Para efetuar um bom controle de despesas corporativas de um negócio, é essencial que o gestor saiba como calcular o ROI e fazer o gerenciamento eficaz dessas despesas.
Com esse conhecimento, o administrador saberá quais serão os retornos financeiros conquistados com os custos do negócio, podendo priorizar as atividades mais vantajosas.
Quer saber mais sobre o assunto? Nesta leitura, explicamos como você pode calcular esse ROI e, após, usar o resultado da equação durante o processo de tomada de decisão. Leia e aprenda!
Como calcular o ROI de despesas corporativas?
Primeiro, é preciso encontrar a receita bruta do negócio, da atividade ou da área. Desse montante, deverão ser reduzidos os custos gerais — gastos necessários para executar as operações. Depois, o resultado é dividido pelos custos gerais e, por fim, multiplica-se o valor por 100.
Essa conta pode ser resumida na seguinte fórmula:
ROI de despesas corporativas = [(receita bruta – custos gerais) / custos gerais ] x 100
Ela pode ser aplicada tanto de forma geral para a empresa quanto para determinada atividade. Imagine que uma organização invista em viagens corporativas e tenha uma receita bruta, decorrente dessa atividade, de R$ 100 mil por mês. Quanto aos custos gerais mensais, eles são de R$ 40 mil.
O cálculo de ROI dessa despesa corporativa será o seguinte:
ROI = [100.000,00 – 40.000,00) / 40.000,00 ] x 100
ROI = [60.000,00 / 40.000,00 ] x 100
ROI = 1,5 x 100
ROI = 150%
Isso significa que as viagens corporativas geram um retorno financeiro de 150% em relação aos custos necessários para efetuá-las.
Como interpretar o resultado da equação?
O resultado do cálculo corresponde ao retorno sobre o capital investido em porcentagem. Seu objetivo é o de facilitar a comparação do ROI com produtos e projetos de diferentes áreas. O gestor poderá, por exemplo, verificar as atividades que geram mais retornos e aquelas que estão causando prejuízos ao negócio. Além disso, ele pode identificar reduções de custos em uma atividade e aplicar o cálculo do ROI para verificar os impactos de suas medidas.
Qual é a melhor forma de realizar o cálculo?
Como geralmente as empresas lidam com um grande volume de custos e têm várias áreas, é importante contar com um software de gestão que efetue o cálculo automaticamente, como o Argo Expense. Essa é uma solução completa, eficiente e intuitiva que amplia o controle dos administradores sobre os custos do negócio.
Ao automatizar essa atividade, a empresa previne entraves, como erros de cálculo, e evita que os colaboradores tenham que realizar essa atividade burocrática — o que aumenta sua produtividade. Ressaltamos que é preciso definir o período para o cálculo do ROI, que pode ser semanal, quinzenal ou mensal. Quanto mais complexas forem as contas do negócio, mais frequentemente deve ser calculado o ROI.
Quais erros devem ser evitados no controle de despesas corporativas?
Para ter um controle de despesas corporativas eficiente, algumas ações precisam ser evitadas ao máximo para otimizar o controle dos processos e evitar equívocos que podem comprometer o orçamento da empresa. A seguir, listamos os erros mais comuns para você eliminar do seu dia a dia. Confira!
Atuar sem uma política de gastos bem estruturada
Uma política de gastos bem estruturada ajudará você a ter um melhor controle das despesas corporativas e, ainda, otimizará o processo de reembolso, quando necessário. Sem essa política, a empresa corre o risco de sofrer fraudes e outros problemas orçamentários. Entre os principais problemas que você enfrentará sem uma política de gastos bem estruturada estão:
- falta de documentos fiscais, acarretando transtornos até mesmo em auditorias;
- ocorrência de despesas com itens que não são permitidos;
- falta de controle de custos de deslocamentos e viagens etc.
Embora elaborar uma política de gastos bem estruturada tome um pouco do seu tempo, colocá-la em prática ajudará a otimizar as finanças da empresa.
Não definir métricas, nem modelos de relatórios para análise de despesas
É normal que, durante uma prestação de contas, o colaborador tenha algumas dúvidas que envolvam prazos de entregas e preenchimento de alguns campos específicos. Nesse momento, definir métricas e modelos de relatórios para análise de despesas é fundamental para otimizar o uso dos recursos e evitar desperdícios e eventuais fraudes.
As métricas darão ao gestor uma direção. Ou seja, por meio desses dados é possível identificar gargalos e colocar em prática estratégias mais eficientes que realmente beneficiem a empresa.
Já os relatórios bem definidos ajudarão a diminuir erros no preenchimento das informações, permitindo que o gestor tenha acesso a dados precisos que auxiliarão na tomada de decisão.
Defasagem tecnológica
As soluções tecnológicas estão cada vez mais acessíveis às empresas. Isso significa que não há mais desculpas para você não investir em uma tecnologia que auxiliará no controle de despesas corporativas.
Os processos manuais são burocráticos e consomem muito tempo dos colaboradores. Além disso, eles abrem oportunidades para erros e eventuais fraudes.
Tenha em mente que resistir à tecnologia não é uma forma de economizar, muito pelo contrário! Dessa forma, você só está prejudicando a produtividade da sua equipe e dando brecha para equívocos que podem gerar prejuízos ao seu fluxo de caixa.
Não exigir comprovantes
Exigir comprovantes não significa que você não confia nos seus colaboradores. Isso mostra apenas que deseja fazer um controle eficiente das despesas corporativas — e isso é um direito seu. Afinal, em uma eventual auditoria, por exemplo, esses comprovantes precisam ser apresentados para não gerar problemas para o seu negócio.
No entanto, vale destacar aqui a importância de proteger a sua empresa de pessoas que agem de má-fé, que podem contribuir até mesmo para a falência da sua empresa. Afinal, sem um controle eficiente das despesas corporativas, fica difícil de encontrar as falhas que comprometem o bom desenvolvimento do negócio.
Percebeu como o controle das despesas corporativas é indispensável para quem quer ver sua empresa crescer? Sem controle, não há como identificar problemas, e muito menos fraudes que podem ocorrer ao longo do processo. Logo, você corre o risco até mesmo de fechar as portas.
Além disso, calcular o ROI de despesas corporativas é uma das atividades mais relevantes para qualquer empresa que deseja assegurar o seu equilíbrio financeiro. Isso é especialmente relevante na crise gerada pela pandemia do coronavírus. Entretanto, é necessário ter uma solução com funcionalidades desenvolvidas especialmente para o controle de despesas corporativas.
Entre agora mesmo em contato conosco da Argo, conheça nossas soluções e saiba como elas auxiliarão nas contas do seu negócio!
