Los informes gerenciales presentan una función muy importante dentro de una corporación. Eso porque contribuyen para que los gestores consigan tener una visión general de los gastos y necesidades referentes a una determinada actividad. Además, ayudan en la disminución de costos sin que haya perjuicio a los objetivos comerciales de la empresa. En ese sentido, tratándose de gestión de viajes corporativas, por ejemplo, es fundamental realizar un informe gerencial, pues ese proceso implica en innúmeros costos, que exigen un planeamiento previo.
Por ser una herramienta de gestión que sirve para definir los rumbos estratégicos de una corporación, ella influencia directamente en la toma de decisión, considerando que el liderazgo de la empresa consiga tener una mejor noción sobre todos los temas que involucran el proceso, permitiendo mayor eficiencia en la administración de las tareas.
Para ayudarte a entender mejor sobre el tema, preparamos este artículo conteniendo las principales informaciones de cómo construir un buen informe gerencial y ser más productivo en tus acciones. ¡Siga leyendo y quédate por dentro de todo!
¿Cómo elaborar un buen informe gerencial?
A principio, es importante recordar que el informe gerencial es un documento fundamental para vários tipos de actividades dentro de la corporación, como para procesos del sector financiero; de satisfacción del cliente; de producción y crecimiento del negocio; de control de procesos etc.
Por esa razón, los gestores deben buscar eliminar todas las posibilidades de errores en la construcción de este documento, pues con un informe equivocado la corporación puede estar sujeta a serios problemas en su trayecto.
A respecto de eso, uno de los primeros procedimientos para crear un documento como ese es dibujar una metodología que tenga la función de simplificar todo el proceso de creación. Eso significa que debes tener como punto-clave el objetivo que se pretende alcanzar por medio de esa herramienta, además de las principales informaciones necesarias para construirla. De esa forma, a largo plazo, se volverá más fácil gerenciar los resultados, pues el procedimiento de creación del informe siempre seguirá un padrón.
Así, podrás comparar un mes con otro, estudiando las diferencias entre un documento actual y el anterior. En resumen, el trabajo de construcción del informe debe ser basado en algunos puntos específicos para que sea construído con máxima calidad y eficiencia posible. Para que comprendas mejor, ¡vea ahora algunos pasos que recomendamos seguir en el momento de la creación!
Estudia el Objetivo del Material
En primer lugar, debes estudiar cuáles son los principales objetivos pretendidos con la creación de ese documento. De forma simple, el informe debe enseñar todo lo que se espera de él. Como mencionado anteriormente, su función puede servir vários puntos dentro de la corporación, como finanzas, control y presupuesto. Cada área de servicio posee características específicas de abordaje que deben ser llevadas en cuenta en la creación del documento.
Es importante mencionar que ese tipo de herramienta se puede extender a otros temas y actividades de la empresa, como para especificar la contratación de nuevos colaboradores o para gerencias los gastos referentes a viajes corporativas. Sin un análisis completo de los objetivos, la realización del informe puede acabar volviéndose algo superficial y no cumplir su función, algo bastante perjudicial a la gestión de la empresa.
Verifica quien irá analizarlo
Otro punto que se debe llevar en cuenta al construir el informe es identificar los posibles destinatarios, es decir, quién irá a analizarlo. Debes dejar claro quién tendrá acceso a los contenidos del documento. Dependiendo del tipo de informe y de la ocasión, es posible crear una portada e insertar los nombres de las personas que podrán accederlo. En casos en los cuales el documento tenga alguna restrictividad, recuérdate de fijar la palabra “Confidencial”.
Elija el mejor formato
Es necesario también definir el mejor formato para el informe corporativo. Necesita ser un documento práctico, claro y explicativo. Para que se logré eso, es importante estructurarlo en tópicos y capítulos, así como tener un índice y páginas numeradas. Usa estratégias argumentativas para contribuir con una buena interpretación del contenido.
Para eso, explicaciones y aclaramientos pueden ser una buena forma de obtener claridad y precisión respecto al tema abordado, siendo que herramientas como gráficas y hojas de cálculo contribuyen para dejar el tema más comprensible.
En el caso de que el documento sea formulado para ayudar a un determinado equipo de colaboradores a acompañar su desempeño en una determinada tarea dentro de un tiempo preestablecido, el formato podrá ser de una tabla, registrando los resultados obtenidos mes a mes.
Defina el tipo de contenido
Cuando se tiene bien fundamentado los objetivos a se alcanzar con el informe, debes definir cuáles contenidos utilizar en el documento. Todas las informaciones presentadas deben corresponder a las necesidades de la corporación, como plazos, cualidades, metas, tipos de demandas etc. Es importante mencionar también que se debe tomar cuidado con la cantidad de datos e informaciones presentes en el informe.
En demasía, existe el riesgo de perjudicar la comprensión y claridad de todo el contenido por el contenido ser largo y confuso. Además, los destinatarios no tendrán la base necesaria para tomar las decisiones de forma precisa, asertiva y eficiente.
Otro punto es que un informe completo trae, además de inversiones que son considerados gastos, aquellos que son reembolsables, al final, todo dinero que sale de la compañía representa un movimiento financiero para el saldo final.
Confirma la efectividad del informe gerencial
Por fin, después de construir todos los procedimientos arriba, es hora de confirmar si lo que pusiste en el documento puede ser considerado efectivo para su función y objetivo final. Realiza una lectura analítica de todas las informaciones de destaque y confirma si el tema está realmente claro y completo, pues así es posible asegurar que esa herramienta cumplirá su función.
Y esos han sido los principales puntos que debes llevar en cuenta a la hora de construir un buen informe gerencial, logrando una mayor eficiencia en esa tarea.
Podemos percibir que con la organización correcta es posible garantizar que ese documento se vuelva una herramienta de gran valor para la toma de decisión y gerenciamiento de las actividades dentro de la corporación.
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