aplicá-la no seu negócio, entre outros pontos igualmente relevantes. Continue a leitura!
O que é a melhoria de processos (BPI)?
A melhoria de processos, em uma definição simples, é uma atividade da área de gestão da empresa que envolve a aplicação de métodos diferentes para a identificação e a análise dos processos com o objetivo de encontrar possíveis aspectos que demandem aperfeiçoamento. Isso, por sua vez, permite implementar soluções cuja execução seja viável.
Afinal, ao contrário do que muitos pensam, não são apenas os produtos e/ou serviços e os profissionais que integram a força de trabalho os responsáveis pelo impulsionamento de uma organização. Na prática, a qualidade dos processos internos é igualmente decisiva.
Inclusive, o aumento dos níveis de eficiência dos empreendimentos está estreitamente relacionado a essa melhoria dos processos, considerando que os deslizes, por norma, resultam de inconsistências, imprecisão, desperdícios e desorganização.
Então, mesmo que, inicialmente, a ideia de analisá-los e otimizá-los pareça disrruptiva, é importante superar essa mentalidade.
Como o BPI funciona?
Na prática, a melhoria de processos — BPI — envolve a prática de torná-los mais confiáveis, eficientes e rápidos, certificando-se de que sejam tão produtivos quanto poderiam ser. Mas é fundamental não confundir essa atividade com a automação de processos, pois, ainda que ambos possam coexistir, não são sinônimos.
O Business Process Improvement funciona, inicialmente, abarcando uma minuciosa análise do atual cenário na tentativa de reconhecer onde estão as oportunidades de aprimoramento por meio de uma abordagem disciplinada. Via de regra, isso abrange tanto a montagem quanto a visualização de um fluxo de trabalho, bem como o estudo de indicadores de qualidade e KPIs.
Posteriormente, é dado início à etapa de modelagem de uma versão nova do processo em questão, com a consideração das melhorias que se revelaram necessárias, a fim de que ele entregue um valor agregado superior ao cliente.
Nesse caso, existem alguns estágios simples, mas indispensáveis, para que se possa conhecer a fundo cada procedimento interno e, a partir disso, traçar metas de melhoria, como:
- o reconhecimento de quais fases do atual processo vêm apresentando falhas ou não estão funcionando;
- a identificação de eventuais etapas que estejam elevando os custos operacionais;
- o diálogo com os profissionais diretamente afetados pelo processo no intuito de descobrir o que eles entendem que não está funcionando conforme o esperado e quais são as suas sugestões para a resolução dos entraves encontrados.
Como aplicar a melhoria de processos em uma empresa e quais são as principais vantagens de fazê-lo?
Agora que você já entende o conceito de melhoria de processos e como o Business Process Improvement funciona, vamos a uma espécie de passo a passo que vai ajudá-lo a implementá-la na sua empresa.
Identifique os processos
O ponto de partida deve envolver a identificação dos processos internos preexistentes no empreendimento — preferencialmente, de uma área a outra. Assim, você poderá listá-los, incluindo as atividades envolvidas, as métricas atualmente utilizadas para a análise do seu desempenho e a relevância que cada um deles tem dentro da organização.
Uma imersão que abranja um bate-papo com os seus colaboradores no intuito de conhecer melhor o dia a dia de trabalho das equipes em relação às atribuições desenvolvidas pode ser uma excelente alternativa para compreender como esses profissionais avaliam a importância das tarefas que exercem diante do todo.
Avalie os processos identificados
Após a identificação dos processos, é preciso avaliá-los. Então, comece ordenando-os, daqueles que apresentam um número maior de lacunas e falhas até os que estão mais “redondinhos”. Isso ajudará a estabelecer as suas prioridades na implementação de melhorias.
Engaje os colaboradores
Lembre-se de que não adianta traçar uma estratégia na qual todas as responsabilidades recaem sobre você. Depois de listar os processos prioritários, o ideal é envolver os profissionais que formam a sua força de trabalho no planejamento das melhorias, garantindo que todos se sintam uma parte essencial do plano de ação.
Elabore uma estratégia
Nesse passo, é chegado o momento de traçar o seu plano, seguindo o mesmo esquema que um escopo de projeto apresenta — com envolvidos, entradas e saídas. Então, além de criar um “passo a passo” próprio para a melhoria do processo, é necessário selecionar quais serão as atividades a serem executadas e quem serão os responsáveis por cada uma.
Inclusive, também é um bom momento para selecionar os indicadores e as métricas aos quais recorrerão para analisar o progresso das iniciativas colocadas em ação.
Implemente a estratégia traçada
A depender das iniciativas que comporão o processo, torna-se necessário avaliar se os profissionais têm as competências essenciais para colocá-las em ação, pois, do contrário, a tendência é de que a sua estratégia distancie o seu time de colaboradores, deixando-o “desamparado” no percurso rumo ao sucesso almejado.
Isso torna imprescindível explicar claramente o que é preciso fazer e, se necessário, promover treinamentos e outros meios de capacitação dos profissionais, tornando-os aptos a executar cada um dos procedimentos.
Torne a tecnologia uma aliada
Inegavelmente, vivemos uma era de transformação digital em que inúmeros avanços surgem em um ritmo altamente acelerado. Logo, com a modernização das soluções voltadas aos ambientes de trabalho, a melhoria dos processos internos — e até mesmo externos — das organizações tornou-se algo bem menos complexo.
Nesse sentido, é recomendável aproveitar a tecnologia e todos os recursos que ela oferece a seu favor, investindo em sistemas que viabilizem o monitoramento dos times e dos trabalhadores e, claro, da própria jornada de trabalho do quadro de pessoal.
Entendido o passo a passo que pode conduzi-lo à melhoria de processos internos, vale a pena destacar as principais vantagens de colocar esse exercício em prática, como:
- o aumento da lucratividade — já que se torna viável, a partir das análises, identificar eventuais lacunas e redirecionar o capital da empresa para onde os recursos são realmente necessários, otimizando-os;
- a elevação dos níveis de agilidade das atividades — afinal, quando se sabe que maneira é possível otimizar as tarefas, torna-se viável corrigir falhas e reduzir o tempo necessário para a execução de cada etapa;
- a melhora dos resultados — pois a melhoria de processos implica a otimização de inúmeros resultados, desburocratizando procedimentos, elevando o engajamento profissional, aumentando a produtividade, entre outros impactos positivos.
Quais são os principais métodos comumente utilizados no BPI?
Agora, se você ainda tem dúvidas sobre como é possível aplicar o BPI na prática, a seguir, destacamos brevemente algumas metodologias que poderão fazer toda a diferença no curso do processo:
- Lean — essa metodologia de trabalho de origem japonesa envolve uma abordagem de diminuição dos custos a partir da maximização dos recursos, focando entregas de máxima qualidade;
- TQM — também conhecido como “gerenciamento de qualidade total”, em português, trata-se de uma abordagem que se baseia no controle e no monitoramento dos processos para a identificação de falhas e oportunidades de melhoria;
- ciclo PDCA — é uma metodologia voltada à contínua melhoria de processos, que abarca quatro etapas essenciais, que são o planejamento (com a definição do que precisa ser feito), a execução (com a implantação das melhorias), a checagem (com a verificação dos resultados que vêm sendo obtidos) e a ação (com a intervenção nos processos quando houver necessidade de ajustes).
Como vimos, a melhoria de processos (ou BPI, de “Business Process Improvement”) pode ser entendida como um reparo incremental implementado sobre os processos empresariais cujo propósito é garantir que eles atendam às demandas dos clientes e do próprio empreendimento e, com isso, retornem os resultados almejados.
Nesse contexto, a sua tamanha relevância reside na possibilidade de identificar eventuais gargalos e, a partir disso, torná-los mais eficientes e produtivos.
Inclusive, falando em melhoria de processos — e em como a tecnologia pode ser uma aliada —, que tal entrar em contato conosco e descobrir como o nosso software de gestão pode ser uma excelente alternativa?