Todas as empresas têm uma cultura organizacional que indica como elas lidam com os processos, quais são os seus valores e como agem de modo geral em suas principais atribuições no dia a dia. Inserido nessas diretrizes está o modelo de gestão das companhias, o qual pode ser classificado como centralizado ou descentralizado.
Você conhece as diferenças entre esses dois modelos? Neste artigo, vamos explicar as principais características da comunicação centralizada e também da descentralizada. Com isso, será possível obter conhecimento sobre essas duas opções e decidir qual delas melhor se encaixa nas diretrizes de sua empresa.
Confira, a seguir, tudo sobre a comunicação centralizada, diferenças entre ela e a comunicação descentralizada, além de aprender como colocar isso em prática de maneira mais efetiva. Começaremos com o fundamental, entender a importância de uma comunicação interna eficiente. Acompanhe!
Como é uma comunicação interna eficiente?
A comunicação é fundamental na integração de todas as áreas da empresa. Por isso, é essencial avaliar seus dados estruturais e funcionais. Uma comunicação eficiente unirá de maneira estruturada todas as seções da empresa. Além disso, facilitará a coparticipação de ideias, experiências e valores. Dessa forma, a comunicação dentro da empresa precisa:
- facilitar o fluxo de informação;
- agilizar o trabalho da equipe;
- estimular o diálogo;
- ser eficaz e clara.
A seguir, veremos todas as informações sobre a centralização da comunicação interna. Confira!
O que é comunicação centralizada?
A comunicação centralizada é uma maneira de tratar a gestão focando na concentração de informações no topo da hierarquia, bem como em ações moderadas por que conhece, de fato, o trabalho efetuado na empresa e, assim, consegue alinhar as escolhas às metas. Por essa razão, essas opções são feitas por profissionais qualificados que buscam o que for melhor para a empresa.
A comunicação integrada empresarial como instrumento estratégico de coordenação das atividades entre funcionários de diversas áreas e a elaboração das ações comunicativas e dos conteúdos das mensagens. Dessa forma, transmite-se uma ideia única por meio de diferentes formas de diálogo, formando, assim, uma comunicação centralizada e eficiente.
Como funciona a gestão centralizada?
Como o nome já sugere, esse modelo de gestão tem um caráter centralizador, com as principais decisões da empresa sendo concentradas nas mãos dos administradores e principais gestores. Com isso, é possível agrupar essa responsabilidade para pessoas que têm uma visão global da companhia e um maior conhecimento dos principais objetivos do negócio, diminuindo imprevistos e erros de decisão.
Entretanto, a informação centralizada não significa ter autoridade total. Em vez disso, ao ter uma visão corporativa global, fica muito mais simples inspecionar a produtividade e delegar funções. Isso é importante porque a comunicação deve ser centralizada, mas não centralizadora, já que a voz de cada colaborador pode ser um diferencial em prol da empresa, sobretudo nos novos modelos de trabalho.
Quais cuidados devem ser tomados na estratégia de centralizar informações?
Alguns cuidados precisam ser tomados ao centralizar informações, pois, se a estratégia de comunicação centralizada for mal elaborada poderá aumentar a carga de trabalho ou as responsabilidades de setores, ou gestores. Além disso, pode, ainda, causar distanciamento entre o setor administrativo e os colaboradores. Aqui estão três dicas para uma estratégia eficiente:
- estar presente, sempre que possível, nos setores de desenvolvimento;
- estar aberto a opiniões vindas de todos, inclusive de colaboradores;
- fazer reuniões para se inteirar dos acontecimentos na empresa.
Quais as principais vantagens da gestão centralizada?
Maior controle organizacional
Como as decisões sobre processos, demandas e novos caminhos a seguir estão centralizados na alta cúpula da empresa, é possível ter um maior controle organizacional, já que os procedimentos seguem uma linha uniforme e já pré-definida, com todos os colaboradores sabendo qual o seu papel nesse ciclo.
Comunicação vertical
A gestão centralizada permite também uma comunicação vertical dentro das organizações. Com isso, as informações vão passando por todos os responsáveis e seguindo o seu fluxo natural e pré-determinado até chegar aos principais gestores, que terão as ferramentas disponíveis para tomar suas decisões.
Decisões uniformizadas
Com todos os envolvidos no processo sabendo exatamente qual o seu papel, as decisões da empresa também se tornam mais uniformizadas.
A partir disso, é possível criar um padrão de ação e organização estabelecidos pelos principais gestores da empresa, que têm uma melhor visão do negócio e os principais objetivos. Com isso, é possível criar diretrizes efetivas para os processos decisórios.
Prejuízos e desperdícios evitados
Com a centralização das decisões, é possível ter um maior controle das atividades e dos dados. Isso evita desperdícios, como a ocorrência de informações duplicadas e de repetição de tarefas ocasionadas pela falta de organização.
Esse tipo de rotina evitará maiores despesas de recursos e de pessoal por parte da empresa, e, consequentemente, ajudará na redução de custos operacionais.
Outros benefícios são:
- informações concentradas;
- visão global da empresa;
- otimização do tempo;
- melhor organização;
- redução de custos;
- maior eficiência.
Como promover a centralização no atendimento ao cliente?
Para uma empresa ser competitiva no mercado e bem-vista pelos clientes, a principal ferramenta é a comunicação centralizada. Dois pontos são cruciais para aplicar esse tipo de comunicação na corporação, tecnologia e treinamento.
A tecnologia é a base contemporânea e aperfeiçoada da gestão de atendimento ao cliente. No entanto, ela não é praticada de forma realmente eficiente sem o treinamento. Portanto, um depende do outro.
Dessa forma, ao escolher um software para gestão de relacionamento, observe se a tecnologia é, de fato, voltada para essa finalidade, ou seja, priorizando a tecnologia e o treinamento.
Quais as principais diferenças entre a comunicação centralizada e a descentralizada?
Comunicação centralizada
Como já explicado anteriormente, a gestão centralizada busca a garantia de um maior controle das decisões para os gestores da empresa, criando uma unificação dos processos. Assim, os sistemas centralizados se concentram em nível gerencial, dando aos líderes a autoridade para tomar decisões sem a opinião dos colaboradores, aos quais cabem, apenas, receber o que foi decidido pelos gestores.
Com isso, tais sistemas podem tornarem-se autocráticos ao desencorajar a inovação vinda por “outras cabeças”, os funcionários. Se mal elaborada, a comunicação centralizada pode:
- distanciar a administração e os colaboradores;
- sobrecarregar o gestor ou algum outro setor.
Comunicação descentralizada
No caso da gestão descentralizada, ocorre exatamente o oposto. Assim, as principais definições são ramificadas para todos os principais setores da organização. Tais esferas têm maior liberdade para definir as diretrizes e estratégias visando melhorias em sua área de atuação dentro da companhia.
O modelo de gestão descentralizada pode funcionar, principalmente, para dar autonomia aos demais setores da empresa e aos responsáveis pelas áreas. É necessário, no entanto, ter a total convicção de que essa escolha não acarretará:
- a tomada de decisões que não condizem com os principais objetivos da alta gestão da companhia;
- inevitabilidade de rever com frequência as decisões tomadas;
- maior desorganização dos processos;
- dificuldade de controle geral;
- na desorganização dos dados;
- desperdício de recursos;
- pouca uniformidade;
- perda de informação;
- mais mão de obra.
Por isso, para que essa estratégia funcione, é fundamental que os gestores das áreas sejam bem preparados, participem de treinamentos, de constantes reuniões de alinhamento e, além disso, tenham total conhecimento do negócio e das diretrizes que a empresa busca seguir para o futuro.
A gestão descentralizada pode funcionar, principalmente, em companhias com um tamanho muito grande. Isso porque é muito mais difícil para a alta gestão ter o controle e o total conhecimento de todos os setores envolvidos nos procedimentos. No entanto, ela pode não ser a melhor opção para empresas de médio e pequeno porte. Sistemas distribuídos estão mais abertos a delegação, já que dividem as competências e o poder de maneira mais constante em toda a organização da tomada de decisão.
Já para os casos em que a necessidade principal é uma maior organização das informações, demandas e reunião de todas as condições para facilitar as decisões por parte dos principais responsáveis pela empresa, o modelo de gestão centralizada deve atender muito bem a essa demanda.
Com ela, é possível obter informações sem a necessidade de gerar e cruzar dados de diversos relatórios, pois eles já chegarão “redondos” na mão dos gestores. Além disso, tem-se a garantia de que a cultura da empresa e as diretrizes de processos, tarefas e utilização de recursos serão cumpridos. Isso porque, os responsáveis pela tomada de decisão têm muito conhecimento do negócio e de qual objetivo a empresa pretende alcançar.
Como são caracterizadas as redes de comunicações centralizadas e descentralizadas?
Agora, vamos entender como a comunicação dentro da empresa é feita por meio das redes de comunicação. Aqui não estamos falando sobre a comunicação hierárquica, mas sim da forma de se comunicar (pessoalmente, por e-mail, memorandos, aplicativos de mensagem etc.) Conheça cada uma delas e veja qual é a melhor para a sua empresa!
Rede centralizada
Nesse tipo de rede, todos os usuários (colaboradores e gestores de todos os níveis) ficam conectados a um servidor central — o agente real de todas as comunicações. O servidor armazena as comunicações realizadas e as informações da conta do utilizador. Esse tipo de rece é a escolha de grande parte das plataformas públicas de mensagens instantâneas.
São exemplos de rede centralizada:
- redes de automação comercial (empresas);
- redes de instituições de ensino;
- redes bancárias.
Rede descentralizada
Neste caso, trata-se de uma rede em que as tarefas e os serviços são descentralizados. Dessa forma, a rede descentralizada é indicada quando não é preciso centralizar o gerenciamento de tráfego e de recursos.
São exemplos de redes descentralizadas:
- redes com múltiplos sistemas operacionais;
- redes domésticas;
- internet.
Qual é a diferença entre o gerenciamento centralizado e o distribuído em uma rede?
Gerenciamento centralizado
No tocante ao alcance, no gerenciamento centralizado, a interação entre a equipe de gestão e os colaboradores é limitado. Nesse formato, os gestores tomam decisões individualmente, de uma forma em que tendem a ser demasiadamente ocupados para interagir com os funcionários, exceto quando se houver necessidade.
Gerenciamento distribuído em rede
Por outro lado, os sistemas distribuídos em rede são mais abertos à delegação. Isso porque eles dividem o poder e as habilidades uniformentente em toda a companhia. Aqui, todas as partes da empresa podem interagir, pois os gestores têm menos tarefas e a tomada de decisão abrange outros membros do time.
Quais ferramentas são importantes para uma comunicação centralizada?
A seguir, listamos algumas ferramentas que auxiliam na centralização da comunicação e no aumento dos resultados.
Ferramentas do Google
São muitos os serviços integrados oferecidos pelo Google visando centralizar a comunicação. Eles são úteis para reuniões, como o Hangouts e para o trabalho que precisa ser armazenado como o Google Drive. Essas funcionalidades oferecem uma comunicação simples, sem ruídos e centralizada.
Microsoft Teams
O Teams está sendo muito empregado por empresas que privilegiam uma comunicação centralizada. Isso porque, ao usar a ferramenta, as conversas podem ser por meio de chats ou de ligações por voz e também por vídeo. Além disso, é possível montar grupos de times de trabalho bem como compartilhar arquivos, links e imagens.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão das empresas?
Um dos grandes problemas que a centralização das decisões pode ocasionar é nos casos em que os gestores estão longe dos fatos e dados relacionados às principais áreas da empresa. Com isso, correm o risco de ficar sem algum tipo de informação importante no momento de tomar as decisões mais relevantes para a companhia. Para esses casos, o uso da tecnologia pode ser um grande aliado para um maior controle das informações.
Um software de gestão de despesas corporativas, como o Argo Expense, ajuda a centralizar esses dados e melhorar os procedimentos de aprovação. Com isso, é possível ter uma maior organização dos orçamentos, reembolsos e obtenção de dados para gerar relatórios importantes com maior facilidade, sem a necessidade de as demandas passarem por muitas pessoas.
Com essas informações precisas, você evita que os processos burocráticos e as linhas de comunicação mais distantes acarretem decisões mais demoradas, erros e um maior custo das operações da empresa. O resultado é economia e visibilidade no gerenciamento de suas despesas corporativas.
Os modelos de gestão centralizada e descentralizada podem apresentar vantagens e desvantagens dependendo da cultura organizacional da sua empresa. Escolhendo de forma efetiva, porém, alinhando os modelos com as ferramentas disponíveis que os ajudam a ficar ainda mais eficientes, é possível garantir sucesso na organização de sua companhia, garantindo agilidade, eficiência e qualidade.
Gostou das soluções que a Argo pode oferecer para o modelo de gestão de sua empresa e de entender a importância da comunicação centralizada? Entre em contato conosco para conhecer melhor o nosso serviço e entender como podemos te ajudar!
