Travel & Expense (T&E): Entienda Qué es y Cuál es su Importancia

Gestores preocupados en optimizar el proceso de reembolso deben siempre buscar por métodos que garantizan transparencia y agilidad. En ese contexto, conocer profundamente los conceptos y procedimientos relacionados a viajes corporativos es importantísimo para realizar una buena administración durante la estadía de los colaboradores.

Preparamos un contenido exclusivo para que te quedes a par de todos sobre Travel & Expense (T&E). Ese es uno de los términos más importantes para quién trabaja con reembolso corporativo, y conocerlos es fundamental para cortar pagos y tornar tu negocio más eficiente. ¡No perca tiempo y consulte ahora mismo!

¿Qué es el Travel & Expense (T&E)?

Traduciendo para nuestro idioma, significa “Viajes y Despesas”. Caso aún no lo sepas, ese es un término común para referirse a uno de los mayores procesos organizacionales relativos al gerenciamiento de pagos durante viajes corporativos. Se trata de un proceso que consume, en media, 10% de todo el presupuesto de las corporaciones.

Por esa razón, es una nomenclatura que describe un grande coste operacional y que pude ser utilizada en favor de los gestores que buscan traer una mayor eficiencia a los pedidos de pagos durante viajes, o incluso para optimizar el reembolso de viajes corporativas. Las despesas de viajes pueden llegar a cifras altísimas, caso el gestor se distraía y deje pasar precios desnecesarios o, incluso, fraudes.

Las despesas de viajes incluyen diversos servicios, como alimentación, hoteles y transporte, que serán utilizados por los colaboradores en sus trayectos, sea en el exterior o no.

Viajes corporativos son inversiones que se debe llevar en serio, principalmente cuanto al gerenciamiento de pagos. El presupuesto anual de la corporación puede sufrir impactos pela mala administración de despesas en viajes, siendo que ese proceso puede ser optimizado por intermedio de herramientas de control, que son capaces de agilizar y transmitir transparencia a los pedidos de reembolso.

Por lo tanto, invierte en viajes de manera estratégica para hacer con que tus colaboradores cumplan con los objetivos propuestos inicialmente, pero sin olvidarse de la reducción de costos y la transparencia en el proceso de reembolso. De esa forma, la chance de que todo salga bien es mucho mayor, tiendo en vista el riesgo que una mala gestión de T&E puede representar para el presupuesto de tu corporación. Acredite, cuando utilizados de manera asertiva, los viajes corporativos son capaces de traer ventajas increíbles y expandir las oportunidades de tu negocio.

¿Cómo Travel & Expense funcionan?

Sistemas de T&E funcionan en paralelo con las políticas de viajes de los clientes, centralizando aprobaciones de pedidos de gastos y prestaciones de cuentas, además de generar reportes que ayudan en la gestión de viajes. Esas herramientas trabajan para generar grande economía al presupuesto de las compañías, al establecer límites diarios de gastos, totalmente parametrizados a políticas corporativas, siendo capaces, también, de almacenar recibos y comprobantes de gastos.

Utilizar una buena solución de T&E para apuntar pagos y agilizar el reembolso resulta en una reducción de casi 75% de las horas dedicadas en conferencias de reportes, algo que facilita la vida de la contabilidad, además de fornecer soluciones estratégicas para la corporación. Esa reducción es bastante significativa, llevando en cuenta la burocracia de todo trabajo que, además de todo eso, puede estar sujeto a equívocos y fraudes.

Aplicaciones para viajes corporativos son la solución que gestores modernos utilizan para incrementar la gestión de pagos y evitar fraudes. Cuando ese proceso es realizado de forma descentralizada, por varios colaboradores y, sobre todo, manualmente, se vuelve difícil de controlar. Ese es la verdadera razón por la cual tu corporación debería invertir en una plataforma de gestión de viajes corporativos.

¿Cómo T&E Puede Impactar a tu Corporación?

Como mencionado anteriormente, la gestión de pagos de la mayoría de las corporaciones es realizada de manera manual y descentralizada, algo que resulta en una mayor dificultad al controlar las informaciones, principalmente durante los viajes corporativos.

Con una visión consolidada de todos los datos y una evaluación asertiva, una herramienta de T&E puede impactar positivamente en tu corporación. Aproximadamente 19% de todos los reportes de pagos, en general, presentan algún tipo de error, además que un 86% de los fraudes cometidos durante el proceso de reembolso son realizadas en función de aprobaciones indebidas.

Al adoptar una plataforma de T&E, evitarás todos esos riesgos y prejuicios y tendrás todo el control de los pagos en tus manos, totalmente alineados a las políticas de viajes corporativos de tu corporación. Por medio de ella, las solicitaciones de pagos durante los viajes pueden ser realizados virtualmente y aprobados en tiempo real, ignorando el procedimiento de conferir la solicitación y tornando el proceso más seguro, como un todo.

Esté seguro de que violaciones de las políticas de la corporación no pasaron desapercebidas al utilizar una aplicación de gestión de pagos. Para el colaborador, el T&E también puede garantizar un proceso de solicitaciones de reembolso más ágil y sin burocracia. Recuérdate: Invertir en Travel & Expense es importantísimo para cortar pagos y tener seguridad en el presupuesto de la corporación.

¿Cuáles son los Principales Indicadores para Viajes Corporativos?

Cuanta más economía generas en un viaje corporativo, mejor. Así, obtener éxito en T&E exige que sepas algunos indicadores que son capaces de mensurar los resultados de las estrategias utilizadas al estructurar un plan de viajes y sus respectivos objetivos. Consulte cuáles son los indicadores:

• Pasaje medio aéreo;
• Media de gastos con diarias en hoteles;
• Taja de cambio;
• Suma de las despesas.

¿Cómo la Política de Reembolso Puede Ayudar en el T&E?

Invertir en una política de reembolso de pagos es fundamental para cualquier corporación que realiza muchos viajes corporativos.

Por esa razón, una política de reembolso eficaz puede ayudar en las estrategias de T&E, al evitar conflictos entre los colaboradores en el momento de presentar los comprobantes de pagos. Además, optimiza la comunicación entre tu corporación y los colaboradores, facilitando todo el proceso de control de pagos reembolsables.

Aprendiste todo sobre T&E y ahora puedes aplicar las estrategias de control de pagos de manera más eficiente. Adoptar un software para controlar pagos durante viajes corporativos puede ser el detalle que faltaba en tu gestión.

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